Tuttavia, questi sistemi di solito rivendicano il tipo di offerte "impostalo e dimenticalo". Ciò può essere fuorviante e può comportare aspettative non realistiche, nonché strategie di implementazione imperfette.
Fortunatamente, è possibile ricavare un grande valore dai sistemi di automazione, purché comprendano sia i loro vantaggi che i loro limiti.
È importante capire quali processi possono essere automatizzati in modo affidabile all'interno della tua azienda. Questi possono includere il pagamento delle retribuzioni, la fatturazione, la contabilità dei costi, il monitoraggio dell'infrastruttura IT, il marketing relativo a Internet, la gestione di prospect e customer engagement, il monitoraggio dell'intelligence competitiva e molti altri. Il trucco è determinare quali processi, se automatizzati, forniranno il massimo valore per la tua azienda in particolare.
Un metodo per determinare questo valore implica un attento monitoraggio del tempo impiegato dai dipendenti per determinare se i dipendenti impiegano grandi quantità di tempo in processi che possono essere facilmente automatizzati. In casi come questi, l'implementazione di un sistema automatizzato spesso fornisce un elevato ritorno sull'investimento diminuendo il tempo speso per attività noiose e liberando i dipendenti per lavorare su altri compiti.
Selezionare e implementare software specifici per soddisfare i requisiti di automazione è un argomento troppo ampio per coprire completamente qui (è qui che i consulenti fanno i loro soldi).
Detto questo, una volta determinati i processi all'interno della propria azienda che possono essere correttamente automatizzati, ci sono alcune best practice universali per il software di automazione da ricordare:
Funzionalità di integrazione
Assicurati che la funzionalità di integrazione sia presente nel sistema che scegli. I moderni programmi di business dovrebbero comunicare tra loro in modo da poter raccogliere, recuperare e manipolare i dati come meglio credi.
Se un programma utilizza molti protocolli proprietari, cerca altrove un software che giochi con gli altri.
Longevità
Un altro fattore chiave da considerare quando si scelgono i programmi di automazione è la longevità. I programmi di nicchia nuovi e relativamente non provati in un contesto aziendale sono rischiosi perché potrebbero non durare a lungo. Pertanto, anche se il programma funziona come pubblicizzato, potresti rimanere bloccato quando è necessario un aggiornamento e l'attività è stata interrotta.
Quando si tratta di automatizzare i processi aziendali chiave, è consigliabile selezionare programmi di alta qualità che abbiano resistito alla prova del tempo. Le piccole aziende spesso guardano Quickbooks, ADP e persino Microsoft Dynamics GP per fornire le basi per l'infrastruttura di automazione. Sebbene questi non si adattino perfettamente alle esigenze di ognuno, ognuno merita uno sguardo attento.
Monitorare e aggiornare
Infine, tieni presente che anche i sistemi di automazione più avanzati non possono essere lasciati a funzionare senza monitoraggio e aggiornamenti regolari. In generale, i programmi dovrebbero essere controllati quotidianamente per garantire il corretto funzionamento in modo che eventuali problemi possano essere corretti rapidamente.
Se il programma software scelto offre un contratto di manutenzione, sarebbe saggio investire in esso. I sistemi di automazione dovrebbero essere rivalutati o aggiornati almeno due volte l'anno. A volte, un contratto di manutenzione includerà aggiornamenti automatici del software, che è un vantaggio molto prezioso.
Il software cambia rapidamente, rendendo necessaria una manutenzione regolare per garantire un'integrazione fluida con i processi quotidiani. Se scopri che il software è in ritardo o causa problemi anche dopo il suo aggiornamento, devi assolutamente considerare la possibilità di cercare un sostituto. L'inconveniente di implementare un nuovo programma di automazione è spesso mitigato dall'aumentata funzionalità che offre.
I programmi di automazione possono avere un impatto significativo sui profitti della tua azienda, ma è importante non diventare troppo ottimisti. La tua auto non ti guida al lavoro e la tua stufa non cucina da sola. Solo le persone possono gestire un'impresa. Quando il software viene lasciato a bocca aperta, accadono cose brutte.
Concentrati sulla creazione di una solida strategia di implementazione e manutenzione e puoi semplificare i processi aumentando i tuoi profitti.
Easy Way, Hard Way Foto tramite Shutterstock
3 commenti ▼
