Avere un sistema di archiviazione funzionante in qualsiasi ufficio è importante. Il modo migliore per organizzare i documenti d'ufficio è avere un sistema di archiviazione semplice che capisci. La prossima volta che avrai bisogno di un file, non dovrai passare attraverso pile di carte, sperando di trovare quello giusto. Saprai esattamente dove si trova.
Crea tempo per riorganizzare il tuo sistema di archiviazione o avviare un nuovo sistema; è più facile finire tutto in una volta.
$config[code] not foundRichiedi l'input dalle persone che usano i file.
Alfabetizza i tuoi file o ordinali numericamente per categoria, nomi di clienti o date.
Colora i tuoi file.
Etichetta ogni file con un nome che ha senso ed è facile da trovare. Non dovrebbero esserci file "vari" nel sistema.
Passare attraverso i file e i documenti prima di inserirli nel nuovo sistema e scartare tutti i documenti non necessari.
Mancia
Se non sei sicuro di una categoria per un documento, mettilo sotto la prima categoria a cui pensi quando consideri il documento o chiedi consiglio ad un'altra persona.
Se ci sono più sistemi di archiviazione in ufficio, chiedi a tutti di stabilire lo stesso tipo di sistema di archiviazione.
Quando hai un nuovo articolo da archiviare, crea subito il file.
Sono disponibili cartelle e strumenti di scrittura vicino al tuo sistema di archiviazione.
Unire le pagine insieme invece di usare le graffette.
avvertimento
Non file duplicati.
