Se hai a che fare con un collega il cui comportamento è abbastanza grave da giustificare un reclamo, fai scrivere il tuo reclamo il più presto possibile e nelle mani delle persone che possono aiutarti. Come con qualsiasi corrispondenza commerciale o lettere di reclamo, la lettera dovrebbe dichiarare i fatti senza ricorrere a dichiarazioni di nomi o sentimentali.
Esaminare i protocolli sul posto di lavoro
Guarda il manuale del tuo dipendente prima di iniziare a scrivere, a scoprire se esiste già un protocollo per i reclami dei collaboratori. In alcuni casi è necessario compilare un modulo interno o ti verrà richiesto di indirizzare la lettera a una determinata persona all'interno dell'azienda. A volte è il tuo supervisore diretto, ma potrebbe anche essere il responsabile delle risorse umane dell'azienda. Se il problema riguarda qualcosa di illegale, come molestie sessuali o attività illegali, documenta tutti gli incidenti a cui hai assistito, nel caso in cui tu abbia bisogno di condividerli in seguito.
$config[code] not foundRivedere il problema
Prima di scrivere, anche pensa a cosa sarà interessato al destinatario - che nella maggior parte dei casi è la salute e la produttività dell'azienda. Se il collega è impegnato in comportamenti fastidiosi, non è sufficiente dire al destinatario che il tuo collega sta facendo qualcosa di fastidioso. Invece, scrivi su come quel fastidioso comportamento colpisce te o il posto di lavoro. Ad esempio, se ti riesce difficile completare il tuo lavoro in modo tempestivo, ciò influenzerà la produttività generale dell'azienda. Se riesaminate il problema e scoprite che il comportamento del collega non sta effettivamente influenzando la produttività o la salute generale dell'azienda, potreste scoprire che la lettera di reclamo non è necessaria, ricorda l'esperto di gestione aziendale Alison Green del rapporto USA e notizie degli Stati Uniti.
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingDichiari i fatti
Inizia la lettera con qualcosa come "Ti sto scrivendo per informarti di un problema che sta influenzando la produttività dell'ufficio". Questo attirerà l'attenzione del destinatario. Poi indicare i fatti del problema, fornendo abbastanza dettagli per dare al destinatario un'idea di cosa sta succedendo, ma non così tanti dettagli che si impantanerà. Anche concentrarsi sulle affermazioni "I", suggerisce Marie G. McIntyre, la tua coach dell'ufficio, che parla di come il problema ti riguarda invece di parlare solo del comportamento del collega. Mantieni questa sezione su uno o due paragrafi; un resoconto sintetico del problema è il modo migliore per andare, dice Green.
Chiedi una risoluzione
Nell'ultimo paragrafo della lettera, discuti di quello che hai fatto per provare a risolvere il problema. Per esempio, se hai parlato personalmente con il collega, menzionalo. Poi chiedere l'aiuto del destinatario nel risolvere il problema. Questo è preferibile a una domanda, in quanto sembrerà meno un pisello e più come se steste cercando una soluzione collaborativa. Alla fine, firma la lettera cordialmente e includi una data in alto o in basso in modo da avere una registrazione definitiva di quando hai tentato di risolvere il problema. Nel migliore dei casi, il tuo capo o responsabile delle risorse umane si prenderà cura del problema da lì.
