Con tutto il rumore di e-mail, testi, segreteria telefonica, riunioni di persona e altre distrazioni, è tutt'altro che facile lavorare con la tecnologia.
Le applicazioni basate sul Web promettono di rendere più semplice e conveniente per i proprietari di piccole imprese ottenere risultati. Smartsheet potrebbe aver infranto il codice su come ottenere di più con il suo servizio di collaborazione online.
Potresti fare la stessa domanda che ho fatto: che cosa significa in realtà la collaborazione online del progetto? È semplice come condividere un file o c'è dell'altro e perché dovrei farlo io, come un piccolo imprenditore? Continuare a leggere.
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Di solito inizio con una panoramica del prodotto come suggerito dallo screenshot della home page sopra, ma questa volta vorrei suggerire di fare clic sulla terza scheda "testimonials" per leggere cosa pensano i clienti di Smartsheet. Francamente, spesso guardo le testimonianze con sospetto, ma questi casi studio hanno risposto perché e come gli altri stanno usando il servizio.
Questa sezione ha risposto rapidamente alle mie domande su come sarei stato in grado di utilizzare Smartsheet. Non ho trovato parole di vendita. I clienti parlano di come usano Smartsheet per gestire i loro progetti e persino le loro operazioni aziendali. Gli esempi sono stati così ben realizzati che mi hanno motivato a fare clic per la prova gratuita. Mi è particolarmente piaciuta quella dell'associazione di rete Virtual Assistant (VA) con i suoi 10.000 assistenti.
Risparmia tempo (che si traduce ugualmente come Salva denaro)
Molte applicazioni SaaS (software-as-a-service) mirano a rendere l'esperienza utente semplice ed elegante. Smartsheet lo fa, ma hanno fatto un ulteriore passo avanti nel mio libro e hanno incluso questi piccoli consigli (che è possibile disattivare) e alcuni indicatori per aiutarti a capire cosa fare.
Subito dopo esserti iscritto, vieni indirizzato a una pagina di esempio con piccole caselle di aiuto su tutto lo schermo. A prima vista, questo screenshot è occupato, ma dopo aver impiegato solo un secondo per orientarti, scoprirai subito che la maggior parte è statica e che i "prossimi" passaggi si verificano nella casella "Welcome to Smartsheet" sulla destra. Da quella schermata introduttiva, sei in grado di navigare e iniziare. Ho cliccato su "Vedi modelli di esempio" perché volevo vedere la gamma di cose che potevo fare. Ci sono 119 modelli nella galleria e da lì puoi avviare quasi ogni tipo di progetto o processo.
Per un rapido accorgimento, apprezzo quando un'azienda fa ciò che dice che farà. Sulla pagina di registrazione, Smartsheet promette un "60 Second Sign-up" che onestamente impiega solo 15 secondi e sono stato installato e funzionante.
Insieme a questo, non è richiesta alcuna carta di credito per effettuare la prova gratuita. La maggior parte delle aziende cerca di acquisire le informazioni della tua carta.
Qualcos'altro che mi è veramente piaciuto: Smartsheet ti consente di essere il proprietario / gestore del "foglio" per coinvolgere i contributori senza aver mai richiesto loro di accedere all'applicazione. Durante la mia prova, i miei clienti e amici non hanno dovuto registrarsi, anche se alcuni di loro potrebbero vederlo una volta.
Gestire tutto
Con Smartsheet, posso assegnare un'attività a qualcuno nel mio team e chiedere che aggiornino lo stato di quell'elemento in Smartsheet. In una parte del mio test, ho richiesto a un membro del team di cambiare il "nome dell'attività". Quella persona ha ricevuto un'e-mail da me e quindi quando hanno completato l'articolo, ricevo un'email di conferma che è stata completata e che cosa è stato inserito (che è evidenziato in giallo). Posso selezionare di ricevere tutti questi aggiornamenti o meno.
Posso allegare i file a una riga specifica del foglio che mi consente di gestire il mio progetto dal Web e che il mio team possa accedervi. Se vuoi che qualcuno ottenga quel documento, non invii loro il file vero e attendi mentre apportano le modifiche. Inviate loro un link per il download alla posizione Smartsheet in cui risiede la versione più aggiornata. Quando si modifica e aggiorna il documento, si memorizza la versione più recente, così come le versioni precedenti, in questa unica posizione.
Cosa potrebbe fare meglio
Nessuna applicazione è perfetta e in Smartsheet mancano alcune cose. Non esiste una funzione di ricerca, ma ho sentito che arriverà molto presto. Sarebbe anche ideale per vedere un modo per raccogliere contenuti web tramite un modulo web nell'app, da un sondaggio, per esempio.
L'ultima sfida che vedo è sovraccarico di funzione / funzionalità per l'utente. Questa è una cosa buona e cattiva. L'applicazione è ricca di funzionalità, ma può essere intimidatoria da utilizzare perché non sai cosa fare prima. I modelli predefiniti risolvono alcuni di questi aspetti, per fortuna.
Quello che stai cercando di fare con un servizio come Smartsheet è far risparmiare tempo a passare informazioni tra dipendenti e team e tenerlo invece in un posto. Concettualmente, questo dovrebbe rendere gli affari più facili. Come manager, ora posso impostare avvisi che mi avvisano quando qualcuno apporta una modifica o aggiunge nuove informazioni o svolge il lavoro. Questo potrebbe essere più informazioni ed e-mail da gestire, ma lo rendono user-friendly e posso impostare quanto spesso e cosa voglio vedere in un avviso.
Mentre molti confrontano Smartsheet con un foglio di calcolo, è molto più di questo. È una posizione online centralizzata per creare e gestire progetti e processi. Ulteriori informazioni su Smartsheet.
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