Come supervisionare il personale nelle sedi remote

Viviamo in un'economia globale. In questi giorni, il tuo staff o i rapporti diretti potrebbero non trovarsi nello stesso edificio in cui lavori. Potrebbero non essere nemmeno nella stessa città, stato o paese. Tuttavia, come loro manager o supervisore, sei ancora in ultima analisi, responsabile della gestione e del monitoraggio delle loro prestazioni, occupandosi di eventuali problemi che sorgono e gestendo l'amministrazione delle retribuzioni - tutto da lontano.

Assicurati che sia disponibile una descrizione del lavoro scritta per ciascun dipendente che supervisiona. Invia a ogni dipendente una copia della descrizione del lavoro per assicurarti di avere le stesse aspettative per le mansioni e le prestazioni lavorative.

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Avvia un file per ogni dipendente. Includere una copia della descrizione del lavoro di quel dipendente, il suo record personale da eventuali precedenti manager, precedenti valutazioni, record di presenze e qualsiasi altra informazione pertinente.

Una visita di prima mano nell'ambiente di lavoro del dipendente è il modo migliore per avere un'idea reale di ciò che fa l'impiegato e delle sfide che può affrontare. Ti dà anche l'opportunità di conoscere il dipendente a un livello più significativo, di incontrare il resto del personale con cui il dipendente interagisce regolarmente e di formare un qualche tipo di legame con il dipendente. Questa è anche un'opportunità per il dipendente di conoscerti, il tuo stile di gestione e la tua personalità.

Acquista il pranzo del tuo dipendente quando visiti e trascorri un po 'di tempo in un ambiente di lavoro sociale fuori dall'ufficio. Conoscerlo come persona, scoprire le sue simpatie e antipatie, discutere le sue aspirazioni future con la compagnia e dargli l'opportunità di farti delle domande. Condividi qualcosa su di te per stabilire una connessione tra voi due.

Scatta una foto del tuo dipendente da portare nel tuo ufficio con te. Pubblicalo su una bacheca o appendilo alla tua scrivania, così lo vedrai spesso e ricorderai la persona dietro la voce al telefono o le comunicazioni e-mail che scambi.

Fai sapere al tuo dipendente che vuoi mantenere aperte le linee di comunicazione. Può chiamare o inviare una e-mail in qualsiasi momento con domande, dubbi o solo notizie e aggiornamenti su ciò che accade nel suo ufficio. Scopri se il suo mezzo di comunicazione preferito è il telefono o l'e-mail, o forse la videoconferenza. Onora la sua preferenza quando comunica con lui.

Comunicare spesso con il proprio dipendente - sul lavoro e su altre questioni che è possibile condividere con il dipendente intorno al refrigeratore se si trovasse nel proprio ufficio. Rimani accessibile. Invita il tuo dipendente a ricambiare se è a suo agio nel farlo. Chiama solo per chiedere come stanno andando le cose di tanto in tanto e per chiedere se ha qualche preoccupazione o qualsiasi cosa tu possa aiutarlo. Non si tratta solo di una voce cattiva notizia dall'altra parte del telefono - uno di quei manager che contatta i propri dipendenti solo quando qualcosa non va o per fornire una direttiva specifica.

Pianifica visite regolari (almeno annuali o due volte all'anno) presso la sede remota di ciascun dipendente per mantenere la tua relazione. Troppo tempo tra le visite fisiche può far sentire il dipendente lasciato fuori o dimenticato, non importante per te e per l'azienda.

Comunicare con le altre persone con cui il tuo dipendente interagisce a livello locale occasionalmente per scoprire come stanno andando le cose dal loro punto di vista, come è la loro esperienza con il tuo dipendente e per aiutare a valutare le prestazioni dei tuoi dipendenti dal loro punto di vista.

Informati sui possibili problemi, reclami dei clienti o problemi che potrebbero dover essere risolti nel tentativo di scoprire cosa sta succedendo e migliorare la situazione. Fai domande e ottieni la visione del dipendente della situazione. Non dare per scontato il peggio. Ottieni i fatti di cui hai bisogno per formare un punto di vista più obiettivo se puoi, piuttosto che limitarti a prendere il "reclamo" di una persona come vangelo.

Ricorda che le comunicazioni via e-mail possono a volte essere interpretate in modo errato, quindi scrivi attentamente i tuoi messaggi.

Valuta regolarmente le prestazioni del tuo dipendente - sia le prestazioni misurabili che le valutazioni soggettive delle prestazioni. Fategli sapere cosa aspettarsi da voi e quando aspettarlo in termini di valutazione delle prestazioni (vale a dire, sarà annualmente, ogni sei mesi o in un altro intervallo, le valutazioni delle prestazioni saranno correlate agli aggiustamenti salariali o ai bonus ecc.).

Lodate il vostro dipendente quando la sua esecuzione lo garantisce o fa qualcosa al di sopra e al di là della sua descrizione del lavoro. Riconoscerlo in qualche modo tangibile come una nota personale o un piccolo regalo che puoi inviare per posta.

Cerca di capire il tuo dipendente e il suo lavoro e di aiutarlo a crescere e svilupparsi all'interno della sua posizione attuale o dell'azienda. Ricorda che il suo successo - e il successo di tutti i tuoi dipendenti - ha un impatto diretto sul tuo successo come manager.