Non importa quanti dipendenti hai. È essenziale creare un sistema di gestione stipendi che razionalizzi la tua capacità di mantenere la tua responsabilità come datore di lavoro. Inoltre, consente di risparmiare tempo e ti aiuta a proteggerti dall'incorrere di costose sanzioni IRS. Una volta che il tuo team ha completato i corsi del libro paga online, è ora di dare un'occhiata a questi otto passaggi che ti aiuteranno a creare una soluzione per i salari per le tue piccole imprese.
$config[code] not foundImpostazione della soluzione di gestione stipendi
Ottieni un EIN
Prima di assumere nuovi dipendenti, è necessario un numero di identificazione dell'occupazione dall'Internal Revenue Services. Questo EIN è in genere chiamato ID fiscale del datore di lavoro. Questo numero è essenziale per poter riportare le imposte e altri documenti importanti all'IRS e quando si riportano informazioni sui dipendenti alle agenzie statali. Contatta direttamente l'IRS o richiedi un EIN online.
Capire se si dispone di ID di stato o locale
Ci sono molte cose che i datori di lavoro devono sapere dalle nuove regole sugli straordinari per decidere se sono necessari o ID di stato o locali. Ogni stato è diverso, quindi controlla con il tuo stato e i governi locali per vedere se sono necessari i numeri di identificazione per elaborare le tasse in cui vivi.
Conoscere la differenza tra appaltatore indipendente e dipendente
Assicurati di comprendere la differenza tra un dipendente e un appaltatore indipendente. Legalmente, la differenziazione tra loro non è sempre facile da decifrare. È essenziale saperlo perché influisce sul modo in cui un datore di lavoro trattiene le imposte sul reddito e trattiene e paga le imposte Social Security e Medicare.
Completa documentazione dei dipendenti
Tutti i nuovi impiegati sono tenuti a compilare il modulo di ritenuta d'imposta sul reddito federale comunemente indicato come W-4. Il dipendente deve compilare e restituire il modulo in modo che i datori di lavoro sappiano che l'imposta federale sul reddito corretta è trattenuta dal suo stipendio.
Seleziona un periodo di pagamento
Anche se è in atto una procedura manuale, è necessario impostare un periodo di pagamento mensile o bimestrale nella maggior parte degli stati. Molti stati preferiscono pagamenti bimestrali. Inoltre, l'IRS impone ai datori di lavoro di trattenere le imposte sul reddito per quel periodo di tempo anche se il dipendente non ha lavorato per l'intero periodo.
Scegli un sistema di gestione stipendi per la tua piccola impresa
L'amministrazione delle buste paga richiede una maggiore attenzione alla precisione, quindi prenditi il tempo per fare ricerche e assicurati di familiarizzare con le molte opzioni disponibili. Prendi in considerazione la possibilità di chiedere ai titolari di attività commerciali i metodi che utilizzano e incoraggiarli a condividere suggerimenti per l'impostazione e la gestione delle buste paga. Avete opzioni per la gestione del libro paga in-house o potete esternalizzarlo. Per alcune aziende, l'outsourcing potrebbe essere la risposta migliore, ma altre aziende potrebbero preferire di tenerlo in casa. Indipendentemente dall'opzione scelta, ricorda che il datore di lavoro è responsabile della segnalazione e del pagamento di tutte le imposte sui salari.
Inizia l'esecuzione del libro paga
Dopo aver raccolto i moduli e le informazioni necessarie, è possibile iniziare il processo di esecuzione del libro paga. In base al sistema di gestione stipendi selezionato, è possibile inserirlo direttamente o fornire le informazioni al proprio commercialista.
Segnala le tasse sugli stipendi
I datori di lavoro sono tenuti a fornire vari rapporti sulle imposte sui salari alle autorità competenti durante tutto l'anno. Se non si è sicuri di ciò che si è tenuti a fare, la guida fiscale dei datori di lavoro dell'IRS può fornire indicazioni chiare sui requisiti di deposito delle imposte federali. Inoltre, la tua agenzia statale può compilarti su specifici requisiti di presentazione delle tasse.
Il processo del libro paga non deve essere un mal di testa, ma richiede un po 'di lavoro e molta attenzione ai dettagli. Assicurati di contattare l'IRS con le domande che hai e diventare esperto nel tenere registri per aiutare il tuo sistema di gestione stipendi delle piccole imprese a funzionare in modo efficiente con meno intoppi.
Quali sono alcuni passaggi che hai preso per aiutare a creare un sistema di gestione stipendi per la tua piccola impresa?
Foto cartella paghe tramite Shutterstock
3 commenti ▼
