Gli operatori di centralini hanno una posizione molto importante all'interno delle aziende. Poiché sono spesso la prima persona a salutare i clienti al telefono, devono rimanere ottimisti ed efficaci nelle loro procedure operative. I centralini sono sistemi telefonici multilinea che consentono agli utenti di trasferire chiamate su più linee, effettuare chiamate in conferenza e rispondere a più chiamate contemporaneamente. Sebbene tutti i centralini abbiano caratteristiche diverse, alcune procedure operative sono universali indipendentemente dal tipo di centralino.
$config[code] not foundFamiliarizzare con le estensioni dei dipendenti nel tuo ufficio. Questo ti aiuterà a trasferire le chiamate più velocemente.
Rispondere ai telefoni che squillano sollevando l'auricolare e dicendo il saluto della compagnia. Alcuni centralini richiedono di premere il pulsante indicato dalla linea che squilla per rispondere al telefono, in particolare se si è già su una linea separata.
Chiama i dipendenti della società semplicemente componendo le loro estensioni. Molti centralini, tuttavia, richiedono di comporre un numero prima di chiamare, ad esempio "9." Consultare il manuale del centralino o un altro dipendente su come chiamare.
Mettere in attesa la chiamata premendo il tasto "Hold", se necessario. Recupera la chiamata premendo il pulsante "Hold" per la seconda volta. Mentre le chiamate sono in attesa, è possibile effettuare chiamate interne o esterne, rispondere ad altre chiamate o rivolgersi ai clienti diretti. Basta non dimenticare di recuperare la chiamata in attesa.
Trasferisci una chiamata premendo il pulsante "Trasferisci", quindi aspettando di sentire un segnale di linea. Componi l'interno della persona a cui stai trasferendo la chiamata, quindi premi di nuovo "Trasferisci". Premere il pulsante "Rilascia" per trasferire la chiamata o semplicemente riagganciare.
Avviare una chiamata in conferenza rispondendo a una chiamata in arrivo o componendo un numero. Premere il pulsante "Conferenza", quindi attendere un segnale di linea. Componi il numero o l'interno della persona che riceve la chiamata in conferenza. Una volta che lei risponde, avvisala della chiamata in conferenza, quindi premi di nuovo il pulsante "Conferenza" per connettere le parti. Ripeti questo processo con tutte le parti coinvolte nella chiamata in conferenza, quindi premi "Rilascia" o riaggancia per rimuovere te stesso dalla chiamata.
Effettua una chiamata sul vivavoce premendo il pulsante "Altoparlante". Per disattivare una chiamata dall'altoparlante, premere nuovamente "Altoparlante".
Consultare il manuale del centralino per ulteriori informazioni sulle specifiche del proprio centralino.
