YouMail, un produttore di visual voicemail e software di blocco dei robots, ha recentemente annunciato di aver risolto un problema spesso associato alle chiamate in conferenza: ottenere l'accesso.La compagnia pubblica la sua soluzione come "il servizio di chiamata in conferenza libera più semplice del mondo".
Molte società di teleconferenze possono affermare che il loro servizio è semplice da usare e molti lo fanno. Quindi cosa distingue YouMail dalla concorrenza?
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La definizione di semplicità di YouMail in pratica significa che gli utenti non sono tenuti a gestire un numero di telefono e un PIN assegnati. Invece, i partecipanti compongono il numero di cellulare dell'ospite e premono "8" quando sentono il saluto, per accedere alla riunione.
YouMail non limita il servizio di chiamata in conferenza ai telefoni cellulari. Il sistema si posiziona in cima al gestore telefonico come endpoint per inviare e ricevere chiamate, quindi qualsiasi telefono digitale dovrebbe funzionare. YouMail enfatizza espressamente il mobile, perché, secondo l'amministratore delegato Alex Quilici, riflette lo stile di vita "in movimento" occupato dagli imprenditori di oggi.
"In questi giorni, le persone passano molto tempo in teleconferenze mentre sono in movimento", ha detto Quilici in un'intervista telefonica con Small Business Trends. "Per quanto vorremmo pensare che le persone usino linee di terra in un ufficio per ricevere chiamate, non funziona più in questo modo".
Approcci delle teleconferenze tradizionali
I servizi di teleconferenza tendono a rientrare in una delle due categorie, ha detto Quilici. Più comune è il luogo in cui ai partecipanti e agli host viene assegnato un numero di accesso e un PIN.
"Tutti sanno quanto possano essere frustranti le teleconferenze quando si è in multitasking o in movimento", ha detto Quilici. "Cercando di comporre numeri e PIN lunghi e difficili da ricordare durante la guida non è solo difficile, ma può anche essere pericoloso."
Una seconda categoria è dove l'host fornisce un'app che tutti devono utilizzare per partecipare alla chiamata.
"Il problema è che è difficile convincere tutti a scaricare l'app e la maggior parte aspetterà fino all'ultimo, il che può ritardare la riunione e incidere sulla produttività", ha detto Quilici.
Come funziona il servizio Calling Conference di YouMail
Il servizio di teleconferenza di YouMail richiede solo tre passaggi:
- Invia istruzioni ai partecipanti prima della riunione, facendo loro sapere di chiamare il tuo numero di cellulare, quindi premi "8" per inserire la chiamata all'ora programmata;
- Quando è il momento della chiamata, i partecipanti compongono il numero di cellulare e premono "8" dopo il saluto. Il numero di cella è la sala conferenze, motivo per cui non ha bisogno di PIN. Gli host possono anche toccare "Avvia conferenza" nell'app YouMail o chiamare un numero specifico riservato esclusivamente a loro per avviare la conferenza;
- In genere, una volta nella stanza, i partecipanti devono registrare il loro nome, che il sistema annuncia. Una funzione avanzata di identificazione del chiamante consente a YouMail di conoscere il nome del partecipante, che annuncia automaticamente.
Se la chiamata si interrompe, invece di comporre il numero e reinserire il PIN per rientrare, gli utenti del servizio di YouMail possono rispondere alla ricomposizione e quindi premere "8" per ottenere l'accesso. Inoltre, per le chiamate che arrivano mentre l'host è nella conferenza, una funzione di receptionist automatica saluta il chiamante per nome e gli invia una risposta automatica contenente le istruzioni di contatto (email, testo).
Altre funzionalità YouMail
La chiamata in conferenza non è l'unica funzione offerta da YouMail. Altri servizi includono la risposta automatica, l'ID del chiamante avanzato, la ricerca inversa del telefono, la posta vocale sul testo, il routing delle chiamate, i saluti personalizzati, il blocco delle chiamate e la registrazione delle chiamate, tutti disponibili tramite un dashboard desktop o mobile. (Un'app gratuita è disponibile per utenti iOS e Android.)
Prezzo di YouMail
Chiunque può utilizzare YouMail gratuitamente e ciò include la capacità di teleconferenza. Le versioni Premium con più funzionalità partono da $ 5 al mese. Per $ 10 al mese, YouMail fornisce agli utenti un numero di telefono in più, nel caso in cui non vogliano fornire il loro numero di cellulare personale.
Conclusione
"YouMail applica intelligenza e semplicità per risolvere i problemi legati alle chiamate che le piccole imprese hanno", ha detto Quilici. "Vogliamo diventare il vostro addetto alla reception digitale per aiutarvi a gestire le chiamate, bloccare i blocchi e rendere più facili le chiamate in conferenza".
Mentre certamente guadagna punti per semplicità e facilità d'uso, le conferenze su YouMail possono essere troppo semplici per alcune aziende e mancano di funzionalità più solide come la possibilità di silenziare i singoli chiamanti, vedere chi è presente alla chiamata, ottenere chiamate di qualità vocale HD, condividere documenti o integrare con altri servizi.
Ma se la semplicità è ciò che cerchi, il servizio di teleconferenza di YouMail sembra essere all'altezza. Visita il sito web YouMail per saperne di più.
Immagine: YouMail.com
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