Per essere il segretario di un consiglio di amministrazione, devi essere eletto alla carica o nominato dal consiglio di amministrazione o dall'appartenenza generale all'organizzazione. Il segretario è una posizione che garantisce che tutte le regole e lo statuto dell'organizzazione siano rispettate dal consiglio di amministrazione durante le riunioni e l'attuazione delle decisioni del consiglio di amministrazione. Il segretario è inoltre responsabile di tutti i record e la documentazione dell'organizzazione.
$config[code] not foundMinuti e record
Uno degli aspetti più importanti della posizione di un segretario è quello di registrare i verbali di ogni riunione del consiglio. Il segretario registra tutto ciò che accade durante l'incontro, compresi i temi discussi, quali azioni sono state votate e quali azioni vengono intraprese come risultato. Un segretario del consiglio di amministrazione mantiene anche registri completi e dettagliati di tutti i rapporti commerciali della società o dell'organizzazione senza scopo di lucro. Durante tutto l'anno il segretario è tenuto a distribuire la documentazione al consiglio di amministrazione e ai membri, nonché a completare i depositi legali per conto dell'organizzazione in tempo. Il segretario fa anche in modo che tutti i registri siano archiviati correttamente e in sicurezza.
Attività amministrative
Un segretario del consiglio di amministrazione spesso svolge compiti amministrativi oltre a partecipare e registrare riunioni del consiglio di amministrazione. In questa veste, il segretario completa la corrispondenza per conto del consiglio e dell'organizzazione, risponde e risponde alle telefonate e fornisce supporto amministrativo personale ai membri del consiglio di amministrazione quando necessario. Il segretario può anche essere autorizzato a ricevere comunicazioni legali per conto dell'organizzazione. Ci si può aspettare che il segretario di un'organizzazione non profit accetti donazioni di beneficenza e progetti di lettere di detrazione fiscale per i contributori.
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Il ruolo di segretario in un consiglio di amministrazione è una posizione di voto. Il segretario ha le stesse capacità di voto degli altri membri del consiglio anche se è responsabile del coordinamento della riunione e della tenuta dei registri. Nel caso in cui né il presidente né il vicepresidente del consiglio di amministrazione possano partecipare a una riunione del consiglio, il segretario può temporaneamente intervenire al suo posto. Quando ciò accade, il segretario può chiamare la riunione per ordinare e presiedere la funzione fino a quando un altro membro del consiglio di amministrazione viene temporaneamente nominato nella posizione.
Responsabilità
Un'altra parte del ruolo del segretario è di mantenere la responsabilità. Il segretario si assicura che le azioni del consiglio siano in linea con i requisiti legali e il regolamento dell'organizzazione. La segretaria deve anche ritenersi responsabile di tutti i doveri della sua posizione. Potrebbe essere tenuta a riferire sui suoi progressi in merito alla responsabilità nei confronti del consiglio di amministrazione o dei membri che l'hanno nominata. Nel caso in cui alcune delle funzioni del segretario siano trasferite a un altro membro del consiglio, il segretario è ancora responsabile del completamento delle funzioni.
