Quando dici una chiamata in conferenza, la maggior parte della gente crede che sarai in un ufficio per rispondere. Tuttavia, in questi giorni potresti essere in un aeroporto, in una stanza d'albergo o in auto parcheggiata in un parcheggio tra un appuntamento e l'altro. Il piccolo imprenditore di oggi è spesso in viaggio, in campo o in compiti di giocoleria da un piano di magazzino. Poiché non è sempre possibile trovarsi nella perfetta posizione interna, di seguito sono riportati alcuni strumenti e raccomandazioni per le conferenze mobili per mantenere la comunicazione fluida, chiara e sicura.
$config[code] not foundAbbiamo fatto il check-in con Judi Hembrough, direttore marketing di Smalltronics di Plantronics, per ulteriori approfondimenti sulle pratiche di guerriero mobile:
Suggerimenti per conferenze mobili
1. Assicurati che la tua piattaforma di Web Conferencing funzioni con i tuoi dispositivi
Se stai per fare una dimostrazione Web, un webinar o una condivisione dello schermo, molto probabilmente utilizzerai una soluzione di confetterazione web. I ragazzi grandi e piccoli che offrono soluzioni di videoconferenza stanno rapidamente abbracciando i dispositivi mobili. Vedrai Cisco WebEx e Citrix's GoToMeeting, oltre a società più piccole come AnyMeeting e MeetingBurner, che offrono un'app per iPad.
Quando si effettua una dimostrazione Web o una condivisione dello schermo interattiva, la maggior parte delle volte si utilizzerà un tablet. Potresti farlo anche su un telefono cellulare, suppongo, anche se mi sembra abbastanza rischioso. Sarebbe molto scorretto usando uno schermo piccolo per smartphone! Inoltre, le chiamate in arrivo potrebbero essere dirompenti.
È fondamentale che una soluzione di conferenza Web sia compatibile con qualsiasi dispositivo che si sta utilizzando. Provali in anticipo. L'ultima cosa di cui hai bisogno è avere un appuntamento con un potenziale cliente per fare una presentazione di vendita in 2 minuti, solo per scoprire che hai problemi a scaricare il software per le conferenze Web o che non riconoscerà l'auricolare, o qualche altro problema. Ti agiterà, in un momento in cui vorresti sentirti più centrato, calmo e in controllo.
2. Utilizzare dispositivi vivavoce
Certo, puoi tenere quel telefono o tablet all'orecchio, oppure puoi usare un microfono / altoparlanti integrati nel dispositivo, ma oggi ha senso avere un dispositivo vivavoce. Ci sono diversi vantaggi nell'usare un auricolare vivavoce, come nota Judi Hembrough:
- Operazione illimitata: Con un auricolare vivavoce, puoi naturalmente essere più produttivo con entrambe le mani libere per manipolare un mouse per spostarti sullo schermo, prendere appunti o qualsiasi altra cosa per cui hai bisogno di due mani. Oltre a ciò, tuttavia, essere a mani libere ti consente di spostarti fisicamente se hai bisogno di accedere alle informazioni da una cartella di file o semplicemente di sgranchirti le gambe.
- Qualità del suono ottimizzata: Hembrough dice: "Trovo che io possa sentire molto meglio e avere una conversazione molto più efficace da una prospettiva di trasmissione, avendo una cuffia abbastanza vicina alla tua bocca".
- Sicurezza: "Anche la sicurezza potrebbe essere un problema. Se sei in macchina, devi stare attento per assicurarti di essere al sicuro. Sii … a mani libere ", afferma Hembrough. Ecco uno studio che mostra una maggiore sicurezza del guidatore quando si usano gli auricolari. E, naturalmente, se guidi potresti partecipare a una conferenza solo audio, giusto? (Certamente lo faresti!) Nota che 10 stati hanno messo fuori legge l'uso del telefono portatile durante la guida. Quindi è contro la legge tenere un telefono in una mano mentre si cerca di guidare con l'altra in quegli stati, in ogni caso.
Assicurati di avere gli strumenti mani libere a tua disposizione. Come ho già detto, nell'arena dei telefoni vivavoce portatili ci sono prodotti che possono trasformare una stanza d'albergo o un angolo di una tranquilla caffetteria nella tua piccola sala conferenze. Molti di questi funzionano con un laptop o un telefono cellulare tramite Bluetooth. Se il tuo portatile non ha il Bluetooth, molti degli altoparlanti offrono un dispositivo di tipo dongle USB che devi semplicemente collegare e sincronizzare con l'altoparlante portatile.
Uso una Plantronics Voyager Legend, ma ho anche uno dei loro vivavoce, il Calisto 620, che funge anche da mini altoparlante per il tuo sistema di musica privata. Questi due elementi mi consentono di avere chiamate chiare e chiare con facilità sulla strada. (Nota: ho avuto questi due articoli ancor prima di essere incaricato di scrivere questo articolo da Small Business Trends.)
3. Ottieni un'app speciale, visita i negozi di app
Devo dire che questa app speciale fa parte di ciò che mi ha venduto leggendo a mani libere: Plantronics ha un'app gratuita chiamata in conferenza chiamata InstantMeeting per dispositivi mobili per iOS, Android e BlackBerry, che identifica automaticamente le chiamate in conferenza nel tuo calendario di Outlook e carica la data, l'ora, il numero di telefono e la password allegata a ciascuna chiamata in conferenza. Mi piacerebbe vedere alcuni hook all'interfaccia di Google Calendar ad un certo punto.
Come funziona: Riceverai un avviso sulla tua app quando sarà l'ora della chiamata in conferenza e, con la semplice pressione di un pulsante, l'app si collegherà e inserirà la tua password, inserendoti automaticamente nella chiamata. Questo è un grande "antidolorifico", nel mio libro, perché metà della sfida di una chiamata in conferenza è trovare tutte le informazioni per accedere correttamente.
Con i potenti dispositivi mobili di oggi, non è necessario rimanere legati a un ufficio o in un luogo per effettuare una conferenza Web o una conferenza telefonica di successo. Con alcune app o aggiunte al tuo telefono cellulare, iPad o tablet basato su Android, puoi scoprire che sei altrettanto produttivo nell'ufficio del tuo potenziale cliente o a casa nel tuo ufficio.
Fateci sapere nei commenti quali gadget o app rendono più efficaci le chiamate in conferenza o le dimostrazioni Web.
Headset Foto di viaggio tramite Shutterstock
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