L'e-mail può essere un modo rapido ed efficace per rimanere in contatto con i colleghi, ma l'uso non corretto non è solo poco professionale, potrebbe costarti il tuo lavoro. Alcuni suggerimenti possono aiutarti a mantenere un'etichetta di e-mail professionale.
Inizia indirizzando l'e-mail al destinatario utilizzando il titolo appropriato, ad esempio Gentile Sig. Sig.ra Sig.ra. Dott. Ecc. Una mancanza di formalità è l'errore più comune. Indipendentemente dal mezzo di comunicazione, alcune etichette sono essenziali. Se indirizzassi il destinatario con il loro titolo formale di persona, fallo anche nelle e-mail.
$config[code] not foundSe l'e-mail viene consegnata a più destinatari, è possibile sostituire Gentili signori, signore, signori, personale (nome della società), ecc.
Salta una riga e inserisci i tuoi contenuti: la nota informativa a cui si riferisce l'articolo. Questo non dovrebbe mai contenere gergo, parolacce, nudità, sarcasmo, battute, degradazione di un individuo o qualsiasi altra informazione che possa essere interpretata come offensiva per chiunque.
Mantieni il tuo messaggio diretto e al punto. Basalo sui fatti, non sulle emozioni.
Non dimenticare mai che le e-mail sono facilmente inoltrate. Anche se i destinatari previsti non inoltrano l'e-mail, alcune aziende monitorano la corrispondenza e-mail all'insaputa dell'utente del computer. Inoltre, una volta che qualcosa è in stampa, sia elettronicamente che in altro modo, può essere referenziato per un periodo di tempo non specificato. Un destinatario amichevole oggi potrebbe essere un avversario domani.
Salta una riga e chiudi con una firma appropriata. Questo dovrebbe includere il tuo nome completo, il nome della società, il dipartimento, se applicabile, l'indirizzo della società e le informazioni del telefono di contatto.
Esempio:
I migliori saluti;
John Smith, direttore ABC Entertainment 123 Main Street, Suite 280 Los Angeles, CA 92567 Telefono: (213) 456-7485 Cell: (213) 654-8768
Nella riga dell'oggetto, titolo l'e-mail in modo appropriato in modo che sia facilmente identificato.
Controllo ortografico sempre! Gli errori di ortografia si riflettono poco sull'autore.
Correggi. Quindi lascialo riposare per 20 minuti o il più a lungo possibile e correggere nuovamente. Se viene affrontato un punto o una questione importante, prima di inviare ai destinatari disporre di un altro correttore individuale.
È molto facile premere il pulsante di invio, ma controllare l'urgenza, poiché una volta inviata l'e-mail non è possibile correggere gli errori.
Non usare emoticon, per quanto graziose possano sembrare.
Inoltre, evita di usare troppi colori. Cerca di mantenere i colori a due massimo per email.
Sempre BCC (Blind Carbon Copy) per avere copie della corrispondenza anche se il programma di posta elettronica salva automaticamente le copie delle e-mail inviate.
Presto ti abituerai alla formalità. I destinatari apprezzeranno la tua professionalità e potrai aiutare ad evitare errori potenzialmente dannosi.
