Il detto "Il tempo è denaro" è vero nella maggior parte dei luoghi di lavoro. Tuttavia, per luoghi di lavoro disorganizzati in cui le riunioni del personale vengono svolte senza una vera ragione o scopo, è possibile perdere molto tempo e denaro. Riunioni del personale efficaci hanno dipendenti che arrivano con la sensazione di ciò che sarà discusso e in partenza con informazioni che li aiuteranno ad avanzare e ad andare avanti con i loro compiti.
Avere un ordine del giorno
Chiunque entri nella riunione del proprio staff dovrebbe avere un'idea o un'agenda in anticipo in modo da capire cosa verrà discusso.Questo non solo aiuta i tuoi dipendenti a prepararsi mentalmente per l'incontro, ma aiuta anche a salvare il tempo di tutti. È possibile saltare direttamente alla riunione dello staff colpendo punti importanti piuttosto che impiegare più tempo per mettere in relazione lo scopo dell'incontro. Per un'agenda ancora più efficace identificare elementi di informazione e azioni all'ordine del giorno, consiglia un 2009 "U.S. News & World Report "articolo sull'organizzazione di riunioni efficaci.
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Avviare le riunioni del personale in tempo è tanto importante quanto accertarsi che non durino più a lungo del previsto. Questo aiuta anche a stabilire lo standard per i dipendenti che il tempo è prezioso e che ci si aspetta che tutti arrivino prontamente. Ci sono momenti in cui l'argomento può essere allontanato o qualcuno diventa prolisso, ma è qui che devi mantenere il controllo dell'incontro ricordando a tutti che questo incontro è per discutere XYZ e altre questioni possono essere affrontate privatamente o in un altro incontro. In qualità di leader dell'incontro, puoi anche aiutare coloro che stanno arrivando in modo prolisso riassumendo i loro punti e spostando l'incontro.
Coinvolgi i tuoi dipendenti
Nessuno vuole sedersi in una riunione noiosa. Le informazioni fornite in una riunione del personale dovrebbero avere significato e scopo per i dipendenti. Un incontro dovrebbe aiutare a prendere decisioni, secondo un articolo "Forbes" del 2012 sulle principali riunioni. Fornire l'opportunità ai dipendenti di esprimere i propri pensieri e porre domande al termine dell'incontro per aiutarli a completare compiti e progetti. Tutto ciò di cui hai bisogno sono cinque minuti per andare in giro per la stanza.
Riunione dei verbali
Evitare che le informazioni vadano in un orecchio e fuori dall'altro, preparando una relazione dei minuti dopo ogni riunione del personale. Riassumi i punti chiave discussi durante l'incontro e le azioni specifiche che i partecipanti devono prendere e le scadenze in forma di punto elenco in modo che le informazioni siano facili da leggere e da digerire.
