C'è un progetto di scrittura di fronte a te … e un pezzo di carta in bianco. In un sudore freddo, cominci a pensare che potrebbe essere più facile assumere un copywriter (dopotutto, non sei entrato in affari per diventare scrittore). Pensa di nuovo. Con cinque semplici passaggi e un po 'di pratica, puoi essere il tuo copywriter e reinvestire i soldi che avresti speso per un aiuto esterno per la tua azienda.
Perché la scrittura aziendale è importante
La ragione per cui scrivere o qualsiasi tipo di comunicazione commerciale è importante è la stessa ragione per cui ci impegniamo nel business: creare risultati aziendali positivi. Una scrittura aziendale efficace può promuovere risultati aziendali positivi in molti modi, tra cui:
- Creare valore per gli stakeholder
- Aiutare ad allineare le parti interessate con le strategie e gli obiettivi aziendali
- Permettendo allo scrittore di impegnarsi nell'apprendimento continuo
I suggerimenti di scrittura riportati di seguito miglioreranno il modo in cui si scrive in qualsiasi momento, da un'e-mail informale a una proposta commerciale completa. (L'unica cosa che può variare è il tempo speso per ogni attività di scrittura.)
Step 1: Conosci il tuo pubblico.
Stai comunicando su, giù o lateralmente? Il tuo pubblico è interno o esterno alla tua organizzazione? Queste sono le domande più basilari relative al tuo pubblico. Se ti fermi qui nelle tue indagini, probabilmente non hai abbastanza informazioni per andare oltre nel processo di scrittura.
Conosci il tuo lettore in ogni modo possibile. Se è una persona specifica, hanno un assistente che può darti qualche informazione? Forse i rapporti diretti della persona possono darti dei suggerimenti? C'è un profilo della persona che ti aiuterà a determinare i loro interessi e il loro stile di comunicazione? Se vendi o comunichi la catena di comando, le risposte a queste domande possono essere determinanti per determinare se il tuo pubblico legge e agisce sulla tua scrittura.
Prenditi un momento per considerare lo stile di comunicazione preferito del tuo lettore. Pensa a come comunicano con te e gli altri. Vogliono che tu "arrivi al punto" o iniziano chiedendo come sta la tua famiglia? La saggezza prevalente nella comunicazione scritta americana è di arrivare direttamente al punto; però; molti professionisti preferiscono costruire prima una relazione e non leggeranno la tua e-mail se si sentono svalutati dalla comunicazione che salta agli affari. Conoscere il tuo pubblico significa sapere dove mettere il tuo punto principale: all'inizio o alla fine.
La cosa più importante da ricordare quando si considera il proprio pubblico è sapere cosa gli interessa. Non c'è niente di sbagliato nella domanda "Cosa c'è in esso per me?" Se non lo chiedi a nome del tuo lettore, il tuo messaggio potrebbe essere trascurato.
Passaggio 2: decidere il canale di comunicazione.
Una volta che conosci il tuo pubblico, puoi prendere una decisione informata su quale canale utilizzare. I canali o le modalità di comunicazione possono essere suddivisi in interni o esterni, formali o informali. Di nuovo, questo è solo il primo passo. Valuta se il lettore passerà le tue informazioni. In tal caso, a chi lo passerà? Queste domande ti aiuteranno a decidere se hai bisogno di un opuscolo, una lettera, un memo, un'e-mail o altra forma di scrittura commerciale.
Un esempio: Scriveremo al nostro supervisore per convincerlo che una nuova politica deve essere messa in atto intorno alla richiesta di permessi retribuiti. Poiché si tratta di una richiesta interna più formale, utilizzeremo un formato di promemoria. Il promemoria sarà scritto in modo tale che il supervisore possa portarlo al direttore delle risorse umane per la discussione.
Passaggio 3: Verbalizzare l'azione desiderata.
Durante i workshop di scrittura aziendale, i partecipanti spesso capiscono il pubblico e il canale di comunicazione, ma al punto in cui devono identificare il loro obiettivo generale, pensano: "Voglio che lo leggano". Questo obiettivo non è lo scopo del business scrivere - per cambiare comportamento. Verbalizzare ciò che vuoi dal lettore incoraggia un'azione specifica. Vuoi che il lettore segua una nuova politica? Vuoi che invochino un'offerta di prova o di prova? Stai suggerendo un cambiamento o una richiesta che richiede un'azione immediata?
