L'email può essere importante, ma se non comunichi nel modo giusto, potresti effettivamente danneggiare la tua attività.
Ci sono alcune regole e linee guida sull'etichetta aziendale che puoi seguire per assicurarti che la tua comunicazione e-mail sia solida. Ecco 50 consigli.
Suggerimenti per l'e-mail aziendale
Avere un indirizzo email professionale
Prima ancora di iniziare a inviare e-mail, è necessario assicurarsi che il proprio indirizzo e-mail sia appropriato. Idealmente, avrai un indirizzo email ufficiale che termina con l'URL della tua azienda. Ma se usi un account Gmail personale o qualcosa di simile, assicurati di mantenerlo semplice con il tuo nome o le tue iniziali, invece di cercare di diventare carino o divertente.
$config[code] not foundIncludi una riga dell'oggetto diretto
In ogni e-mail, è necessario includere una riga dell'oggetto che rifletta accuratamente il contenuto dell'e-mail. Solo poche parole riassuntive daranno al destinatario un'idea di cosa aspettarsi prima che effettivamente leggano il tuo messaggio.
Utilizzare solo 'Rispondi a tutti' quando necessario
Quando ricevi email che includono tutti i membri della tua organizzazione o anche poche persone, potresti essere tentato di includere tutti nella tua risposta. Ma questo può portare a un sacco di tempo perso per le persone se il messaggio non è rilevante per loro. Quindi, fai attenzione e rispondi solo quando è assolutamente necessario.
Correggi
Non si vuole prendere il tempo per creare un messaggio di posta elettronica eccezionale solo per averlo disseminato di errori di ortografia e grammatica. Prenditi un minuto per controllare le bozze e il controllo ortografico prima di inviarlo in modo da poter individuare eventuali errori.
Rileggere per tono
Ma dovresti anche leggere il tuo messaggio con una mente su come il tuo destinatario lo leggerà. A volte, il tono può essere perso nella posta elettronica. Quindi assicurati di leggere come intendi.
Bada a come ti comporti
E, naturalmente, dovresti includere sottotitoli come per favore e grazie per ogni messaggio.
Mantienilo più formale per i clienti / i superiori
Ci sono molti diversi livelli di formalità quando si tratta di e-mail. Quindi assicurati di considerare il tuo rapporto con ogni persona prima che ti senta troppo a tuo agio. "Ehi ragazzi" potrebbe essere un saluto appropriato per i tuoi amici. Ma quando hai a che fare con i clienti, probabilmente vuoi mantenerlo un po 'più professionale.
Usa la formalità per i nuovi contatti
Allo stesso modo, è una buona idea mantenere le cose abbastanza formali con le persone che invii per la prima volta, fino a quando non le conoscerai abbastanza bene da cambiarle.
Usa un saluto accettabile
Più in particolare, vorrai considerare i saluti che utilizzi per ogni persona. In generale, dovresti mantenere "Ehi …" per le persone che conosci abbastanza bene. "Ciao" e i nomi completi sono più appropriati per i clienti o per i primi contatti.
Attenersi al punto
Nel corpo reale della tua email, vorrai mantenerla il più breve possibile. Non far leggere al destinatario un romanzo solo per capire qual è il tuo punto principale.
$config[code] not foundRompere messaggi lunghi
Se si dispone di più punti da creare, suddividere il testo con diversi paragrafi o numeri pari per renderlo più facile da leggere.
Sii chiaro con il tuo invito all'azione
Dovresti anche considerare cosa vuoi che il destinatario faccia con il tuo messaggio. Se stai cercando loro di rispondere con una specifica informazione, diglielo esattamente alla fine della tua email.
Usa Cura con Acronimi e Gergo
Se hai incluso degli acronimi o un gergo specifico del settore nelle tue e-mail, considera la conoscenza del destinatario. Se hai a che fare con clienti di diversi settori, ad esempio, potresti voler includere un po 'di informazioni in più rispetto a quanto faresti con i tuoi colleghi di lavoro.
Considera la tua chiusura
Quindi alla fine di ciascuna e-mail, ti consigliamo di scegliere una dichiarazione di chiusura appropriata. Usa qualcosa come "grazie" o "migliore" per le email aziendali.
