La misurazione del tempo degli impiegati ha fatto molta strada dai giorni in cui il personale avrebbe timbrato manualmente le carte del tempo e le avrebbe consegnate.
Grazie alle meraviglie della tecnologia cloud, è ora possibile monitorare l'attività dei dipendenti, registrare le informazioni sul tempo investito in determinati progetti e produrre report significativi per darti un'idea chiara di ciò che accade nella tua piccola azienda.
Il software di monitoraggio del tempo è utile per tutti i tipi di aziende, dalle piccole startup alle grandi imprese. Queste applicazioni sono un ottimo investimento per molti tipi di aziende, che si tratti di contabilità e contabilità, costruzione, hotel, servizi di pulizia, impianti idraulici e di riscaldamento, vendita al dettaglio o qualsiasi altra industria in cui l'attività di monitoraggio del team e le spese di gestione sono fondamentali per la tua attività.
$config[code] not foundLe applicazioni di monitoraggio del tempo sono utili per l'intero team per il monitoraggio del tempo, l'elaborazione delle buste paga e la gestione di importanti processi amministrativi. Una buona app per il monitoraggio del tempo è scalabile e può essere utilizzata a diversi livelli (ad esempio campo o personale interno, team manager, risorse umane, buste paga) per risparmiare tempo e denaro e fornire informazioni più chiare sui progetti. I datori di lavoro traggono vantaggio dal sapere come viene utilizzato il tempo, mentre i dipendenti possono rilassarsi sapendo che verranno pagati ogni minuto in cui lavorano.
Tipi di software di monitoraggio del tempo
Il software di monitoraggio del tempo è disponibile in diverse forme e dimensioni. Alcuni vengono come moduli all'interno di app di contabilità e fatturazione come FreshBooks, in cui i dipendenti possono registrare le ore da qualsiasi luogo e generare automaticamente fatture tramite il software.
Allo stesso modo, un software di gestione di progetti online completo includerà spesso funzionalità di tracciamento del tempo. Mavenlink, ad esempio, offre il monitoraggio del tempo e il supporto dell'approvazione, consentendo la fatturazione senza sforzo e la registrazione delle attività in un ambiente focalizzato sul progetto.
Se non si dispone di un modulo di tracciamento del tempo all'interno del proprio software aziendale esistente, esistono numerose applicazioni di monitoraggio del tempo autonomo. Molti di questi hanno prove gratuite, quindi sono l'ideale se vuoi guardarti intorno per qualcosa che si adatta al tuo budget.
Scegliere il miglior software di monitoraggio del tempo
Quando stai ricercando quale applicazione usare, ci sono molte funzioni a cui prestare attenzione. Ovviamente, dovrai pensare a quali di queste funzionalità sono eccedenti rispetto alle tue esigenze, ma il miglior software di monitoraggio del tempo servirà la maggior parte o tutte le seguenti funzioni:
Monitoraggio del tempo
La capacità di monitorare il tempo di entrambi i dipendenti orari e salariati è lo scopo principale di un'applicazione di monitoraggio del tempo. Se si dispone di personale sul campo, cercare un servizio che offra l'ingresso / uscita del clock multi-dispositivo. Alcune soluzioni, come Vericlock, offrono la possibilità di eseguire il pugno tramite SMS o SMS o tramite un'app per smartphone, ad esempio.
Il supporto offline è indispensabile se si dispone di personale che lavora in luoghi in cui l'accesso a Internet è limitato o non disponibile. Alcuni strumenti di monitoraggio del tempo, tra cui TSheets, offrono funzionalità GPS, in modo da poter monitorare fisicamente ciò che è il personale sul campo.
Molti strumenti ti offriranno la possibilità di impostare avvisi per ricordare ai tuoi dipendenti di entrare e uscire dall'orologio, e una funzione di salvaguardia per il blocco automatico di quei dipendenti che non dovrebbero essere sincronizzati.
