Mentre molte piccole imprese possono utilizzare software pronti all'uso, ci sono momenti in cui diventa necessaria una soluzione più personalizzata - sia come modifica di software esistente che come qualcosa di completamente nuovo.
Ma quali sono i criteri che determinano quando una soluzione personalizzata, contro l'out of the box, è la scelta giusta? Quando hai bisogno di costruire una build contro una decisione di acquisto del software?
$config[code] not foundPer la risposta, Small Business Trends si è rivolto a Jim Hutchings, business analyst di Trifecta Technologies, una società che personalizza il software per soddisfare le esigenze di un'azienda in modo più accurato. Ha fornito i seguenti dieci consigli:
Driver dietro una build contro la decisione del software Buy
1. Soluzioni manuali
La società potrebbe utilizzare soluzioni alternative manuali per accompagnare attività di routine perché il software non sta facendo il lavoro.
"Quando un compito richiede molto più tempo di quello che dovrebbe, questo è il primo segnale che l'azienda utilizza soluzioni alternative manuali, come l'utilizzo di note Post-it per impostare promemoria", ha detto Hutchings. "Una soluzione personalizzata può aiutarti in questo caso."
2. Tasso di adozione insufficiente
Un basso tasso di adozione del software esistente è un altro indicatore che potrebbe essere necessario personalizzare.
"Se i dipendenti fanno di tutto per non utilizzare il software, è un segno che non gli piace", ha affermato. "L'adozione forzata non porterà nemmeno all'efficienza, ma si tradurrà in un'impugnatura e lamentele dei lavoratori".
3. Difficoltà di allenamento
Una società potrebbe aver bisogno di una soluzione personalizzata quando è difficile formare i dipendenti con un software pronto all'uso.
"Potrebbe essere che l'esperto in materia non è disponibile per la formazione o che il software è obsoleto e difficile da usare", ha detto Hutchings. "Inoltre, l'esperto in materia può prendere un atteggiamento 'È più facile farlo da solo che allenare qualcun altro', a causa della difficoltà. In questo caso, una soluzione personalizzata sarebbe adattata alle esigenze dell'azienda.
4. Processo di vendita non supportato
Potrebbero esserci momenti in cui il software CRM (customer relationship management) in uso non supporta completamente il processo di vendita. Per illustrare, Hutchings ha ricordato un'istanza in cui il software CRM di un cliente non poteva soddisfare la necessità di contratti con uno speciale modello di prezzo.
"Abbiamo aggiunto un componente che utilizzava un flusso di lavoro personalizzato per passare attraverso un processo specifico basato su regole per accogliere il cliente", ha affermato. "Ha semplificato il processo di vendita in un modo che il software out of the box non era in grado di".
5. Software multipli per un singolo lavoro
Un altro caso in cui la personalizzazione diventa un fattore è quando sono necessari vari software per realizzare un singolo lavoro - quello che Hutchings chiamava "Frankensteining" del software.
"Questo approccio non è sbagliato per definizione, ma produce inefficienze", ha affermato. "Se non puoi usare solo un pezzo di software, c'è un problema."
Hutchings ha elencato due esempi per esprimere il suo punto.
"Usare Word invece di Excel per creare un tavolo è un esempio", ha affermato. "CRM è un altro. Utilizzando un programma CRM per la maggior parte della canalizzazione di vendita, ma aggiungendo fogli di calcolo Excel per i rapporti, non ottieni effettive efficienze. "
6. Conversione del sistema
Un business insoddisfatto di un programma software potrebbe voler migrare a un altro, un'attività che non è sempre facile.
"Spostare i dati da un sistema a un altro può essere un compito arduo che potrebbe richiedere un lavoro personalizzato", ha affermato Hutchings. "In tal caso, un personalizzatore software costruirà un motore che converte automaticamente i dati per te."
7. Requisiti di automazione
Ogni volta che un'azienda trarrebbe vantaggio dall'automazione è un'indicazione che ha bisogno di un software personalizzato, secondo Hutchings.
"Se stai solo vendendo cose - usando il software del punto vendita per fare un cambiamento, per esempio - potresti stare bene con una soluzione pronta all'uso come Square o Clover", ha detto. "Ma se c'è qualche legame con busta paga, fogli di lavoro, contabilità, inventario, acquisti, gestione della catena di approvvigionamento o previsioni, è meglio inserire una soluzione personalizzata."
8. Considerazioni sulla scalabilità e la crescita aziendale
Il software fuori dalla scatola può mancare di flessibilità o scalabilità, inibendo la crescita del business.
"In questo caso è necessaria la personalizzazione, per sostenere la crescita", ha detto Hutchings. "Una società può adottare un approccio graduale, aggiungendo funzionalità diverse o espandendosi a diversi gruppi di utenti in modo incrementale nel tempo."
9. Personalizzazione del marchio o design
Una società può trarre vantaggio dal marchio o dal design personalizzato come modo per differenziarsi dalla concorrenza. Hutchings ha citato come esempio Carlo's Bakery (sede del "Cake Boss").
"Trifecta ha costruito un sistema di punti vendita che utilizzava un iPad in cui, tra le altre cose, un cliente in concerto con il fornaio poteva preparare una torta personalizzata da zero", ha affermato. "Inoltre, quando le linee hanno iniziato a formarsi dietro l'angolo dopo il debutto del programma televisivo, i dipendenti potevano uscire e utilizzare l'iPad per prendere ordini, riducendo il tempo di attesa. Ha aiutato a fidelizzare i clienti. "
10. Commissioni di licenza
Un criterio finale per decidere se il software personalizzato è più adatto al business ha a che fare con i canoni di licenza, che, secondo Hutchings, possono essere proibitivi dal punto di vista dei costi.
"Il prezzo è l'aspetto numero uno", ha detto. "Le spese di licenza per software out of the box possono essere molto costose, nel qual caso le personalizzazioni possono essere meno costose a lungo termine. Non è diverso dal leasing rispetto all'acquisto di un'auto ".
Consigli aggiuntivi
Hutchings ha aggiunto il seguente consiglio, per aiutare nel processo decisionale dell'acquisto del software:
"Analizza il ROI per assicurarti di poter recuperare i tuoi soldi", ha detto. "Un budget di $ 5,000 può essere tutto ciò che è necessario per costruire una soluzione personalizzata. Assicurati di poter restituire i tuoi soldi in efficienza o in economie di scala. "
Hutchings ha detto che le aziende dovrebbero prima controllare il software, per vedere se soddisfa i requisiti, e quindi guardare le opzioni personalizzate in caso di necessità.
Ha anche consigliato alle aziende di non dimenticare i costi nascosti associati all'adozione degli utenti, come la formazione, e di essere a conoscenza dei costi di opportunità persi, che potrebbero richiedere un aumento del budget.
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