Includi un blocco firma
Puoi anche includere un blocco di firma che include ulteriori informazioni nella parte inferiore delle e-mail. Includi il tuo nome e alcune informazioni di contatto.
Prendere nota di eventuali allegati
Se si allegano i documenti a una e-mail, si consente al destinatario di sapere cosa è, in modo che non debbano aprirlo solo per scoprirlo.
Non dimenticare di allegare
È anche abbastanza comune per le persone dire che stanno attaccando qualcosa e poi dimenticare di farlo davvero. Quindi ricontrollare prima di inviare.
Controlla la dimensione del file
Ma attenzione quando si allegano file di grandi dimensioni. Fallo solo quando è assolutamente necessario. Oppure puoi provare a ridimensionare le foto o suddividere il file in parti più piccole per renderlo più gestibile.
Zip file di grandi dimensioni
Quando devi allegare file di grandi dimensioni, inseriscili in un file.zip per renderlo più semplice per il tuo destinatario.
Chiedi prima a questi attaccamenti
È anche buona norma chiedere al destinatario se è possibile inviare in anticipo un file di grandi dimensioni. E poi scoprire quando sarebbe il momento migliore per voi per inviare un tale file.
Richiedi informazioni sui tipi di file
Inoltre, controlla e guarda a quali programmi i tuoi destinatari hanno accesso in modo da essere certi che saranno in grado di aprire gli allegati che invii.
Invia PDF quando possibile
Ma i file PDF sono semplici da visualizzare su qualsiasi tipo di dispositivo. Quindi, se possibile, invia PDF invece di file che richiedono un programma specifico.
Non aprire allegati da persone che non conosci
Dall'altro lato di questa equazione, quando ricevi un allegato in un'email che non ti aspetti, fai attenzione ad aprirlo. Se non sei sicuro di qualcosa, chiedi al mittente l'allegato prima di aprirlo.
Non condividere informazioni riservate
Dal momento che le e-mail sono facili da inoltrare e condividere, o da spedire accidentalmente alla persona sbagliata, non è il formato giusto per condividere informazioni sensibili o riservate.
Usa cautela con umorismo
Potresti anche essere tentato di aggiungere un po 'di divertimento o umorismo alle tue e-mail. Ma dal momento che può essere difficile decifrare il tono nelle e-mail, assicurati che sia molto chiaro o tieni le battute per le persone con le quali ti senti veramente a tuo agio.
Stare lontano da Silly Fonts
L'email non è il posto giusto per farti diventare creativo con elementi di design. Mantieni i caratteri classici e di facile lettura.
Attacca con bianco e nero
Allo stesso modo, stai lontano dai colori dei caratteri e dai motivi di sfondo univoci. Il classico bianco e nero è il più facile da leggere.
Limitare l'uso di punti esclamativi
Punti esclamativi possono aiutarti a trasmettere un senso di eccitazione o enfasi. Ma non usarli in eccesso o il tuo messaggio non sembrerà così professionale.
Usa cautela con tutti i tappi
Tutte le maiuscole possono anche aggiungere un po 'di enfasi. Ma può anche sembrare urlante. Quindi, a meno che non sia effettivamente necessario, considera invece l'uso di corsivo o qualcosa del genere.
Usa solo le emoticon con alcune persone
Quando si tratta di emoticon e emoticon, teneteli in conversazioni con amici e colleghi di lavoro che sapete non interpretano male o li considerano poco professionali.
Prendi in considerazione culture e lingue diverse
A volte potresti anche corrispondere con persone di culture o background diversi. Quindi assicurati di tenerlo presente quando fai le tue risposte in modo da non offendere o confondere nessuno.
Passo indietro prima di inviare messaggi emotivi
Se ti trovi in una situazione in cui devi inviare un'e-mail arrabbiata o comunque emotiva, crea il tuo messaggio e poi allontanati per un po 'per schiarirti le idee. Quindi rivisita il messaggio più tardi per assicurarti che sia effettivamente ciò che vuoi dire.
Rispondi ai messaggi accidentali
In situazioni in cui ricevi un'email non destinata a te, rispondi al mittente per farglielo sapere rapidamente.