Schede attività
La gestione della scheda attività è una parte importante di un'applicazione di tracciamento del tempo. Il software che consente di dividere i fogli di lavoro per progetto è l'ideale, perché semplifica il processo di fatturazione. Quando si sceglie una soluzione, prestare attenzione ai flussi di lavoro di approvazione.
Idealmente, si desidera una soluzione che consenta a un project manager o un responsabile di reparto di approvare o rifiutare una scheda attività in modo rapido e semplice. Timesheets.com è un esempio di una soluzione che ti permette di fare proprio questo. Molte applicazioni ti inviano avvisi via email quando è stata inviata una scheda attività o una spesa.
Il controllo straordinario è un altro aspetto del software di monitoraggio del tempo che può semplificarti la vita e risparmiare denaro. Molte delle migliori applicazioni offrono avvisi sugli straordinari, che possono avvisare un manager quando un dipendente sta facendo il check-up. Questo può aiutarti a evitare di pagare costosi straordinari nei casi in cui potrebbe non essere necessario.
Gestione di progetto
Il miglior software di tracciamento del tempo ti consentirà di monitorare le risorse del progetto e tenere traccia delle attività, e alcune ti permetteranno di aggiungere note di progetto alle attività in modo che tutte le persone coinvolte si trovino sulla stessa pagina.
Il supporto per la registrazione delle spese fatturabili e non fatturabili e per la creazione di fatture sono altre funzionalità utili che alcuni strumenti di tracciamento del tempo, come Replicon, ad esempio, includono e aiutano a colmare il divario tra la gestione del progetto e il libro paga.
Rapporti
Il reporting è un vantaggio cruciale di un'applicazione di tracciamento del tempo automatizzata. Un buon software come Toggl ti consente di generare un'ampia varietà di report diversi per aiutare un manager a ottenere informazioni su cose come il tempo impiegato, le spese e le fatture. I report possono generalmente essere personalizzati, consentendo all'utente di definire esattamente quali informazioni vogliono essere incluse nei report. Sebbene il software possa raccogliere tutti questi dati, è molto importante che i manager abbiano la formazione adeguata per essere in grado di analizzare e interpretare i dati nel modo più efficace.
Assicurati che l'app di rilevamento del tempo selezionata includa la possibilità di esportare o stampare i report in modo che possano essere condivisi facilmente con i capi o i dipendenti.
Aiuto e supporto
Mentre è imperativo che tu scelga una soluzione di monitoraggio del tempo che sia affidabile e facile da usare da parte di tutti i membri dell'azienda, è anche fondamentale che tu cerchi il servizio di assistenza clienti di un'applicazione prima di selezionarne uno.
I migliori dovrebbero offrire supporto via email, telefono e live chat in modo da poter risolvere rapidamente i problemi con il software durante la fase di integrazione e risolvere rapidamente eventuali problemi.
integrazioni
Un fattore importante da considerare quando si seleziona un'applicazione di tracciamento del tempo è prestare attenzione alle sue integrazioni. Le integrazioni sono fondamentali perché consentono di sincronizzare l'applicazione di tracciamento del tempo con i dati di altri software aziendali già in uso.
Cerca un software di monitoraggio del tempo che offra integrazione con i pacchetti che utilizzi per le buste paga, il CRM, la contabilità, la gestione dei contenuti, la gestione dei progetti e l'ERP, e potrai sfruttare la funzionalità di monitoraggio del tempo in questi.
Prenditi il tempo necessario per ricercare tutti questi fattori quando scegli il miglior software di tracciamento del tempo, e il risarcimento sarà un aumento della produttività dei dipendenti, un migliore controllo delle buste paga e una maggiore accuratezza della fatturazione. Ciò che significa in termini reali, in poche parole, è un risparmio sui costi per la tua piccola impresa.
Foto dell'orologio di fabbrica tramite Shutterstock
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