Come scrivere una descrizione del lavoro di Assistente amministrativo

Le descrizioni dei compiti di assistente amministrativo dovrebbero essere adattate alle esigenze della persona e dell'organizzazione che assistono. Dovrebbero riflettere attentamente e pianificare, soprattutto perché può essere considerato un contratto legale. Una buona descrizione fornisce una lista di cose da fare e punti di riferimento dettagliati per l'assistente amministrativo con cui lavorare.

Descrivi le categorie di base per il lavoro. Questi dovrebbero includere il titolo (cioè Assistente amministrativo del VP), dipartimento, supervisore diretto, aree generali di supervisione, compiti, condizioni di lavoro e qualifiche.

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Spiegare con esattezza a chi il dipendente deve prestare assistenza. Ciò impedirà eventuali conflitti d'ufficio in futuro. Se questo assistente serve un gruppo di posizioni, chiariscilo. Metti per iscritto se questo assistente è impiegato pienamente a discrezione di un dirigente. Indicare anche la catena di comando e la struttura di segnalazione appropriata.

Definire le attività primarie. Fai attenzione alle frasi pigre e allettanti per la descrizione del lavoro, ad esempio "tutte le attività necessarie". Sii specifico. L'assistente amministrativo programmerà i viaggi, prenoterà l'alloggio, prenderà appunti, prenderà i verbali per le riunioni, gestirà un programma del calendario, organizzerà i file system o supervisionerà gli altri assistenti? Includere questi in un elenco puntato con ciascun punto elenco che inizia con un verbo di azione (conservare, ordinare, supervisionare, creare, definire, ricordare, ecc.).

Definire le caratteristiche necessarie per prestazioni eccellenti. Questi dovrebbero essere il più specifici possibile. Ad esempio, chiedere competenze in Word, Excel e Photoshop piuttosto che alfabetizzazione informatica.

Stabilire un livello adeguato di istruzione ed esperienza. Questo dovrebbe essere basato sui compiti specifici richiesti. Per alcune posizioni di assistente amministrativo, è richiesto nient'altro che un diploma di scuola superiore. Tuttavia, una laurea in economia aziendale o qualche altra formazione segretaria ufficiale può essere desiderata. Per gli assistenti amministrativi di alto livello, l'esperienza pregressa è d'obbligo.