Il Santo Graal della gestione del progetto: Risparmia tempo e denaro, mentre continui a realizzare un progetto di grande qualità. È un obiettivo che ogni azienda vuole raggiungere, ma molti non riescono a farlo per molte ragioni. Che si tratti di mancanza di risorse, mancanza di budget o mancanza di conoscenza, troppo spesso le aziende consentono ai progetti di andare completamente fuori controllo in termini di portata, budget o in molti altri modi in cui i progetti spesso escono dai binari.
$config[code] not foundQuindi, quanto è comune il problema dei progetti fuori controllo e, cosa ancora più importante, qual è la chiave per prevenirlo?
Come un progetto diventa un albatros
Alcuni anni fa, l'Unità strategia europea sui servizi ha condotto uno studio per determinare quanti progetti hanno superato il budget e quanto costa alle aziende nel lungo periodo. Le loro scoperte erano più estreme del previsto:
- Valore totale dei contratti - $ 47,65 miliardi di dollari.
- Il superamento dei costi ammontava a $ 14,54 miliardi di dollari.
- Il 57% dei contratti totali (105) ha subito eccedenze di costo.
- Il 33% dei contratti totali (105) ha subito notevoli ritardi.
- Il 30% dei contratti totali (105) è stato chiuso.
Uno studio simile pubblicato dalla Harvard Business Review - analizzando un totale di 1.471 progetti IT - ha rilevato che il superamento medio è stato del 27%. Sebbene questo sia da solo, lo studio ha rilevato che uno su sei progetti ha superato il budget di circa il 200% e ha superato i propri impegni di quasi il 70%.
Qual è stata la causa di questi problemi? Lo studio HBR ha riscontrato una serie di fattori da incolpare. Ma molti di loro sono venuti in cattiva pianificazione e mancanza di informazioni. Alcune aziende hanno grossolanamente sottostimato i costi e il tempo coinvolti in un dato progetto. Altri hanno acquistato la propria campagna pubblicitaria, semplificando eccessivamente le implicazioni e sovrastimando le proprie capacità.
Trovare il mezzo felice
Dovrebbe essere ovvio che una corretta pianificazione del progetto è d'obbligo. ma cosa significa quello esattamente?
Mentre alti obiettivi possono sembrare buoni nella fase della proposta, possono essere devastanti per tutta la durata del progetto. Più ampio e lungo è il progetto, maggiore sarà lo spazio per obiettivi eccessivamente elevati e il progetto supererà i limiti di budget e di tempo.
Ma anche con la migliore pianificazione, si verificano cose impreviste. Questo potrebbe essere qualsiasi cosa, da un cambio di ambito richiesto dal cliente a cambiamenti imprevisti nel mercato che richiedono un aggiustamento.
Uno dei modi migliori per ridurre i costi del progetto e la pianificazione del budget insufficiente può essere semplicemente rintracciare il tempo e le spese su una base per progetto per i dipendenti coinvolti. In tal modo, i project manager ottengono una stima più accurata dell'ambito del progetto e ciò che viene speso in termini di tempo sul progetto e spese effettive per il progetto. Il tempo di tracciamento può anche rivelare quali dipendenti possono richiedere un po 'di spinta o più indicazioni per completare con precisione il progetto con abilità.
Più spesso che no, un progetto supera i suoi obiettivi prima che dopo. Sfortunatamente, molti project manager seguono ciecamente il corso delineato e fanno pochissime analisi per assicurarsi che gli obiettivi intermedi si allineino con gli obiettivi di budget e di pianificazione. Se hai raggiunto il 10% degli obiettivi del progetto, ma hai consumato il 15% del budget, non c'è motivo di credere che la tendenza cambierà senza intercedire e apportare modifiche. Senza apportare modifiche, ci si potrebbe aspettare che al 20% del lavoro, il progetto abbia consumato il 30% del budget e così via. A questo ritmo, quando il progetto sarà terminato, avrà un costo pari al 150% del budget stanziato.
Alcune linee guida da considerare
Per ogni progetto, è fondamentale stabilire delle pietre miliari per valutare i progressi compiuti e vedere come si allineano i progressi con i parametri e gli obiettivi del progetto. Quanto prima viene fatto, prima verranno scoperti potenziali problemi e potranno essere apportati aggiustamenti per mantenere il progetto sul bersaglio.
Non dimenticare di mantenere una comunicazione regolare con i dipendenti sul progetto nel caso in cui abbiano bisogno di un piccolo chiarimento in tutte le pietre miliari. Ciò non solo mantiene il progetto in carreggiata, ma aggiunge anche coesione agli sforzi del gruppo.
Con una buona pianificazione e un follow-up diligente, la vostra azienda può evitare di essere una statistica sfortunata, e può raggiungere l'obiettivo di risparmiare tempo e denaro mentre fornisce un prodotto o un servizio di qualità.
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