Hai appena fatto un nuovo cliente. Sembri andare d'accordo con loro. Ti è piaciuto lavorare sui primi progetti che ti hanno inviato. In breve, le cose sembrano promettenti. Questo è fino a quando è il momento di fatturare il tuo cliente.
Fatturare è un compito noioso, formale e frustrante che è assolutamente essenziale. Dopo tutto, se non ci sono fatture, non vieni pagato. E quando non vengono pagati, i tuoi affari vanno male.
$config[code] not foundPersino peggio? Come si può chiedere un pagamento senza incontrare troppo freddo o invadente? Ciò è particolarmente vero quando fatturate un nuovo cliente che non ha familiarità con le vostre abitudini e personalità di fatturazione.
Come fatturare i clienti
Puoi iniziare seguendo questi 10 consigli di fatturazione che non solo garantiscono pagamenti più veloci, ma eviteranno anche di far arrabbiare quel nuovo cliente.
1. Mantieni la semplicità quando invii i tuoi clienti
Mentre vuoi apparire il più professionale possibile, non è necessario rendere la fatturazione più complicata di quanto non sia già.
Ad esempio, dal momento che molte persone non hanno familiarità con il gergo di pagamento, come "net 30" o "dovuto al ricevimento", usano un linguaggio semplice che arriva al punto giusto. Invece, scrivere "net 30" usa "30 giorni" o "entro 30 giorni". Semplice, immediato e non può essere frainteso. Elimina ogni confusione e non fa sentire il cliente come se steste cercando di far uscire il dizionario online e non tirare la lana sugli occhi.
SUGGERIMENTO bonus: Puoi mantenere semplici i termini di pagamento chiedendo al tuo nuovo cliente qual è il loro ciclo di fatturazione in modo che tu sia sulla stessa pagina. Ad esempio, se è il primo del mese, è allora che devi inviare loro la tua fattura.
2. Includi tutte le informazioni pertinenti
La fattura deve contenere sempre le seguenti informazioni:
- Il tuo nome
- Il tuo codice fiscale
- Il tuo indirizzo (sia fisico che indirizzo email)
- Il tuo numero di telefono
- Numero di fattura
- Disposizione dettagliata di servizi o prodotti resi
- Importo totale
- Scadenza
Includere queste informazioni eliminerà qualsiasi domanda o dubbio che il cliente possa avere riguardo alla fattura. E, se hanno una richiesta, possono facilmente contattarti poiché hai fornito tutte le tue informazioni di contatto.
3. Offrire opzioni di pagamento flessibili
Mantieni i tuoi clienti felici e aumenta la velocità dei pagamenti, fornendo loro la possibilità di pagare la fattura con il loro metodo di pagamento preferito.
La maggior parte delle piattaforme di fatturazione offre una vasta gamma di opzioni di pagamento quando si paga una fattura, come carte di credito, trasferimento elettronico di fondi (EFT), Automated Clearing House (ACH) o criptovalute come bitcoin.
4. Invia promemoria e aggiornamenti automatici
Non aspettare che un pagamento sia scaduto per entrare in contatto con i tuoi clienti. L'utilizzo del software di fatturazione basato su cloud consente di inviare promemoria e aggiornamenti di pagamento automatici e amichevoli ogni volta che una fattura si avvicina alla data di scadenza.
In questo modo il cliente può rimanere in cima allo stato del proprio account senza essere penalizzato con una tariffa in ritardo. Ciò incoraggia i pagamenti puntuali, inoltre riduce l'imbarazzo dei controlli.
Ancora meglio, se questo sarà un progetto in corso, è possibile impostare pagamenti ricorrenti con il cliente in modo che nessuno di voi dimentichi la fattura.
5. Personalizza ciascuna delle fatture del cliente
Personalmente, non sopporto i messaggi generici. Non sono solo impersonali, sono incredibilmente facili da trascurare. Se mi sento in quel modo, immagina solo come si sente il tuo cliente quando apre quella blanda, fredda fattura che ha dettagli minimi o nulli.
L'invio di fatture personalizzate che includono il nome del cliente, le informazioni di contatto, le informazioni di pagamento richieste come il numero dell'ordine d'acquisto (PO), il numero di identificazione del datore di lavoro (EIN) e una ripartizione dei servizi li fanno sentire come VIP dato che si è preso il tempo di personalizzare la fattura.
