Un ufficio ben organizzato consente di risparmiare tempo e rende più felici voi e colleghi più felici.
Dovermi guadare attraverso pile di carte, cassetti disordinati, fili aggrovigliati e scatole di roba in giro, potrebbe non sembrare un grosso problema, ma è un vero fardello fisico quando consideri il tempo speso a caccia di cose che dovrebbero essere facili da trovare, ma non lo sono. I file elettronici disordinati e la confusione sono altrettanti problemi.
$config[code] not foundPoi c'è il fardello mentale. Che tu lo realizzi consapevolmente o meno, il disordine potrebbe mettere in risalto tutti.
Ecco 21 modi per organizzare i tuoi spazi di lavoro fisici ed elettronici.
Scaricalo dal pavimento
Vai verticale con librerie e scaffali. Spesso finiamo lo spazio desktop o lo spazio del pavimento. Lo stoccaggio verticale fa un uso più efficiente dello spazio e mette più a livello degli occhi.
Creare "Centri di attività"
Metti tutto il necessario per completare un'attività in una zona, specialmente se fai un'attività regolarmente. Eviterete di perdere tempo a cercare e assemblare ciò di cui avete bisogno. Ad esempio, le forniture e gli strumenti di imballaggio e spedizione dovrebbero essere in un'area. Oppure crea una mensola per gli oggetti che porti con te quando viaggi, come la valigetta da viaggio, le maniche in neoprene e i caricabatterie portatili.
Archivialo, analizzalo, distruggilo
Non utilizzare il desktop come casella di posta in arrivo, poiché la carta critica (come i controlli!) Può andare persa. I contratti firmati e gli altri articoli che si desidera conservare in formato cartaceo devono essere archiviati immediatamente. Scansione di qualsiasi altra cosa in forma digitale. Distruggi, scarta o ricicla la carta.
Una cartella per tutto
Avere una cartella per tutti i documenti cartacei Le cartelle sospese Pendaflex, insieme alle cartelle interne di manila, sono una soluzione economica. Etichetta entrambi. Le cartelle Pendaflex sono il tuo segnaposto nello schedario e dovrebbero essere lasciate lì in ogni momento. La cartella interna di manila è quella che estrai come necessario. Quindi è facile reimpostare la cartella manila nel suo pendaflex una volta terminato.
Avvolgere i cavi del computer
Hai cavi del computer e cavi elettrici in un pasticcio aggrovigliato? Non sei l'unico. Fortunatamente, speciali cinture e copri cavi possono mantenere le cose in ordine. Etichetta i tuoi cavi, così puoi trovare quello giusto quando devi scollegare o spostare qualcosa.
Usa le bacheche per tenere gli oggetti "di prima classe" di fronte a te
Se è necessario fare riferimento a un elenco di controllo per un'attività o ad un tipo di promemoria, collegarlo a una bacheca direttamente vicino alla scrivania. Questo è positivo per qualsiasi nuovo processo finché non diventa un'abitudine radicata. Basta staccare l'oggetto quando non è più necessario fare riferimento ad esso.
Conservare tutti i manuali in un unico posto
Hai mai avuto bisogno di fare riferimento al manuale operativo della tua stampante? Oppure trova il volantino per le istruzioni in dotazione con l'auricolare Bluetooth? Se mettete tutti i manuali in un cassetto dedicato, in una cassetta di plastica o in una cartella, non dovrete cercarli.
Crea cassetti divisi
Se i cassetti non dispongono di divisori incorporati, acquistate divisori in legno o in legno economici o, meglio ancora, in plastica riciclata. Organizza i caricabatterie del dispositivo; penne; graffette; quaderni e note adesive; forbici e altri oggetti. Non solo un cassetto organizzato risparmia tempo, ti sentirai meno stressato se non dovessi immergerti in una confusione mista più volte al giorno.
Utilizzare un etichettatrice per mantenere gli scaffali organizzati
Non sono solo i file che hanno bisogno di etichette. Scaffali e cassetti possono trarre vantaggio dall'etichettarli. In questo modo tutti in ufficio sanno dove tornare.
Mantieni una lista "Da fare"
Il disordine mentale è tanto un problema quanto il disordine fisico. Uno dei punti chiave del sistema Getting Things Done consiste nell'ottenere articoli fuori di testa e su carta (o una lista elettronica). In questo modo, puoi concentrarti sull'attività da svolgere. Basta tenere la tua lista delle cose da fare breve e senza fronzoli.