Conferma ricevuta per messaggi che non è possibile ottenere subito
E se ricevi un'email che è stata pensata per te ma non è qualcosa a cui puoi rispondere immediatamente, lascia che sia il mittente a sapere che l'hai ricevuto e quando sarai in grado di raggiungerlo.
Inizia una nuova catena di email per nuovi soggetti
Quando invii un'email a qualcuno con cui frequenti frequenti, può essere allettante mantenere una catena ininterrotta. Ma questo può rendere difficile per te mantenere le tue conversazioni organizzate. Quindi inizia una nuova catena per ogni nuovo argomento.
Solo inoltrare i messaggi quando necessario
L'inoltro può essere una funzionalità utile per gli utenti di posta elettronica. Ma può anche essere abusato. Quindi, prima di inoltrare messaggi, assicurati che siano effettivamente necessari in modo da non bombardare le persone con le email.
Aggiungi un messaggio personale durante l'inoltro
Quando trovi necessario inoltrare le e-mail, aggiungi un messaggio personale in alto per spiegare invece di limitarti a colpire in avanti e far leggere al destinatario l'intera e-mail senza contesto.
Controlla il contenuto prima dell'inoltro
E se stai inoltrando una notizia o qualsiasi tipo di informazione che non puoi garantire personalmente, fai qualche rapida ricerca per verificarne l'accuratezza in modo da non perdere tempo con le informazioni che non sono corrette.
Non aggiungere persone agli elenchi di email per i quali non hanno effettuato la registrazione
Se si dispone di catene o elenchi di e-mail di gruppo a cui si inviano regolarmente e-mail, aggiungere persone a tale elenco solo se hanno dato il loro consenso.
Chiedete cortesemente di essere cancellato dagli elenchi per i quali non avete firmato
E se vieni aggiunto a una lista per cui non ti sei iscritto, non aver paura di contattare il mittente e chiedere gentilmente di essere tolto.
Dare alle persone abbastanza tempo per rispondere prima di inviare promemoria
Se hai inviato un'email e non hai ricevuto risposta, potresti voler inviare un promemoria rapido. Assicurati di aver dato alla persona un giorno o due per rispondere, a seconda di quanto tempo ci vuole normalmente per farlo.
Controlla la tua cartella spam
È anche una buona idea controllare la tua cartella di posta indesiderata o spam prima di inviare e-mail di promemoria alle persone, nel caso in cui l'abbiano già inviata.
Utilizzare i messaggi di distanza quando in vacanza
Quando vai in vacanza o sei fuori ufficio per più di un giorno o due, imposta una risposta automatica o un messaggio in uscita in modo che le persone ricevano una risposta rapida quando ti inviano un'email.
Fai sapere alle persone quando risponderai
In questo messaggio, includi la data in cui tornerai in ufficio e quando prevedi di poter restituire email in modo che sappiano quando aspettarti una risposta.
Dare loro un altro contatto per questioni urgenti
E nel caso in cui qualsiasi richiesta sia particolarmente urgente, includi un altro contatto all'interno della tua azienda con cui possano entrare in contatto.
Aggiungi l'ultimo indirizzo email
Se stai scrivendo una nuova email, inizia con l'oggetto e il contenuto prima di aggiungere l'indirizzo email del destinatario. Ciò ti impedirà di inviarlo accidentalmente troppo presto.
Ricontrolla il destinatario
Vuoi anche assicurarti di inviarlo alla persona giusta. Quindi controlla sempre prima di inviare.
Controllo ortografico del nome triplo
E torna indietro e controlla ancora una volta che hai digitato correttamente il nome della persona nella tua email. Non puoi essere troppo attento in questo caso.
Assicurati che il tuo nome sia visualizzato correttamente
È inoltre necessario assicurarsi che il proprio nome sia visualizzato correttamente nella firma e nel campo del mittente.
Elimina rapidamente se necessario
Alcuni client di posta elettronica come Gmail hanno una funzione che ti consente di eliminare le email inviate se lo fai subito. Quindi, se hai dimenticato di ricontrollare qualsiasi cosa, elimina l'e-mail velocemente prima che arrivi effettivamente al destinatario.
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