Ma puoi sempre fare un passo in più e aggiungere un po 'più di personalizzazione includendo una nota "grazie" scritta a mano, o includere un link a un contenuto che il cliente potrebbe trovare prezioso per il proprio tipo di attività. Ad esempio, se hanno menzionato che sono interessati al bitcoin, invia loro un articolo introduttivo che spiega questa criptovaluta.
6. Offrire incentivi
Questo è un modo semplice ed efficace per motivare il cliente a pagare la fattura in tempo. Inoltre, li rende speciali. Anche se si tratta di uno sconto di appena il 2% di sconto, l'importo totale della fattura è sufficiente a motivare il cliente a effettuare un pagamento.
Oltre a offrire uno sconto, puoi incentivare il tuo cliente attraverso:
- Sconto sul lavoro futuro.
- Credito negozio
- Offrire un buono regalo ai prodotti o servizi di un partner.
- Swag promozionale.
7. Farli apprezzare
Abbiamo alluso a questa strategia più volte, ma se vuoi mantenere felici i tuoi clienti, fallo sentire prezioso.
Questo include tutto da:
- Se hanno recentemente avuto una promozione o un compleanno, riconoscilo nella sezione messaggi della fattura.
- Dai loro attenzione personale.
- Sempre dicendo "per favore" e "grazie" sulle fatture.
- Ascoltando il loro feedback o suggerimenti.
- Menzionare le tue offerte attuali.
8. Non sorprendere i tuoi clienti
Se ti rendi conto che un lavoro richiederà più tempo, sforzi o materiali, informalo al più presto possibile. Qualsiasi cambiamento nello stato del lavoro in genere significa che aumenterà il costo del progetto. Dovrai essere disponibile a discutere immediatamente questo cambiamento con il tuo cliente in modo che non siano accecati quando aprono la fattura.
Sii il più dettagliato e trasparente possibile durante questa discussione per evitare sorprese. Se il cliente va bene con queste modifiche, assicurati di averlo scritto per iscritto. Alcuni clienti potrebbero sentirsi un po 'offesi dal dover mettere qualcosa per iscritto.
A volte se scrivi le informazioni e devono semplicemente firmare il nuovo preventivo, è più facile per entrambi. Sia che si scriva la fattura o lo facciano, includere i costi originali e quindi i "fuori ambito".
9. Sii cristallino
Spiegare tutto con il cliente in anticipo ed essere il più dettagliato possibile nelle fatture. Ad esempio, se non si include una data di scadenza o un metodo di pagamento preferito, non è possibile aspettarsi che il cliente paghi la fattura non appena la riceve. Dopotutto, non sanno quando è previsto il pagamento o come pagarlo.
Essere cristallini evita equivoci e mantiene rapidamente il processo di pagamento.
10. Non perdere mai il tuo equilibrio
Cosa succede se hai seguito il consiglio sopra elencato, ma il cliente ha sbagliato la data di scadenza? Dovrai dare la caccia a quel pagamento. Tuttavia, fallo senza arrabbiarti o "snippy".
Fino a quando non si conoscono le circostanze, potrebbe esserci una semplice spiegazione del perché il pagamento è scaduto. La fattura è stata accidentalmente fuori luogo o il cliente ha avuto un'emergenza familiare? Non bruciare quel ponte con il cliente perché si presuppone automaticamente che siano un deadbeat.
Anche in questo caso, l'utilizzo dell'automazione ricorda ai clienti quando si avvicina un pagamento e quindi "esegue il ping" del client fino al pagamento della fattura.
Se non funziona, mettiti in contatto con il cliente chiamando o inviando un'e-mail e chiedendo loro se qualcosa non va. Se sono nuovi clienti e non rispondono, potrebbero non capire i tuoi modi di fare business. Ancora non saltare alle conclusioni.
Se sono clienti, hai sempre avuto questo tipo di problemi: le tattiche potrebbero dover cambiare. Se ti devono una grande somma o sono indietro di diversi mesi, potresti aver bisogno di un consiglio legale. A volte è necessario inviare la fattura alle raccolte. Ma questo è un ultimo disperato tentativo.
Mentre inseguire i pagamenti in ritardo è frustrante, non perdere mai il tuo equilibrio. Non usare mai un linguaggio minaccioso o aggressivo.
Offri al tuo cliente la possibilità di spiegare se stesso, essere fermi, diretti e in anticipo su eventuali spese o implicazioni tardive di perdere la data di scadenza dall'inizio.
Ripubblicato con il permesso. Originale qui.
Immagine: Due.com
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