Un project manager, PM, è responsabile della gestione delle risorse e del completamento delle attività nei tempi previsti e nel budget. Il PM è anche responsabile della gestione del cambiamento, perché i progetti per natura portano a cambiamenti, grandi o piccoli. I progetti variano in termini di complessità, dimensioni e portata, ma seguire un quadro o una serie standard di metodologie aiuta a portare i progetti a risultati positivi e ben pianificati. Un esempio di un quadro di gestione del progetto può essere trovato nel corpus di conoscenze del Project Management Institute, spesso denominato PMBOK.
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Fino al 90 percento del tempo di un PM può essere impiegato per comunicare. Durante le fasi di avvio del progetto e di pianificazione, le comunicazioni chiariscono e confermano la carta del progetto, la portata e gli obiettivi. Durante l'esecuzione, le comunicazioni tracciano lo stato e le prestazioni e identificano anche i rischi. Alla chiusura del progetto, le comunicazioni informano le parti interessate e gli sponsor del completamento. Per rendere tutte queste comunicazioni più efficaci ed efficienti, il PM sviluppa e distribuisce i piani di comunicazione nelle prime fasi del processo. Questi piani sono progettati per indirizzare aggiornamenti di stato, per mantenere informati i membri del team, gli sponsor e le altre parti interessate e per ottenere le approvazioni necessarie durante tutto il progetto.
Gestione delle aspettative
La comunicazione è anche un aspetto critico della gestione delle aspettative. Il PM stabilisce le aspettative per gli sponsor, i membri del team, i venditori e i clienti del progetto. Quando si definiscono le aspettative, il PM deve creare un ambiente imparziale per facilitare gli obiettivi del progetto. Le responsabilità per la gestione delle aspettative includono la fornitura di informazioni chiare e oneste a tutte le parti interessate. Le comunicazioni devono essere progettate per presentare le informazioni in modo chiaro, accurato e trasparente. Una responsabilità costante per il PM implica il mantenimento di un elevato livello di etica e integrità dall'inizio del progetto alla chiusura.
Pianificazione e pianificazione
Un PM sviluppa una struttura di ripartizione del lavoro, una WBS e una timeline che mostra le attività e le tappe del progetto. La WBS suddivide un grande progetto in deliverable gestibili che possono essere tracciati fino al completamento. Software di gestione del progetto o diagrammi di Gantt di base, grafica a barre utilizzata per mostrare la pianificazione principale del progetto e l'allocazione delle risorse. Il PM deve identificare i fattori di rischio e lavorare con i membri del team per determinare le strategie necessarie per mitigare tali rischi. Nella fase di esecuzione del progetto, il PM gestisce le risorse per il programma.
Gestione delle prestazioni
L'obiettivo di un PM è di consegnare i progetti puntualmente e entro il budget. Per raggiungere questo obiettivo, il PM gestisce e monitora le prestazioni del team e del progetto. Monitorare le attività correnti con uno sguardo al futuro è importante per assicurarsi che tutte le risorse, come membri del team, attrezzature e materiali, siano disponibili quando necessario per supportare la pianificazione principale. Mentre i progetti passano attraverso la fase di esecuzione, il PM monitora le allocazioni delle risorse e i costi del progetto per identificare se tutti i deliverable sono in programma e soddisfano le metriche sul rendimento. Se i problemi vengono identificati, il PM interviene per riportare il progetto in carreggiata.
