Ho scritto nella mia ultima rubrica sul nuovo lettore di eBook Amazon Kindle e ho detto:
$config[code] not found"Abbiamo tutti atteso con ansia che le pronostici dell'ufficio cartaceo si avverassero, tuttavia questa promessa sembra essere un'illusione che è più sfuggente che mai."
Ma forse l'ufficio senza carta è in vista. Sì, ho ascoltato quelli che continuano a dire che l'ufficio senza carta è ancora un sogno. Ma penso che la chiave qui sia di mirare, e di lavorare, di progredire nel liberarsi dalla carta, non nella perfezione nel raggiungimento di questo obiettivo finale. Il giusto sistema di gestione dei dati può combinare la praticità della carta con la velocità delle nuove informazioni e tecnologie.
Come imprenditori e proprietari di piccole imprese, vogliamo eliminare la quantità di carta che usiamo perché richiede semplicemente troppo tempo (e denaro) per produrre, organizzare e recuperare. Così facendo potresti risparmiare un sacco di soldi alla tua azienda e aiutarti a guadagnare di più.
Con l'attuale proliferazione di informazioni, abbiamo bisogno di rendere le informazioni disponibili a noi stessi e agli altri alla velocità del mondo di oggi.
Dai un'occhiata al modo in cui la carta e i file vengono gestiti dalla tua azienda.
Se sei come me, sarei così audace da suggerire che ciò che trovi non ti renderà felice.
Potresti avere l'ufficio più organizzato al mondo, ma il tempo necessario per sistematizzare la tua registrazione e sostenere questo metodo di organizzazione si traduce in dollari reali - ore che potrebbero essere spesi in ricerca e sviluppo e marketing.
Impieghi un sistema di archiviazione "pali", mantenendo le cose in ordine e in modo che tu sappia esattamente dove si trova tutto? Pensa al disordine fisico che questo provoca, così come al senso di colpa che provi perché senti sempre il bisogno di "attraversare" queste pile - per assicurarti, per lo meno, di non aver dimenticato qualcosa.
Se i documenti cartacei nascondono il tuo ufficio, "andare senza carta" potrebbe essere una buona opzione. Ma cosa, esattamente, vuol dire senza carta per la tua attività? Implica prendere la decisione di farlo e non tornare indietro. Significa ottenere tutti i file scansionati nel computer e addestrare il personale a utilizzare i file digitali.
Ora quei documenti che prima dovevano essere spediti da un socio a un altro o dalla tua azienda a un cliente o un cliente in prospettiva possono essere visualizzati ovunque siano necessari. La tua azienda può risparmiare molte ore e infiniti dollari in produttività ed efficienza.
La realtà è che il tuo ufficio userà sempre la carta. Il termine "senza carta" è troppo alto per raggiungere uno standard. Alcune persone hanno bisogno di stampare cose per leggerle. Stamperai cose da portare con te e mostrarle ad altre persone. Non tutte le presentazioni possono essere personalizzate per PowerPoint. Non ti libererai di quelle stampanti.
Ma ti libererai degli schedari, o almeno alcuni di loro, mentre scannerizzi i file sul tuo computer e crei nuovi file sul computer, e la necessità di organizzare costantemente quei file.
Qui ci sono 4 cose da considerare quando si va senza carta:
1. Durante la scansione di file, uno scanner di documenti dedicato è di vitale importanza.
2. Quando si salvano i file, il modo migliore e più universalmente accettato è in formato PDF o in formato di documento portatile. Questo è un formato stabile che mantiene il file esattamente come sembrava sulla carta. Può essere letto online o stampato, occupa poco spazio ed è facile da creare con il software disponibile da Adobe.
3. Se stai digitalizzando i tuoi file, avrai bisogno di un hard disk dedicato a contenere il tuo nuovo "file cabinet" e un buon sistema di backup dei dati. I professionisti tecnici suggeriscono di avere due dischi rigidi portatili. Si esegue il backup uno su l'altro ogni settimana e si porta il backup in una posizione fuori sede, ad esempio una cassetta di sicurezza.
4. Se non si dispone di computer su una rete locale (LAN), sarà necessario collegarsi in modo che tutti possano accedere ai file. L'impostazione di una rete wireless costa circa $ 25-50 per computer, oltre a $ 75-100 dollari per "hub" o router centrale per quattro computer.
La maggior parte delle persone non ha problemi a visualizzare i file digitali e a mantenerli. Ciò a cui voi e i vostri dipendenti potrebbero avere problemi si sta abituando al nuovo sistema di gestione delle registrazioni e delle informazioni. Porta tutti a bordo in termini di protocolli di file. Come dovrebbero essere etichettate le directory? Come dovrebbero essere nominati i file? È essenziale che tutti usino gli stessi standard. Decidi quali saranno e stamperai copie per tutti. Rendere disponibile una copia sulla rete aziendale.
Passare senza carta è una questione di scelta: è uno stile di vita consapevole e una scelta di stile di lavoro. È uno che, se completamente impegnato, può aumentare la produttività, l'efficienza e l'efficacia, nonché ridurre la quantità di rifiuti che ognuno di noi produce.
Hai preso la decisione di diventare senza carta?
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