L'e-mail è la benedizione e la rovina degli affari moderni. Uno strumento che da solo può cambiare il tuo marketing, comunicazione, servizio clienti e gestione del progetto per un'azienda. Allo stesso tempo, l'e-mail è diventata l'infinita marcia inarrestabile della comunicazione che diventa un peso impossibile da tenere sotto controllo negli affari.
Il lavoratore d'ufficio medio spende ora il 28% del tempo che passa attraverso la posta elettronica. Pertanto, avrebbe senso solo che dovremmo aiutare le aziende a ridurre la confusione di e-mail nella loro casella di posta.
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Avere un momento specifico del giorno per controllare l'e-mail
Se controlli sempre la tua email, non otterrai mai nulla.
Timothy Ferriss, autore della Settimana lavorativa di 4 ore, ne è il maestro. Controlla la sua posta elettronica una volta alla settimana. Mentre quello potrebbe essere un po 'estremo per la maggior parte degli imprenditori, ricorda che non devi stare seduto davanti alla tua email per tutto il giorno. Questa è una grande distrazione.
Crea risposte Boilerplate
È più probabile che tu abbia alcune email che devi inviare continuamente via email. Crea dei template che possono essere facilmente sostituiti, in modo da non dover scrivere costantemente le stesse informazioni più e più volte.
Ad esempio, come scrittore freelance, i clienti mi chiedono costantemente il mio portfolio di scrittura. Ho una mail in bozza che uso ripetutamente con collegamenti a post di blog diversi che ho scritto nel corso degli anni. Ciò mi risparmia la difficoltà di re-scriverle costantemente e il cliente ottiene una buona rappresentazione del mio lavoro. Ma ricorda: assicurati di personalizzare l'email abbastanza per ogni destinatario. Mentre alcune parti dell'e-mail possono essere standard, altre dovrebbero rispondere a domande specifiche del destinatario.
Un'altra idea è invece di creare template standard, trasformare alcuni di questi modelli in video o post di un blog. In questo modo, potresti persino evitare alcune domande generiche e i nuovi potenziali clienti che visitano il tuo blog o il tuo canale YouTube acquisiscono ulteriori informazioni sulla tua attività.
Impostare pochi account di posta elettronica
Una delle maggiori sfide che la maggior parte degli imprenditori ha è che hanno una sola email per tutto. Tuttavia, man mano che cresci, vuoi separare le e-mail, in base all'attività. Mentre è possibile inoltrare le e-mail a una e-mail catchall, è possibile utilizzare i diversi indirizzi e-mail per delegare le attività agli assistenti.
Inoltre, si consiglia di avere un account spam per proteggere la tua email. Uso Gmail, perché blocco le e-mail indesiderate tramite Unroll (vedi sotto).
Fermate le catene email
Odiate quelle piccole catene di email con poche parole in ogni email. Ancora una volta, la settimana lavorativa di 4 ore, è brillante nel ridurre queste e-mail che fanno schifo. Invia email dettagliate con più opzioni per ridurre il numero di catene di email. Una lunga e-mail può richiedere meno tempo in totale di 5-10 e-mail brevi.
srotolare
È incredibile quanto un prodotto possa cambiare la tua vita. UnRoll è un prodotto Gmail che ti consente di riunire tutte le iscrizioni e-mail in un'unica e-mail giornaliera. Invece di ricevere e-mail per tutto il giorno, puoi scegliere quali e-mail vuoi inserire in una e-mail giornaliera.
Per coloro che sequestrano i loro processi di posta elettronica, come discusso sopra, questo è lo strumento ideale per raggruppare tutte le e-mail contemporaneamente. Ricevi un'e-mail giornaliera in cui puoi scegliere quali e-mail sono pertinenti alle tue esigenze.
Tuttavia, non lo userei per le comunicazioni personali con i clienti, ma questo è ottimo per gli abbonamenti regolari e i promemoria degli eventi.
Email Genie
Questo plugin di Outlook utilizza un algoritmo per determinare se l'informazione è importante o meno. In sostanza, Email Genie ordina le email importanti da leggere prima evidenziando quelle importanti, in modo da sapere quali e-mail leggere per prime.
La grande sfida con questo plugin è che funziona solo su Microsoft Outlook Exchange, che non tutti usano.
Usando l'email per la tua azienda
L'email è un ottimo strumento per aiutarti ad aumentare la tua produttività. Tuttavia, devi gestirlo correttamente per costruire la tua attività. Come dicono, lavorare in contro lavorare su la tua azienda, la posta elettronica funziona in modo simile.
Assicurati di utilizzarlo per migliorare il tuo business e non essere sopraffatto dall'usarlo troppo spesso. Le idee discusse sopra ti aiuteranno a essere più produttivo con il tuo uso della posta elettronica.
Foto del computer tramite Shutterstock
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