I sistemi di archiviazione stabiliscono procedure d'ufficio che organizzano le informazioni secondo regole coerenti che facilitano la ricerca di informazioni. I sistemi di archiviazione organizzano i documenti che altri individui e organizzazioni inviano alla società, i registri delle attività interne della società e i registri delle informazioni che l'azienda invia ad altre società e individui.
Posta in arrivo e Posta in uscita
La cartella di uscita contiene i documenti in uscita prima che vengano distribuiti. I documenti in uscita includono posta in uscita, fax o documenti da scansionare e inviare via email a entità esterne all'organizzazione. La posta in arrivo contiene i documenti in arrivo prima che siano archiviati o distribuiti internamente. Questi documenti includono promemoria; documenti che descrivono un nuovo progetto, iniziativa o cliente; e documenti che arrivano per posta. Alcune caselle di posta hanno due sezioni. Una sezione contiene documenti che hanno file esistenti e un'altra sezione contiene documenti che richiedono un nuovo file.
$config[code] not foundFile e categorie
I file sono cartelle che contengono informazioni che appartengono insieme in base a nome, data, oggetto, ubicazione, progetto o altri dati. Più file sono raggruppati per categorie. Spesso a queste categorie viene assegnato un colore e cartelle colorate o adesivi vengono utilizzati per un facile riferimento a queste categorie. I sistemi di archiviazione stabiliscono il posizionamento logico di singoli file all'interno di una categoria. Ad esempio, uno studio medico può avere categorie codificate a colori che corrispondono a ciascuna lettera dell'alfabeto per i cognomi dei pazienti. Altri sistemi di archiviazione organizzano file per categorie, categorie e posizioni numeriche, geografiche e cronologiche.
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La posta in arrivo viene archiviata in file relativi alle informazioni sui documenti. Le aziende mettono copie delle risposte alla posta in arrivo nello stesso file dei documenti in arrivo originali. Alcune aziende stampano fotocopie di risposte complete per distinguerle dalle risposte che non sono ancora state consegnate. Allo stesso modo, le fotocopie dei documenti in uscita vengono archiviate in file che riguardano informazioni sui documenti e archiviate nello stesso file di ogni risposta ricevuta dall'azienda a tali documenti.
Distribuzione interna
La posta in arrivo contiene documenti distribuiti all'interno di un'organizzazione che includono posta per singoli dipendenti, promemoria e altri documenti fisici ricevuti da singoli dipendenti. I documenti di posta in arrivo interni vengono distribuiti ai dipendenti inserendo i documenti nelle caselle a discesa dei dipendenti e, a volte, digitalizzando o inviando via fax il documento ai dipendenti remoti.
Chiave di archiviazione
Se non esiste un file esistente che corrisponde logicamente a un nuovo documento, viene creato un nuovo file per memorizzarlo. Allo stesso modo, una nuova categoria viene creata per un nuovo documento se non esiste una categoria esistente che si adatti al documento. Le chiavi di file forniscono un indice per un sistema di archiviazione. Le chiavi dei file elencano e codificano tutte le categorie in un sistema di archiviazione e indicano come sono organizzate le informazioni all'interno di ciascuna categoria. Ogni volta che viene creata una nuova categoria, la chiave del file viene aggiornata e distribuita al resto dello staff o visualizzata in un punto di riferimento centrale.
