Come leader, vuoi una squadra produttiva, quindi ha senso solo rinforzare la tempestività e aiutare i membri del team a stare lontano dalle cattive abitudini di lavoro come la procrastinazione.
La procastinazione consuma la produttività della persona che procrastina. Inoltre, aggiunge stress - stress al procrastinator e al resto della squadra, che deve lottare per recuperare il ritardo per le scadenze mancate.
$config[code] not foundPorta anche a emozioni negative che erodono il lavoro di squadra. Il procrastinatore porta con sé un senso di colpa per non essere tempestivo, e gli altri membri della squadra sentono risentimento per aver dovuto supplire che qualcun altro lasci cadere la palla.
Per non parlare, naturalmente, può danneggiare la linea di fondo della tua azienda. La procrastinazione può portare a clienti insoddisfatti, sanzioni per ritardi e vendite future perse.
Il software offre una soluzione semplice per aiutare il tuo team a rompere l'abitudine di procrastinazione. Ecco 5 semplici modi per utilizzare il software per rompere la procrastinazione e rendere più produttivi voi e il vostro team.
Utilizzare i calendari per il loro più grande potenziale
I calendari digitali sono perfetti per rompere il ciclo di procrastinazione, se li usi nel modo giusto. Incoraggia la tua squadra a provare queste tecniche di calendario (e usale tu stesso per dare l'esempio):
- Blocca un periodo di tempo prestabilito per eseguire un progetto o un'attività importante sul tuo calendario. Se è sul tuo calendario con un'ora o due messi da parte per farlo, sei un passo più vicino del semplice mettere l'attività in una lista di cose da fare.
- Quando si imposta l'avviso del calendario, aggiungere collegamenti a tutti i documenti necessari per l'attività, direttamente nell'avviso del calendario. In questo modo non perdi tempo a cercare i documenti per iniziare o a distrarti.
- Utilizzare calendari condivisi nelle organizzazioni, per evitare di andare avanti e indietro per verificare la disponibilità. Con i calendari condivisi, puoi vedere chi è gratuito. Inoltre, scopri le funzionalità del tuo programma di calendario per trovare piccoli hack che semplificano la pianificazione. Ad esempio, i calendari di Outlook hanno qualcosa chiamato Scheduling Assistant che può rendere più rapida la configurazione della riunione.
Risciacquo e Ripeti: Modelli, Modelli, Modelli
Nulla favorisce la procrastinazione come guardare uno schermo vuoto chiedendo da dove cominciare per il prossimo progetto. Un modello ti allontana più velocemente da attività come scrivere un rapporto, creare una presentazione o creare un programma per le riunioni.
Esistono due tipi di modelli. Uno è modelli generici che è possibile trovare online o anche nella suite Office che si sta utilizzando. Office 365, ad esempio, ha molti modelli gratuiti in vari moduli come fogli di calcolo e presentazioni.
Un altro tipo di modello sono quelli specificamente creati per la tua attività. Nel tempo costruirai modelli per presentazioni di vendita, rapporti e altro ancora. La chiave è assicurarsi che tutti possano trovarli quando ne hanno bisogno. Crea una libreria di template centrale e incoraggia tutti a usarla. Con le cartelle condivise e lo storage di file cloud è semplicissimo configurarlo.
Tick Tock: utilizza i timer di gestione del tempo
A volte la procrastinazione è aiutata e incoraggiata spendendo troppo tempo in compiti non importanti. Aiuta il tuo team a capire come allocare meglio il proprio tempo, a spenderlo nelle attività più urgenti e più importanti.
Ecco dove può essere d'aiuto qualcosa di semplice come un timer. Se qualcuno della tua squadra ha la tendenza a passare troppo tempo a leggere e-mail non importanti, o lasciare che le riunioni vengano ignorate, un timer può aiutare a risparmiare minuti che si accumulano in ore nel corso di una settimana.
Ho scoperto che essere più consapevole del tempo ha effetti sorprendenti. Fino a quando non ho iniziato a monitorare, non mi ero reso conto di quanto tempo fosse sprecato in compiti di bassa importanza.
Windows 10 ha un'app gratuita per il timer integrata. Puoi anche trovare app timer sul Web o semplicemente utilizzare il timer e l'allarme sul tuo smartphone.
Modifiche istantanee: collabora su documenti condivisi
Supponiamo che tu abbia un comunicato stampa che vuoi far esaminare ad alcuni membri del tuo team prima che si diffonda su Internet. Cercare di convincere tutti coloro che hanno bisogno di dare il proprio contributo per esaminarlo e rispondere può richiedere del tempo, specialmente per i procrastinatori della tua squadra.
Qui, il cloud viene in soccorso sotto forma di documenti cloud condivisi.
Sapevi che puoi collaborare a Word utilizzando una funzione che ti consente di essere co-autore in tempo reale? Puoi tenere traccia delle modifiche carattere per carattere quando qualcun altro sta lavorando al documento. In questo modo, puoi riunire tutti in una chiamata e raccogliere rapidamente tutti gli input in tempo reale, evitando la tendenza di alcuni a procrastinare.
Microsoft Office 365 offre anche i team di piattaforme audio e video HD multipartitiche in modo che il tuo gruppo possa discutere di numeri, campagne e progetti da diverse posizioni. Se hai un cliente che vuole ricucire idee per la loro ultima campagna insieme, mette tutti sulla stessa pagina online.
Planner è stato creato appositamente per Office 365. Funziona su tutti i tuoi dispositivi. Puoi aggiungere file, compiti e persino parlare con il team, indipendentemente da dove si trovino. Le notifiche e-mail facilitano l'identificazione dei membri del team quando hanno ricevuto una nuova attività. Planner coinvolge tutti e li tiene aggiornati su eventuali sviluppi.
Office 365 Video è un'altra opzione per evitare procrastinare. Il caricamento e la condivisione di contenuti video tramite la tua azienda danno un volto e un'azione dal vivo a note e direttive scritte.
Utilizzare un assistente virtuale come Cortana
Ecco un altro hack procrastination-avoidance: usa un assistente virtuale per prendere appunti e fare ricerche per il tuo prossimo progetto. Ad esempio, è possibile utilizzare Cortana per dettare verbalmente alcune note per quel grande report e salvarle in OneNote. A volte è molto più facile iniziare se si inizia con piccoli passi, come dettare alcune note di cose da includere in un rapporto.
Puoi anche usare Cortana per fare conversazione in rete per un progetto. Lo fa sentire meno come un lavoro laborioso e più come una semplice discussione, se si utilizza qualcosa come Cortana per cercare le cose.
Come hanno dimostrato questi esempi, ci sono molti modi per utilizzare la tecnologia per iniziare ed evitare la procrastinazione. Allora, cosa stai aspettando? Inizia a utilizzare alcuni di questi strumenti!
Al momento della stesura di questo articolo, Anita Campbell partecipa al programma Microsoft Small Business Ambassador.
Man at Laptop Photo tramite Shutterstock
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