Le operazioni aziendali vengono sempre più eseguite tramite riunioni online.
L'equipaggiamento diventa allo stesso tempo più facile da usare, con integrazioni continue e funzioni più sofisticate e potenti. Anche le persone in transito possono fermarsi a una sosta o trovare un posto tranquillo e partecipare a una conferenza online dalla comodità del proprio smartphone.
Le soluzioni di Business Web conferencing sono economiche, spesso vanno da $ 20 al mese fino a $ 40 al mese per un pacchetto di servizi ricco di funzionalità. Secondo una tabella fornita da Getvoip.com, un consulente di comunicazione Web, la maggior parte dei fornitori di servizi telefonici VoIP offrirà anche soluzioni di videoconferenza come add-on per una tariffa mensile che va da $ 5 al mese a $ 15 al mese.
$config[code] not foundLe conferenze via Web possono essere una rivelazione - o una grande perdita di tempo per alcune organizzazioni se non implementate correttamente. Le meraviglie tecnologiche saranno inutili se gli incontri basati sul Web sono disorganizzati, troppo lunghi, troppo brevi, meandri o in altri modi inefficienti e inefficienti. In altre parole, gli attributi di un buon incontro tenuti quando tutti sono nella stessa sala conferenze devono essere mantenuti, nel miglior modo possibile, in un formato di conferenza Web.
Mary Polley-Berte di SyberWorks ha offerto un elenco completo di suggerimenti per le conferenze Web. Ecco alcuni dei suoi suggerimenti per rendere le tue conferenze sul Web un successo:
- Essere molto attenti nella produzione di diapositive di PowerPoint. Devono essere avvincenti e on-point.
- Avere una persona "go-to" chi è l'obiettivo principale quando si organizza l'incontro.
- Fai sapere ai partecipanti cosa verrà affrontato durante l'incontro.
- Prova e prova la presentazione prima della riunione.
- In generale, assicurati tutti coloro che sono coinvolti nella conduzione della conferenza Web hanno familiarità con la tecnologia che verrà utilizzata.
Alcuni dei suggerimenti successivi di Polley-Berte - ce ne sono altri 23 - sono molto utili. La linea di fondo è che la tecnologia di conferenza Web è ancora agli stadi iniziali, ma le chiavi per utilizzarla in modo ampio ed efficace si basano sul buon senso vecchio stile.
Esther Schindler del CIO copre parte dello stesso terreno di Polley-Berte. Ma il suo unico giro e intuizione fanno sì che i suoi pensieri ne valgano un'altra.
Schindler suggerisce che inviare un'informazione prima di una teleconferenza è più importante che farlo per una riunione interna. Le regole di base sono importanti a causa della natura delle teleconferenze Web. Aggiunge che il controllo stretto è d'obbligo. Le persone che partecipano alle conferenze Web sono passibili di tutte le distrazioni di un ufficio a casa o di Starbucks. Quindi, la disciplina mentale è estremamente importante.
È anche importante non cadere preda della sindrome "fuori dalla vista, lontano dalla mente". Nelle riunioni ibride, in cui la maggior parte delle persone si trova in una posizione, ma i numeri significativi assistono da remoto, si tende a dimenticare chi non è nella stanza. Un approccio strutturato al procedimento è un passo importante nella prevenzione di questo.
La Humbolt State University, in un pezzo non allineato, esamina le conferenze via Web dalla settimana prima, durante e dopo i punti panoramici. Ci sono più suggerimenti per ogni periodo di tempo. Ecco i migliori di ciascuno:
- Prima: Anticipare le probabili domande dei partecipanti e preparare le risposte; fornire un ordine del giorno e creare una chiara comprensione dell'obiettivo della conferenza.
- Durante una corsa a secco: Utilizzare i computer che verranno utilizzati durante l'evento per assicurarsi che abbiano il software appropriato e funzionino correttamente; includi tutti i relatori e i moderatori nella corsa a secco in modo che tutti sappiano cosa deve essere fatto.
- Il giorno della sessione: Usa un'agenda dettagliata; iniziare la sessione online 30 minuti prima dell'evento.
- Durante la sessione: Invitare i partecipanti a presentarsi tramite chat ha il duplice scopo di familiarizzarli con la tecnologia e mantenerli coinvolti; passare attraverso l'agenda e fare un controllo del suono.
- Dopo la sessione: Rivedere qualsiasi registrazione come modo per migliorare in tutti gli aspetti dell'esecuzione di una conferenza Web; pubblica un link alla registrazione da cui i partecipanti e gli altri possono trarne beneficio.
Il Dr. Tony Karrer di eLearning Technologies ha anche offerto un elenco di passaggi che aumenteranno le probabilità di organizzare una conferenza Web di successo. L'articolo non è nuovo, ma ha un consiglio che è ancora molto rilevante. Alcune delle importanti intuizioni di Karrer:
- Non pianificare una partecipazione ad hoc dai partecipanti. Disegnali in. Se la gente inserisce volontariamente, considerala un bonus.
- Se è lungo o sessione multipoint, design in pause.
- Se la conferenza Web si estende su fusi orari - soprattutto a livello internazionale - pianificare con molta attenzione.
- Incoraggiare la gente chi presenterà su argomenti correlati o durante lo stesso pannello per comunicare tra loro prima dell'evento.
Le conferenze Web offrono enormi vantaggi. Allo stesso tempo, sono ad alta intensità di preparazione. Molte delle cose che accadono naturalmente in una riunione basata sui locali, come le conversazioni estemporanee durante le pause caffè e la capacità delle persone di leggere i segnali verbali degli altoparlanti, sono del tutto o in gran parte assenti. Rimediare a questo è difficile, ma non impossibile.
VOIP Conference Photo tramite Shutterstock
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