Assistenti amministrativi e altro personale d'ufficio avranno bisogno di alcune competenze di base per l'ufficio al fine di mantenere una carriera di successo. Alcuni datori di lavoro offrono formazione sul lavoro, ma la maggior parte delle posizioni che coinvolgono il lavoro d'ufficio richiedono una precedente esperienza nello svolgimento delle attività d'ufficio. Liceo, scuole tecniche, scuole professionali e programmi di formazione a distanza offrono corsi di formazione dedicati alle competenze di base dell'ufficio.
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La formazione di base per l'ufficio dovrebbe includere lezioni su come utilizzare un sistema telefonico multilinea di base. I tirocinanti devono capire come rispondere alle chiamate in modo piacevole e professionale, come mettere in attesa i clienti, come trasferire le chiamate in altri luoghi all'interno dell'ufficio, come facilitare le chiamate in conferenza e come accedere a voicemail per i messaggi dell'azienda.
Competenze informatiche
L'uso del computer è una delle più importanti competenze di base dell'ufficio. La formazione deve comprendere come accendere e spegnere il computer, come utilizzare il mouse, come ottimizzare e ridurre a icona gli schermi, nonché come accedere e modificare le impostazioni del computer. I tirocinanti dovrebbero ricevere lezioni su come creare un documento base e inviarlo alla stampante. Dovrebbero anche imparare le abilità di base della tastiera e praticare una maggiore velocità di battitura. Alcune aziende usano i computer per scansionare e inviare via fax documenti importanti; i tirocinanti dell'ufficio dovrebbero imparare come fare questo, così come come risolvere e risolvere semplici problemi relativi al computer che possono sorgere.
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingProgrammi Internet e Computer
Sapere come usare Internet e altri programmi di computer comuni sono abilità d'ufficio inestimabili. La formazione dovrebbe comprendere come cercare nei database Internet come Google e Yahoo e come accedere e utilizzare la posta elettronica. Alcune aziende moderne utilizzano siti di social networking per scopi di corrispondenza, pubblicità e marketing; la formazione nelle competenze di base dell'ufficio dovrebbe includere un tutorial su siti come Facebook e Twitter. La formazione dovrebbe includere anche lezioni su sistemi operativi per computer come Windows, nonché abilità nella creazione di documenti tramite Microsoft Word, creazione e manutenzione di fogli di calcolo tramite Microsoft Excel, corrispondenza tra uffici con Microsoft Outlook, istruzioni su come assemblare presentazioni di base con Power Point e contabilità di base e contabilità con Quickbooks.
Dieci Key Adding Machine
Le abilità di base dell'ufficio generalmente includono una piccola quantità di contabilità. I tirocinanti dovrebbero ricevere istruzioni sull'utilizzo di una macchina addizionatrice a dieci tasti per la fatturazione e il calcolo dei dati e delle cifre aziendali.
limatura
L'organizzazione è un'abilità chiave dell'ufficio. Gli impiegati hanno bisogno di formazione su come categorizzare e alfabetizzare i documenti d'ufficio, nonché su come ripristinare l'ordine su sistemi di archiviazione obsoleti.
