Le valutazioni informali possono integrare regolarmente le valutazioni programmate delle prestazioni o persino sostituirle completamente, a seconda dell'organizzazione. Le valutazioni informali hanno i vantaggi della flessibilità e della tempestività, ma non forniscono alcuna documentazione che possa essere riferita in seguito, se necessario. Le valutazioni informali sono più utili in alcune situazioni rispetto ad altre.
Formali, informali o imprevedibili
Alcuni imprenditori non forniscono alcun feedback strutturato; invece si arrabbiano solo quando qualcosa va storto. Barrage di critiche imprevedibili non possono sostituire un processo di revisione delle prestazioni, formale o informale. Molte aziende preferiscono utilizzare valutazioni delle prestazioni pianificate regolarmente, ma possono lasciare ai dipendenti la sensazione di non avere alcuna direzione o supporto tra le revisioni formali. Questo può essere particolarmente problematico quando un dipendente inizia un nuovo progetto importante e ha bisogno di sapere se lo sta facendo nel modo giusto. Le valutazioni informali delle prestazioni possono colmare il divario tra le valutazioni formali.
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Una valutazione delle prestazioni informale dovrebbe sempre includere lodi sia per il buon lavoro e le istruzioni, sia per suggerimenti di miglioramento laddove applicabile. Ad esempio, un responsabile delle vendite potrebbe elogiare un dipendente per aver chiuso una vendita, sottolineando che ha trascurato di offrire al cliente alcune opzioni disponibili. Il vantaggio della valutazione delle prestazioni informali è che il dipendente riceve immediatamente un feedback, piuttosto che dover attendere una valutazione ufficiale, permettendogli di concentrarsi su ciò che deve fare per migliorare senza indugio.
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Lo svantaggio della valutazione informale è che non c'è documentazione dell'interazione. Questo di solito non ha importanza, ma può finire per essere molto importante nel caso di una causa. Ad esempio, se un supervisore ha una dozzina di conversazioni con un dipendente sull'essere rispettoso nei confronti dei clienti, e poi lo lascia andare quando non riesce a migliorare, non ci sono record per dimostrare che le conversazioni siano mai avvenute. Se il dipendente lamenta una violazione del contratto o una discriminazione illegale, la società può avere difficoltà a dimostrare di aver mai tentato di correggere il comportamento del dipendente. Molte aziende scrivono tutte le infrazioni disciplinari per evitare questo tipo di problema, ma una valutazione delle prestazioni è più ampia e include feedback su ciò che il dipendente fa bene e come migliorare.
Quando il feedback aiuta di più
La valutazione informale è molto utile quando fornisce alle informazioni dei dipendenti che può utilizzare per fare un lavoro migliore. Uno studio della Texas A & M University sulle valutazioni informali delle prestazioni ha rilevato che alcuni tipi di feedback sono stati considerati molto più importanti di altri in termini pratici. I dipendenti solitamente hanno trovato utile il feedback dei loro supervisori immediati, ma erano meno interessati al feedback delle persone più in alto nell'organizzazione o in altre aree dell'azienda. I dipendenti hanno avuto più successo quando hanno ricevuto feedback sia prima che dopo aver tentato un compito. Hanno preferito ricevere istruzioni chiare su ciò che ci si aspettava da loro, seguito da una chiara valutazione di se avevano soddisfatto le aspettative e cosa potevano fare per migliorare.
