Pianificare un evento è un processo che può essere sia impegnativo che dispendioso in termini di tempo, ma è un modo molto efficace per le aziende di promuovere i loro beni e servizi. Alcune sfide includono la scelta di un luogo, la gestione degli inviti, l'organizzazione delle risposte e il monitoraggio dei pagamenti.
Dai uno sguardo ai seguenti suggerimenti per aiutarti a superare queste sfide e trasformare la tua visione dell'evento in una realtà eccezionale:
Pianificare il successo
Considera il tuo pubblico quando pianifichi un evento. Il "quando" e "dove" sono considerazioni importanti per massimizzare la partecipazione. Per ogni evento, dovresti stabilire due obiettivi: cosa speri di realizzare e cosa speri che i tuoi partecipanti realizzino. Questi suggerimenti per la pianificazione aiuteranno a concentrare i tuoi sforzi, comunicare in modo efficace e fornire un'esperienza significativa a tutti i soggetti coinvolti.
Inviti: personalizzalo
Ci sono ottime probabilità che la prima impressione del tuo cliente sul tuo evento derivi dal tuo invito via email, quindi il tuo invito deve essere accattivante. Il tuo invito dovrebbe apparire professionale e comunicare le informazioni di base sul tuo evento. Ecco alcuni suggerimenti per inviare fantastici inviti online:
- È importante segmentare la tua lista. Vuoi invitare le persone che sono più interessate.
- Personalizzalo (includi i nomi degli invitati).
- Marca l'invito con il logo e i colori della tua azienda. I tuoi clienti dovrebbero sapere che provengono da te senza vedere una sola parola.
- Includi lo scopo e i vantaggi di partecipare al tuo evento.
- Fornire dettagli chiari su dove, quando e i costi associati all'evento, nonché informazioni di contatto.
- Includere una mappa, se possibile, e le indicazioni stradali.
Promuovere in modo proattivo
Gli inviti potrebbero non essere sufficienti per garantire una casa imballata. Ci sono alcuni passaggi aggiuntivi che possono aiutare a sensibilizzare, incoraggiare la partecipazione e riempire i posti al tuo evento. I suggerimenti includono:
- Un sito Web specifico per l'evento. Questo è un ottimo posto per elencare tutti i dettagli dell'evento: la descrizione generale, lo scopo, le tariffe, le attività, i collegamenti ad altri siti web, gli ospiti speciali e le risorse aggiuntive.
- Come l'invito originale, assicurati che tutte le promozioni includano il tuo marchio, il logo dell'azienda e i colori.
- Se l'evento è aperto al pubblico, considera la promozione del tuo evento sui siti di social network. La mia esperienza è che il social networking è complementare agli strumenti promozionali come gli inviti via e-mail. Trovo che posso aumentare le presenze di almeno il 10% o più incorporando i social network nel mix.
- Ricorda di inviare un promemoria nei giorni che precedono l'evento.
- Includi un calendario di eventi per promuovere eventi futuri.
- Cattura più delle informazioni standard da utilizzare nelle future iniziative di marketing.
- Se ci sono commissioni per il tuo evento, raccogli queste durante la registrazione. La riscossione elettronica delle tasse evita i rischi per la sicurezza legati alla gestione e all'archiviazione dei numeri delle carte di credito sul proprio computer. E se riesci a far pagare i dichiaranti al momento della registrazione, stai ricevendo un fermo impegno da parte di quegli individui che parteciperanno all'evento.
- Se riscuoti le tasse, includi sempre una politica di rimborso.
Sfrutta gli strumenti giusti
Le piccole imprese dovrebbero valorizzare il proprio marchio e sforzarsi per la professionalità quando comunicano con i propri clienti e potenziali clienti. Uno strumento progettato per l'uso professionale offre la soluzione migliore per soddisfare queste esigenze. Come con l'email marketing e il sondaggio online, sono disponibili strumenti online per aiutarti a pianificare, tenere traccia e gestire il tuo evento.
Fallo valere
C'è sempre l'opportunità di migliorare il tuo evento dopo il fatto. Le attività post evento possono rivelare informazioni utili su ciò che ha funzionato e su come migliorare il tuo prossimo evento.
- Tieni traccia di coloro che hanno partecipato rispetto a quelli che non hanno partecipato.
- Invia una comunicazione di follow-up tempestiva per includere i punti salienti dell'evento, le immagini e il riepilogo generale.
- Condurre un sondaggio post-evento dei partecipanti per acquisire la propria esperienza durante l'evento.
- Chiedi informazioni sulle aree di miglioramento nel tuo prossimo evento.
Dalla pianificazione pre-evento all'analisi post-evento, un evento di successo trarrà grande vantaggio dall'utilizzo della giusta soluzione online. Seguendo questi suggerimenti, puoi essere più produttivo in meno tempo, avere un aspetto professionale e offrire un'esperienza soddisfacente per i tuoi partecipanti.
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