Cosa devi sapere sulle nuove regole straordinarie: Elenco di controllo a 9 punti

Il 18 maggio, il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti (DOL) ha annunciato gli aggiornamenti finali delle esenzioni straordinarie previste dal "colletto bianco" della Fair Labor Standards Act.

Le nuove regole sugli straordinari (note come "regola finale") aumentano la soglia salariale necessaria per ottenere l'esenzione dagli straordinari da $ 455 a settimana ($ 23,660 all'anno) a $ 913 a settimana ($ 47766 all'anno) e riguardano 4,2 milioni di lavoratori.

Inoltre, il requisito di compensazione annuale totale necessario per soddisfare l'esenzione per i dipendenti altamente compensati (HCE) aumenterà da $ 100.000 all'anno a $ 134,004.

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Qualsiasi azienda che impieghi lavoratori con salari nell'ambito della nuova soglia dovrà considerare la migliore linea di condotta o pagare migliaia di salari più alti. Potrebbero anche essere soggetti a cause legali per il mancato rispetto della regola da parte dei dipendenti. Nessuna impresa è esente, indipendentemente dalle dimensioni.

Oltre alle modifiche alla soglia salariale, le nuove regole sugli straordinari:

Aggiorna automaticamente la soglia salariale ogni tre anni, in base alla crescita dei salari nel tempo, aumentando la prevedibilità;

Rafforzare le protezioni straordinarie per i lavoratori dipendenti già titolari di straordinari;
Modificare il test sulla base salariale per consentire ai datori di lavoro di utilizzare bonus non discrezionali e pagamenti di incentivi (comprese le commissioni) per soddisfare fino al 10% del nuovo livello salariale standard;
Fornire maggiore chiarezza per i lavoratori e i datori di lavoro.

La regola finale entrerà in vigore il 1 ° dicembre 2016.

Per quanto riguarda i cambiamenti, Mike Trabold, direttore di conformità con Paychex, un fornitore di servizi di tecnologia HR, in una centrale telefonica con Small Business Trends, ha dichiarato:

"Storicamente, per le persone in determinate categorie lavorative (tra cui quella esecutiva, amministrativa e professionale), c'era una soglia salariale di vecchia data di $ 23,660 all'anno. Se tu avessi un dipendente in una di quelle categorie … chi supera quella soglia, non devi pagare quel tempo straordinario individuale se quella persona era un dipendente esente.

"Quello che è successo negli anni è stata una crescente preoccupazione per molti dei gruppi di difesa dei dipendenti che il numero di $ 23,660 era troppo basso - e le implicazioni pratiche erano che avevi gente che poteva essere un manager in un ristorante che guadagnava $ 25.000 all'anno. Ma poiché erano designati come esenti, non potevano beneficiare degli straordinari. Quindi abbiamo avuto persone che lavoravano per 50-60-70 ore alla settimana e non hanno diritto agli straordinari. "

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Per affrontare le preoccupazioni del gruppo di difesa, l'amministrazione Obama ha alzato la soglia salariale a $ 47.476 all'anno, più del doppio del limite esistente, ha detto Trabold.

Opzioni di pagamento dei dipendenti in seguito alla modifica delle nuove regole straordinarie

Secondo Trabold, i datori di lavoro hanno alcune decisioni da prendere quando si tratta di pagare i dipendenti in base alle nuove regole sugli straordinari.

"L'esercizio che molti datori di lavoro stanno attraversando ora è che hanno persone in quella soglia tra ciò che è attualmente e ciò che sarà ora", ha detto. "Dovranno prendere una decisione se aumentare lo stipendio di quegli individui oltre la soglia di $ 47.476, in modo che non possano beneficiare degli straordinari, o dovranno designarli come lavoratori orari e pagare per gli straordinari se lavorano più di 40 ore a settimana. "

Limitare i dipendenti a non più di 40 ore settimanali potrebbe essere difficile e comportare una perdita di produttività, secondo Trabold.

"Ciò influisce potenzialmente sul datore di lavoro perché molte persone che sono attualmente esenti da un punto di vista pratico lavorano più di 40 ore alla settimana", ha affermato. "Potresti avere un gruppo di lavoro che viene attualmente svolto e che dovrai capire come affrontare una volta che le nuove regole diventeranno effettive."

9 modi in cui i datori di lavoro possono prepararsi per la regola finale

Trabold ha fornito la seguente lista di controllo per aiutare i datori di lavoro a prepararsi prima che le nuove regole sugli straordinari entrino in vigore il 1 ° dicembre 2016.

1. Determina l'impatto della regola finale sulla tua attività

I datori di lavoro dovrebbero familiarizzare con le modifiche alle regole per determinare la loro situazione di straordinario.

Trabold ha detto che una recente ricerca condotta da Paychex ha rilevato che uno su cinque datori di lavoro non era a conoscenza della regola finale, e il 55 percento non pensava che fosse applicato a loro.

2. Condurre un audit

Condurre una verifica dei dipendenti che potrebbero essere interessati. Trabold consiglia di iniziare con una revisione di base del personale attuale, lo stato di esenzione e i livelli di compensazione.

