Un pianificatore di riunioni in una grande proprietà di alloggio per conferenze è responsabile dell'evento di un cliente dal contatto iniziale fino a quando il gruppo lascia l'hotel. Il pianificatore gestisce di tutto, dalla prenotazione di meeting e camere d'albergo all'allestimento di cibo e attrezzature. In una grande struttura, ci possono essere diversi pianificatori di riunioni che hanno tutti diverse aree di competenza e lavorano insieme su eventi di gruppo. Esempi di queste diverse aree includono prenotazioni, cibo e bevande e pubbliche relazioni.
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In questo ruolo, il pianificatore di riunioni funge da rappresentante della struttura di alloggio e conferenza al pubblico. Il compito del pianificatore è assicurarsi che la struttura abbia una reputazione positiva e contribuire a portare le prenotazioni dei clienti. I pianificatori di riunioni creano opuscoli che descrivono i servizi della struttura, rispondono a richieste via e-mail o telefoniche sui servizi di pianificazione degli eventi e forniscono informazioni sulle strutture e i servizi per riunioni correnti da utilizzare sul sito web dell'hotel. In questo ruolo, il pianificatore crea contenuti per pubblicità multimediali per il dipartimento di pianificazione degli eventi della struttura. Il pianificatore è inoltre tenuto a raggiungere le imprese e le convenzioni per incoraggiare attività nuove e continuative.
Prenotazioni e registrazione
Quando si lavora principalmente per le prenotazioni e la registrazione, l'organizzatore dell'assistenza aiuta i clienti a prenotare hotel e sale da ballo per i partecipanti. A seconda di quanto è grande il gruppo e quali attività devono essere svolte in loco, il pianificatore di riunioni suggerisce quali sale riunioni nel centro congressi soddisfano al meglio le esigenze del cliente. Il pianificatore inoltre prenota gruppi di camere d'albergo per i partecipanti del cliente e assiste con qualsiasi alloggio di trabocco necessario. Parte di questo ruolo del pianificatore di riunioni include la negoziazione di un tasso di sconto di gruppo e, eventualmente, l'assistenza nell'organizzazione del viaggio. I pianificatori delle riunioni assistono anche con la registrazione sul posto per i partecipanti.
Video del giorno
Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingCibo e bevande
Ogni convenzione ha bisogno di servizi di cibo e bevande. Fortunatamente per i clienti, i pianificatori di riunioni in loco si occupano facilmente di questo problema per loro. Il pianificatore di riunioni aiuta il cliente a capire quanto cibo è necessario per la quantità prevista di partecipanti. Parte di questo è aiutare a determinare se i pasti devono essere serviti a una cena di sit-down oa buffet e quali bevande dovrebbero essere offerte. Il planner dell'assemblea discute il menu per ogni pasto con il cliente e aiuta a sviluppare un budget o un pacchetto per il cliente.
Doveri tecnici
Ci sono molti aspetti tecnici diversi del lavoro di un meeting planner in una grande proprietà di alloggio per conferenze. Uno degli aspetti finanziari tecnici del ruolo è aiutare il cliente a sviluppare un budget e determinare come devono essere pagati tutti i servizi della struttura. Il meeting planner organizza l'intero evento del cliente, assicurandosi che il client sappia quali sale conferenze sono disponibili a che ora e sviluppa un programma di eventi. I pianificatori sono anche responsabili per la localizzazione, il noleggio e la messa a punto di qualsiasi apparecchiatura audiovisiva o altra attrezzatura specializzata di cui il cliente ha bisogno. Un pianificatore di riunioni può anche individuare e organizzare l'intrattenimento su richiesta del cliente.
