Che cos'è Kanban e in che modo può avvantaggiare la tua attività?

Sebbene la tecnologia digitale abbia semplificato molti dei modi in cui lavoriamo, ha anche introdotto complessità nel flusso di lavoro delle operazioni quotidiane. La gestione efficace di queste complessità è stata una delle molte ragioni per le quali gli sviluppatori di software hanno iniziato a utilizzare Kanban.

Oggi Kanban è utilizzato da tutti, dai liberi professionisti alle piccole imprese e alle aziende globali di tutto il mondo.

Cos'è il Kanban?

La storia

Kanban è stato sviluppato da un ingegnere industriale Toyota di nome Taiichi Ohno negli anni '40 per rimuovere i colli di bottiglia nel processo di produzione. Era in parte ispirato dal modo in cui i supermercati gestivano il loro inventario sui loro scaffali.

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Ohno ha tradotto ciò che i supermercati hanno fatto per spostare le scorte facendo in modo che il processo di produzione di Toyota corrisponda al consumo di materie prime e ai livelli di produzione o di inventario.

Kanban, che significa cartelli / tabelloni in giapponese, è stato applicato utilizzando le carte per mostrare il processo di produzione sul pavimento della fabbrica. Semplicemente guardando le carte, il magazzino è stato in grado di rifornire le materie prime prima che finisse, in modo che la produzione potesse continuare a funzionare.

Il magazzino ha anche utilizzato il sistema per assicurarsi che non si siano esauriti i materiali, il che si è tradotto in una società complessivamente più produttiva.

In parole povere Kanban usa segnali visivi per indicare lo stadio di ogni processo. Può essere qualsiasi cosa, dalla tua agenda personale per il mese a un progetto con squadre di centinaia di persone sparse in tutto il mondo.

Usando Kanban

Kanban ha una struttura semplice di tre colonne taggate con To-Do, Doing e Done. Ma non lasciarti ingannare dalla semplicità, perché è altamente flessibile e può essere adattato per affrontare qualsiasi progetto di dimensioni.

Puoi creare più colonne e assegnare tag diversi per soddisfare la tua organizzazione o un particolare progetto. Tuttavia, è importante tenere a mente i sei principi del Kanban.

Loro sono:

Visualizzazione - Rendi visibili tutti gli aspetti del progetto. Nascondere rallenta il processo e vanifica lo scopo di utilizzare il sistema.
Limitazione dei lavori in corso - Limitare il flusso di lavoro in ciascuna fase del work-in-progress per evitare colli di bottiglia.
Gestione del flusso: monitora e segnala ogni stato nel flusso di lavoro per mantenere le cose senza intoppi.
Rendere esplicite le politiche - Assicurarsi che tutti gli interessati abbiano una comprensione esplicita delle politiche. Ciò significa nessuna razionalizzazione soggettiva, che può rallentare i processi.
Utilizzando i cicli di feedback, Kanban utilizza cicli di feedback per effettuare aggiustamenti confrontando i risultati attesi con i risultati effettivi. Usa la riunione in piedi; la revisione della consegna del servizio; la revisione delle operazioni; e le pratiche di revisione del rischio per il feedback.
Evoluzione collaborativa o sperimentale - Kanban cerca sempre di apportare piccoli miglioramenti incrementali che possono avere un impatto sull'organizzazione nel suo complesso e su scala. Il sistema ti consente di tracciare e comprendere le tue inefficienze perché ogni processo è chiaramente identificato e documentato.

Comprendere e implementare questi principi assicurerà che il sistema Kanban funzioni come previsto.

Benefici del Kanban

Kanban introduce un nuovo livello di efficienza in un progetto perché ti consente di vedere dove si trova il tuo progetto in un dato momento. È possibile approfondire ulteriormente e vedere chi sta facendo cosa, cosa dovrebbe fare ogni membro della squadra e cosa hanno bisogno di andare avanti.

Il sistema Kanban è facile da implementare, riduce gli sprechi, migliora la comunicazione, risolve i problemi più velocemente e migliora la qualità dell'output.

Implementare Kanban

Kanban può essere implementato con una scheda fisica o utilizzando la tecnologia digitale, che è più efficiente.

Trello è una delle più popolari applicazioni di gestione dei progetti basate sul web che utilizzano il sistema Kanban. La società offre un livello gratuito insieme a edizioni aziendali e aziendali con più funzionalità. Ma al suo interno, il sistema Kanban viene utilizzato su tutta la linea per gestire i tuoi progetti.

Alcuni altri fornitori che utilizzano sistemi basati su Kanban includono Asana, Jira, Kanbanachi, Zenkit e altri.

Questo è un esempio di una scheda Kanban creata per scrivere questo articolo usando Trello.