Le frodi nei rimborsi spese possono essere molto costose per le piccole imprese. Un recente studio di Chrome River Technologies riporta che esiste la possibilità che costino alle aziende americane fino a $ 1,9 miliardi ogni anno in totale.
Questo è di circa $ 35.000 per azienda. Small Business Trends ha parlato con Anne Becknell, vicepresidente senior del successo dei clienti di Chrome River Technologies su ciò che le piccole imprese devono sapere.
$config[code] not foundCome suggerisce il nome, la frode di rimborso spese è un crimine che si verifica quando un dipendente presenta un reclamo per essere pagato per spese commerciali false.
Come evitare la frode di rimborso spese
Usa la tecnologia aggiornata
La gestione e il controllo della rendicontazione delle spese richiede l'uso della tecnologia moderna per essere efficace. L'utilizzo dei report di spesa manuali è stato il problema numero uno del sondaggio.
"È incredibile come molte piccole e medie imprese stiano ancora utilizzando il metodo a lume di candela e pastello", afferma Becknell. "Lo stanno ancora facendo su carta o con fogli di calcolo Excel e mandandolo via email in giro per l'azienda."
Il problema con questi sistemi antiquati è l'incapacità di tracciare e vedere le tendenze che dovrebbero scatenare gli allarmi. La tecnologia che integra strumenti come l'analisi automatizzata consente di individuare gli hotspot come la stessa ricevuta che è stata inviata più volte.
Becknell afferma che l'automazione riduce la frode di rimborso spese a metà.
Capire gli uomini Trucchi di più
La frode nei rimborsi spese non è un settore in cui vi è uguaglianza tra i sessi. In effetti, il rapporto afferma che gli uomini erano più del doppio delle probabilità di commettere il crimine rispetto alle loro controparti femminili. Non solo, erano oltre quattro volte più probabilità di aggiungere almeno $ 1000 alle loro spese.
Sappi che i giovani dipendenti commettono più di questi crimini
In effetti, quasi l'83% delle frodi di rimborso spese è stato commesso da dipendenti tra i 25 e i 44 anni.
Attuare una politica scritta formale
Non solo una politica scritta è importante, la piccola impresa dovrebbe avere una procedura da seguire che dice ai dirigenti che i dipendenti hanno elaborato ciò che hanno bisogno di sapere. Becknell suggerisce ai dipendenti di firmare il documento per aiutarli ad assumere la proprietà della politica.
"Quando firmi qualcosa c'è un attaccamento emotivo", dice.
Incorporare regole di alto livello
La politica non ha bisogno di essere eccessivamente dettagliata, ma ha bisogno di fissare i confini per la spesa spesa. Ad esempio, anche se non è necessario fissare l'importo esatto che è possibile spendere per un viaggio in taxi, dovrebbe dire ai dipendenti se la classe business o coach è accettabile.
La semplicità dovrebbe essere uno dei parametri di riferimento che usi qui.
Non complicare il processo
I contabili spesso vedono l'opportunità di approfondire le spese di un'azienda quando automatizzano il processo. Il risultato è una nota spese complicata e che tende a essere sottoposta a rubberstamping senza essere adeguatamente esaminata.
Pertanto, è importante dare un'occhiata a quante volte e perché le note spese passano da persona a persona. Le piccole imprese dovrebbero cercare di semplificare quella parte del processo.
Prestare attenzione alle spese personali
Una delle maggiori affermazioni di frode spesa è la sostituzione delle spese personali per quelle aziendali. Uno degli omaggi qui è rivendicazioni per i pasti del fine settimana quando il dipendente non è programmato per viaggiare.
Attenzione per spese stravaganti
Oltre un terzo di coloro che hanno ammesso di aver imbrogliato nel Chrome River Technology ha riferito di aver aggiunto somme che vanno da $ 100 a $ 499. Le quantità che sembrano alterate sono le bandiere rosse che dovresti cercare. Ad esempio, una ricevuta che assomiglia a due diversi tipi di inchiostro è solitamente un regalo scarno.
Approvare gli Approvatori
"Dovrai rendere l'approvazione per queste entrate significativa e addestrare gli approvatori", dice Becknell. Aggiunge che è importante che capiscano cosa cercare e che siano ritenuti responsabili per la cattura di richieste fraudolente.
Utilizzare le carte di credito aziendali come passo proattivo
Ovunque sia possibile, l'utilizzo di carte di credito aziendali scoraggia le richieste fraudolente. Questi sono un modo eccellente per bloccare informazioni importanti come la data e l'importo di qualsiasi transazione.
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