Come impedire ai dipendenti di utilizzare i loro telefoni cellulari al lavoro

Che si tratti di un gioco, di un SMS o di una chiacchierata con un amico, di leggere e-mail o di ridere dell'ultimo video di gatti, l'uso del cellulare sul posto di lavoro può diventare una perdita di tempo che diminuisce la produttività dei lavoratori, infastidisce gli altri lavoratori e compromette anche la sicurezza sul posto di lavoro. Un datore di lavoro ha il diritto di limitare o addirittura impedire ai dipendenti di utilizzare i loro telefoni cellulari sul posto di lavoro.

Osserva come i dipendenti utilizzano i loro telefoni cellulari durante le ore d'ufficio. Registra eventuali reclami relativi a conversazioni rumorose da parte di colleghi di lavoro e prendi nota delle scadenze che potrebbero essere state perse perché i lavoratori sono stati distratti da SMS o telefonate. Tale registrazione sarà utile per spiegare ai dipendenti la necessità di restrizioni sull'uso del telefono cellulare.

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Stabilire linee guida per l'uso dei telefoni cellulari. Inizia insistendo sulla disattivazione dei telefoni durante le riunioni. Le linee guida dovrebbero precisare se i telefoni cellulari possono essere impostati su vibrazione mentre sul posto di lavoro e limitare il numero di chiamate che un dipendente può effettuare e ricevere durante l'orario di lavoro. Le linee guida dovrebbero riguardare tutti i dispositivi, inclusi telefoni cellulari, smartphone, Blackberry, cercapersone, tablet, iPhone e altri dispositivi di comunicazione wireless.

Sviluppa una politica.Se le linee guida da sole si rivelano inefficaci nel ridurre l'utilizzo del telefono cellulare, creare una politica più rigida, con conseguenze per le violazioni, e renderla parte del manuale del dipendente. Consultare i rappresentanti delle risorse umane e, se l'azienda ne ha uno, lo staff IT. Anche se il titolare di un'attività commerciale ha il diritto legale di stabilire una politica per i telefoni cellulari, il consulente legale della società dovrebbe controllarlo.

Adeguare la politica in base al tipo di lavoro svolto dall'azienda. Una fabbrica, ad esempio, potrebbe aver bisogno di regole più severe per prevenire gli incidenti rispetto a un ufficio commerciale. La politica dovrebbe anche affrontare la cortesia comune, tra cui parlare a bassa voce o lasciare l'area per conversare al telefono.

Distinguere tra le chiamate effettuate per scopi aziendali e quelle che sono puramente personali. Le chiamate e i testi personali possono essere limitati a prima e dopo l'orario di ufficio, durante il pranzo e altre pause. Il divieto telefonico dovrebbe includere giochi, Internet, e-mail e messaggi di testo nonché conversazioni personali. La politica dovrebbe inoltre limitare l'uso dei cellulari con fotocamera, per proteggere la privacy dei colleghi e documenti e informazioni riservati.

Fornire le emergenze nella politica istruendo i dipendenti a impostare le suonerie per persone specifiche, come un parente ricoverato in ospedale, un bambino malato o una moglie incinta. Il dipendente dovrebbe anche far sapere al suo superiore che una tale chiamata potrebbe arrivare.

Applicare la politica equamente a tutti i dipendenti e includere gli appaltatori, i lavoratori temporanei, i dipendenti a tempo parziale e tutti coloro che lavorano nei locali. La politica dovrebbe proibire le molestie agli altri dipendenti attraverso chiamate telefoniche, messaggi di testo o e-mail inappropriati. Formare i dipendenti sulla politica e visualizzare le copie in tutti i reparti. Se la politica contiene azioni disciplinari in caso di violazioni, tali procedure dovrebbero essere specificate e applicate. Richiedere a tutti i dipendenti di leggere e firmare la politica per assicurarsi che capiscano cosa ci si aspetta da loro.