Non solo generare un ambiente di lavoro privo di supporti cartacei aiuta le aziende a risparmiare denaro e spendere meno, ma le mette anche sulla strada per essere più rispettosi dell'ambiente. Se stai pensando di scambiare i file cabinet pieni di montagne di documenti per un sistema senza carta, ma non sai da dove iniziare, dai un'occhiata ai seguenti 10 passaggi per andare senza carta.
Going Paperless at Work
Condividi i file digitalmente
Invece di affidarsi alla stampante per stampare orde di documenti, condividi file con i colleghi attraverso metodi digitali, come Google Docs. Inoltre, poiché questo servizio gratuito via Gmail salva continuamente, i file di lavoro non andranno mai persi, a differenza di una fotocopiatrice!
$config[code] not foundNick Candito, co-fondatore e CEO di Progressly, ha dichiarato a Small Business Trends di alcuni dei modi principali per aiutare le aziende a non utilizzare supporti cartacei. Parlando di "aderenza" e di come la digitalizzazione migliora le pratiche lavorative, Candito ha dichiarato:
"Non c'è dubbio che la digitalizzazione migliori la collaborazione. Quando tutti possono accedere ai documenti essenziali e raccogliere in modo coerente le informazioni giuste per la persona giusta quando è necessario, stai unendo le ruote del tuo motore di comunicazione intra-aziendale ".
Archivia file nel cloud
Le aziende di tutte le dimensioni si affidano a documenti cartacei, che presto si innalzano fino a diventare pesanti requisiti di archiviazione. Invece di riempire documenti importanti negli schedari, memorizzarli comodamente su sistemi basati su cloud, come Dropbox. Questi sistemi digitali senza carta ti faranno risparmiare incredibili quantità di spazio in ufficio, per non parlare del fatto che contribuirà a proteggere i documenti vitali.
Scan and Fax No More
La scansione e l'invio di fax di documenti richiede l'utilizzo di carta. Aiuta la tua azienda a rimanere senza carta utilizzando un'app scanner sul tuo telefono per scansionare i documenti. I documenti salvati possono quindi essere convertiti in PDF e condivisi con i colleghi via e-mail.
Incoraggiare le comunicazioni digitali
Incoraggia la tua forza lavoro ad adottare una cultura della comunicazione digitale, in base alla quale gli ex metodi di comunicazione cartacei, come fatture postali e buste paga, vengono sostituiti con metodi digitali come e-mail e messaggi istantanei.
Affidarsi alla comunicazione digitale anziché ai messaggi cartacei, ti aiuterà a risparmiare tempo. Note di Candito, l'utilizzo di flussi di lavoro digitali anziché cartacei consente al management di "monitorare il business e le collaborazioni chiave in tempo reale e al fine di analizzare i colli di bottiglia per migliorarli e quindi migliorare i risultati".
Swap Paper Bills and Statements for Digital Ones
Che si tratti di bollette energetiche, estratti conto bancari o fatture di appaltatori, tutte le aziende generano fatture e dichiarazioni. Se le tue fatture vengono ancora create in formato cartaceo, è sufficiente chiedere che vengano inviate in formato digitale. In generale, le banche e altre organizzazioni preferiscono inviare dichiarazioni e posta digitali, poiché risparmiano sui costi di stampa e spedizione.
Genera biglietti da visita digitali
I biglietti da visita, pur essendo essenziali, richiedono quantità sostanziose di carta adulte. Invece di estrarre il portafoglio con una mazzetta di biglietti da visita, digitalizza il tuo biglietto da visita. Sono disponibili moltissime applicazioni e software, come ad esempio Pearl Scan e CamCard, che scansionano i biglietti da visita e li converte in un documento digitale.
Utilizza le firme elettroniche
Anche le nostre firme possono essere firmate elettronicamente. Invece di dover stampare un documento, firmarlo fisicamente con una penna e inviarlo a un destinatario, le firme possono essere firmate elettronicamente, il che significa che non c'è bisogno di scartoffie lunghe e costose. Abode Reader può essere utilizzato per firmare documenti senza dover stampare nulla.
Tali metodi digitali possono aiutare a migliorare la sicurezza di un'azienda. Candito afferma: "Con i processi digitalizzati, identificare la governance ei controlli di accesso assicurano che solo le persone giuste possano accedere a determinati documenti e sistemi".
Setaccia e ordina i documenti esistenti
Per creare con successo un ufficio privo di supporti cartacei, è necessario "assottigliare" alcuni dei documenti esistenti che potrebbero essere stati seduti in ufficio negli ultimi 20 o addirittura 30 anni. Dedicare una mattinata, o più, a setacciare vecchi documenti e determinare cosa può essere messo attraverso lo shedder. Eliminare documenti superflui dall'ufficio creerà più spazio, oltre ad essere incredibilmente soddisfacente!
Crea riunioni senza carta
Piuttosto che distribuire materiale cartaceo alle riunioni, utilizzare proiettori e tecnologia che trasmettano le informazioni che si desidera condividere da un'unica fonte visiva.
Addestrare il personale per essere più digitalmente esperto
Un business senza carta richiede un po 'di know-how digitale. Da attività come l'invio di documenti via e-mail all'utilizzo di sistemi basati su cloud per archiviare i file, se la vostra forza lavoro manca di acume digitale, investendo tempo e denaro nella formazione, è probabile che si riveli un investimento a lungo termine gratificante e inestimabile.
Dice Candito, essere senza carta aiuta a ottimizzare le prestazioni e il risultato economico di un'azienda, affermando:
"In definitiva, quello per cui stai girando senza carta è una migliore esperienza del cliente e quindi una linea di fondo migliorata.
Foto di carta da lancio tramite Shutterstock
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