I dipendenti attualmente classificati come esenti dalle protezioni straordinarie della Fair Labor Standards Act devono soddisfare i test di verifica per la loro esenzione e la soglia salariale.

"Lavora con i tuoi team di contabilità e risorse umane per rivedere il tuo libro paga e identificare i dipendenti esenti con salari correnti al di sotto o molto vicino alle nuove soglie proposte", ha detto Trabold.

3. Traccia il tempo esente per i dipendenti

I datori di lavoro dovrebbero iniziare a monitorare le ore dei dipendenti esenti - coloro che effettuano la soglia di $ 47,476. È fondamentale che i datori di lavoro dispongano di dati orari precisi e di una chiara pista di controllo per quando i loro dipendenti hanno lavorato per diversi motivi.

"Ci saranno molti datori di lavoro che, per gestire questa spesa, trasferiranno le persone che sono attualmente esentate a ore", ha detto Trabold. "Questo può avere molto senso in termini di gestione degli aspetti economici, ma lo renderà più importante, ovviamente, dato che ora sono impiegati ogni ora, per monitorare con precisione il loro tempo e le ore di lavoro in modo che vengano pagati correttamente. ”

Trabold ha anche detto che i datori di lavoro devono tenere traccia dei dipendenti esenti dal tempo che passano a lavorare da casa dopo ore, dal momento che anch'essi sarebbero rimborsabili.

4. Determinare quali dipendenti dovranno passare allo stato non esente

Una volta che i datori di lavoro identificano i dipendenti esenti che saranno interessati dalla regola, dovranno decidere se aumentare i loro livelli di stipendio per mantenere lo stato di esenzione o passare il dipendente a uno status non esente.

"I datori di lavoro che scelgono di trasferire i dipendenti a uno status non esente dovranno determinare la base per la retribuzione (oraria o retribuita) e assicurarsi che soddisfino il requisito del salario minimo per il numero di ore che il dipendente dovrebbe lavorare", ha detto Trabold. "Dovrebbero anche considerare se lo straordinario sarà necessario e permesso. La coerenza è fondamentale per mitigare l'esposizione a azioni legali di discriminazione. "

5. Sviluppa un piano

"Guarda i tuoi pagamenti straordinari storici e determina se è probabile che i tuoi costi aumentino a causa delle ore lavorate", ha detto Trabold. "Conduci alcuni piani di pianificazione con i tuoi consulenti e poni le seguenti domande: Dovresti aumentare i tuoi budget per il personale essenziale? Dovresti prendere in considerazione l'assunzione di più personale o rivisitare il tuo modello di compensazione per dipendenti specifici? "

Guardando l'impatto delle nuove regole sul quadro finanziario dell'azienda, i datori di lavoro saranno in una posizione migliore per adottare la forma più appropriata di azione, ha affermato.

6. Aggiornare le politiche di indicazione dell'ora

L'aggiornamento dei requisiti e delle procedure di tenuta dei registri può essere fondamentale per garantire la piena conformità, secondo Trabold.

"Esamina i tuoi metodi di tracciamento del tempo e valuta se c'è bisogno di più automazione", ha affermato. "Se la nuova regola dovesse incidere in modo significativo sul numero di dipendenti che devono monitorare le ore di lavoro, un metodo alternativo di monitoraggio, ad esempio il software di presenze e presenze, potrebbe essere più adatto alle proprie esigenze."

Trabold ha indicato che era anche importante stabilire politiche chiare e scritte per i dipendenti per registrare il tempo lavorato e gli straordinari.

7. Sviluppare procedure di formazione

I datori di lavoro dovranno istruire il personale sulla procedura di cronometraggio dell'azienda e sulla procedura di approvazione degli straordinari dopo aver aggiornato le politiche di tenuta dei registri e di straordinario.

8. Creare un piano di comunicazione

Si prevede che la nuova regola sulle retribuzioni straordinarie avrà un impatto su un numero significativo di aziende quest'anno. Per combattere le domande o le preoccupazioni che sorgono, Trabold ha consigliato di sviluppare un piano di comunicazione per annunciare le modifiche internamente.

"Le aziende dovrebbero comunicare chiaramente le modifiche alle politiche e alle procedure con i dipendenti, assicurandosi che ci sia molta trasparenza su eventuali cambiamenti e quali siano le nuove aspettative per i dipendenti", ha affermato.

9. Iniziare a Preparare Ora

I datori di lavoro con dipendenti che potrebbero essere interessati dovrebbero prendere subito l'iniziativa per valutare la posizione dell'azienda, esaminare in che modo diversi scenari influenzeranno la loro linea di fondo e determinare come andranno avanti, al fine di evitare le richieste salariali e altri problemi.

"I datori di lavoro devono iniziare a fare piani ora per assicurarsi che capiscano cosa significa la normativa, perché la data di attuazione non è molto lontana", ha detto Trabold.

Ha consigliato ai datori di lavoro di prendere in considerazione la possibilità di lavorare con un consulente HR o un partner di compensazione professionale per comprendere meglio il potenziale impatto dei cambiamenti delle regole e le loro opzioni in futuro.

Stampa questa nuova checklist delle regole per il lavoro straordinario per tenere le considerazioni più importanti al primo posto:

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