I memo - abbreviazione di memorandum - sono quasi gli stessi delle lettere. Una differenza principale tra di loro è che le lettere trasmettono informazioni a persone al di fuori di un'organizzazione, mentre i memo in genere vengono scritti alle persone all'interno. Un'altra differenza tra lettere e memo è il formato. Una lettera usa un saluto ("Gentile Signora") e una chiusura ("Cordiali saluti"); un memo no. Un memo contiene sempre una riga dell'oggetto. I memo possono essere formali o informali, a seconda di chi li leggerà.
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Elenca i punti che devi inserire nel memo e annota le informazioni necessarie per supportare quei punti. Includere le informazioni di base necessarie per fornire all'argomento un contesto.
Ordina le informazioni. Se l'argomento è complesso, spiacevole o controverso, il contesto di fondo dovrebbe probabilmente andare per primo. Altrimenti, inizia con l'idea principale.
Assicurati di non aver lasciato informazioni di supporto o principali.
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingRaccogli i documenti di supporto di cui avrai bisogno per riferimento mentre scrivi il tuo memo.
Formatta il memo
Verifica se la tua azienda ha un formato preferito per i promemoria interoffice. Alcune società hanno persino moduli di promemoria prestampati. Utilizza il formato preferito o prestampato se disponibile.
Imposta i margini, lasciando almeno uno spazio di 1 1/2 pollice sia nella parte superiore che inferiore e uno spazio di 1 pollice su ciascun lato. Il contenuto del promemoria dovrebbe essere centrato sulla pagina; se il memo è molto breve, i margini superiore e laterale dovrebbero essere aumentati.
Imposta lo stile del documento di elaborazione testi per bloccare il formato: allineato a sinistra, interlinea singola, con uno spazio tra i paragrafi.
Crea un'intestazione
Digitare i componenti dell'intestazione per avviare il memo, un componente per linea a spaziatura singola. Ogni componente dovrebbe essere seguito da due punti. Ad esempio: Data: A: Da: Oggetto:
Compila le informazioni sull'oggetto usando uno stile titolo. Cioè, le parole nell'oggetto dovrebbero essere tutte maiuscole, tranne articoli, preposizioni e congiunzioni con meno di quattro lettere, a meno che non inizino o finiscano il titolo. Rendere il soggetto specifico.
Riempi le righe "Data", "A" e "Da", allineando la prima parola di ciascuna con la prima parola della riga dell'oggetto. La data dovrebbe essere scritta con un mese precisato - 4 luglio 2020, per esempio. Utilizza i nomi completi per le righe "A" e "Da".
Creare un'intestazione sulla seconda e sulle pagine successive se il memo viene eseguito per più di una pagina. Se il memo è per più destinatari, utilizzare una forma abbreviata della riga dell'oggetto, spazio singolo e includere la data, quindi di nuovo spazio singolo e includere il numero di pagina. Se a una persona, è possibile utilizzare un modulo alternativo, elencando il nome del lettore, il numero di pagina e la data su una riga, il nome allineato a destra, il numero centrato e la data allineata a sinistra.
Scrivi il corpo
Scrivi un paragrafo introduttivo se il lettore ne ha bisogno per il contesto. Questo paragrafo fornisce la cronologia, afferma il problema che deve essere affrontato nel memo e / o aggiorna la memoria del lettore sulle precedenti comunicazioni sull'argomento.
Indica l'idea principale del memo. Questa sarà la linea di apertura se non hai scritto un paragrafo introduttivo. Qui si annuncia una politica, una soluzione, una decisione, una raccomandazione, una scoperta o un evento. Se non ci fosse un'introduzione, fornisci un breve contesto, ad esempio "Come abbiamo discusso …" o "Poiché la caffetteria ha vissuto lunghe code …"
Fornire tutte le informazioni necessarie per spiegare, supportare o trasmettere pienamente le informazioni necessarie al lettore per comprendere l'argomento.
Finisci
Fornire annotazioni in basso, ad esempio "cc:" se si sta inviando una copia del memo a qualcuno oltre alla persona elencata nell'intestazione.
Modifica il memo. Assicurati che l'ortografia e la grammatica siano corrette, che le idee siano sviluppate e che il lettore capisca cosa devi dire.
Stampa il memo e inizialo. Alcune organizzazioni vogliono le iniziali scritte accanto alla riga "Da" nell'intestazione. Altri vogliono le iniziali in basso. Controlla la politica aziendale.
Mancia
Sia che si tratti di scrivere un promemoria a un superiore o di un subordinato, a più persone o di informare gli altri su argomenti controversi o non graditi, mantenere il tono professionale e formale. Mantieni i memo concisi, chiari e facili da leggere.
avvertimento
Quando scrivi, tieni presente che i memo non sono più comunicazioni temporanee come lo erano una volta. I contenuti probabilmente rimarranno indefinitamente, conservati in archivio come documentazione dell'attività e della cronologia della società. Quindi scrivi con la permanenza in mente.