Fai manutenzione settimanale e ripulisci
Alla fine di ogni settimana lavorativa, riponi le cose usate durante la settimana al loro posto. Shred o file stack di carta. Se non lasci che il disordine si accumuli troppo a lungo, è più facile rimanere organizzato.
Utilizzare una posizione Cloud centrale per i documenti dell'azienda
Un modo fantastico per risparmiare tempo ed evitare la necessità per tutti di impostare il proprio sistema di "archiviazione virtuale" consiste nell'utilizzare una posizione centrale nel cloud per i documenti dell'azienda. Opzioni come Google Drive o OneDrive ti consentono di configurare le cartelle centrali per argomento o client, per condividere documenti.
Utilizzare il software Project Management o Task Manager
Un sistema di gestione del progetto mantiene i dipendenti in linea con i progetti. Ancora più importante, elimina gli elenchi di cose da fare cartacee e le istruzioni e-mail e la confusione che ne deriva.
Scansiona ricevute e archivia nel cloud
Quindi puoi scartare le ricevute cartacee. Con le nuove app mobili non hai nemmeno bisogno di uno scanner: basta scattare una foto. Con le app avanzate puoi sincronizzare automaticamente le ricevute con i tuoi registri contabili o i record delle carte di credito (evitando la digitazione manuale).
Utilizzare i segnalibri del browser per riferimento rapido
Hai mai passato il tempo a cercare link a siti di riferimento ricorrenti o schermate di accesso? O non ricordi dove trovarli? Contrassegnali e organizza i segnalibri in cartelle, in modo che tu possa raggiungerli in pochi clic.
Salva elenchi preferiti per ordini ricorrenti
Un altro risparmio è salvare gli elenchi dei preferiti presso i rivenditori online che utilizzi regolarmente. In questo modo non devi cercare gli stessi rifornimenti ogni volta che acquisti. Siti come Staples.com ti permettono di salvare liste di preferiti, ed è super conveniente.
Archivia vecchi file
Se non hai usato file di computer (soprattutto e-mail!) Nell'ultimo anno o giù di lì, archiviateli. Li avrai ancora, ma non dovrai attraversarli per trovare gli oggetti attuali. Prendi in considerazione l'impostazione di un criterio per eliminare i file archiviati dopo un certo periodo di tempo.
Avere un adeguato software anti-virus e anti-malware
Poche cose possono causare più interruzioni e confusione di file persi o perdite di tempo a causa di virus e attacchi di malware. 'Nuff ha detto!
Utilizzare un'app di organizzazione delle note
App noti come Evernote, Microsoft OneNote e SimpleNote possono aiutarti a organizzare e archiviare ricerche Web e note elettroniche.
I telefoni veramente "intelligenti" sono risparmiatori di tempo
Gli smart phone usati con saggezza fanno risparmiare tempo e possono renderci più felici. Potremmo essere in grado di fuggire dall'ufficio per un evento di famiglia senza sensi di colpa, perché siamo ancora in contatto nel caso in cui qualcosa di critico venga fuori. Avere potenti smartphone con sufficiente memoria interna per eseguire le app necessarie.
Sincronizzazione automatica per tutti i dispositivi
Parlando di smartphone, titolari di aziende e impiegati utilizzano contemporaneamente più dispositivi, forse un computer desktop, tablet e smartphone per persona, tutti nello stesso giorno. Archiviazione di file cloud o almeno la possibilità di sincronizzare automaticamente i file è essenziale per risparmiare tempo ed evitare confusione dal non avere il file più recente.
Aggiorna computer per memoria e velocità
Forse non ti rendi nemmeno conto di quanto tempo sia sprecato quando tutto ciò che fai richiede più tempo o, peggio, si blocca o si blocca regolarmente. Adeguata memoria e velocità del processore lo scorso anno, potrebbe non essere all'altezza del compito quest'anno. Quindi aggiornamento!
Queste sono le mie 21 idee per l'archiviazione e l'organizzazione dell'ufficio. Quali sono i tuoi migliori consigli per organizzare il tuo ufficio e domare la disorganizzazione e la disordinata bestia?
Foto ufficio tramite Shutterstock
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