Se non sei chiaro sull'azione risultante ideale, anche il tuo lettore non sarà chiaro e meno probabile che agisca. D'altra parte, avendo una chiara idea di quale sia l'obiettivo della tua comunicazione, è più probabile che tu convinca il tuo lettore ad agire. Il tempo è essenziale nella scrittura aziendale. Hai solo un momento per far sapere al pubblico che ciò che hai da dire è prezioso e ha bisogno di azione.
Passaggio 4: pensa come un reporter.
Come un giornalista, rispondi alle "Cinque W": chi, cosa, dove, quando, perché (e come). Ricorda che la scrittura aziendale è più chiara quando è al punto. Non fornire dettagli storici e "interessanti" di sfondo a meno che non si riferiscano direttamente a ciò che si desidera che il lettore faccia.
Se hai un lettore a cui piacciono i dettagli, considera di rispondere alle seguenti domande nella tua scrittura:
- Perché il lettore importa?
- Come beneficia il lettore?
- Cosa dovrebbe fare il lettore?
- Quando dovrebbe farlo il lettore?
- Cosa succede se il lettore agisce?
- Cosa succede se il lettore non lo fa agire?
- Chi altri trarrà beneficio? Perché?
- Da dove viene il lettore per ulteriori informazioni?
Passaggio 5: chiudere la vendita.
Richiedi la vendita alla fine della tua comunicazione aziendale. Richiedi al lettore l'azione che ti aspetti e quando ti aspetti. Questa è la tecnica di "chiusura" più efficace per il pubblico degli Stati Uniti. Se si scrive per un pubblico internazionale, ci sono diversi passaggi coinvolti; tuttavia, fornire una conclusione convincente rafforzerà la tua comunicazione.
Diamo un'occhiata a un esempio che utilizza tutti e cinque i passaggi del processo di scrittura.
A: Evan Datta Da: Soma Jurgensen, x555 Data: 29 dicembre 2010
Ri: Aumentare l'efficienza delle richieste di sospensione del pagamento (PTO) Durante una recente riunione del personale, mi ha commosso il desiderio di migliorare l'efficienza dei nostri processi al fine di dare la priorità ai nostri tempi e scoprire più lavoro / equilibrio della vita di un'organizzazione. Le tue idee riflessive quel giorno mi hanno ispirato a offrire un'idea mia. Si prega di considerare questo memo come una richiesta di cambiamento in un processo che costa alla nostra azienda innumerevoli ore di inefficienza e rielaborazione. Armati di questa richiesta di modifica, puoi aggiungere un'altra tattica per sostenere la tua strategia di concentrarti sulle persone ottimizzando i processi. L'attuale politica prevede che i dipendenti inviino tramite e-mail il loro supervisore per la PTO. Il supervisore quindi indaga sul numero di giorni in cui il dipendente ha compilato e parzialmente compilato un modulo che il dipendente deve compilare e firmare prima di approvare la richiesta. Poiché la nostra azienda ha aumentato il numero di dipendenti che riferiscono a ciascun gestore durante la ristrutturazione dello scorso anno, la domanda di tempo per i responsabili per le richieste di PTO è aumentata in modo esponenziale. Con un solo assistente, il direttore delle risorse umane è inondato di richieste di richieste di accumulo individuali da parte dei dipendenti. Il risultato è un notevole dispendio di tempo nella ricerca e soddisfazione delle richieste, che ha portato anche a numerosi errori. Utilizzando la rete Intranet aziendale per distribuire i moduli e personalizzare il sistema HRIS con gli accessi dei dipendenti, gran parte della ricerca e delle forme potrebbero essere svolte dagli stessi dipendenti. Il nuovo sistema funzionerebbe come segue: L'adozione di questa modifica procedurale consentirà di liberare tempo per dipendenti, dirigenti e risorse umane. Il tempo risparmiato potrebbe essere speso in contatti personali con dipendenti che hanno più di domande di routine, migliorando il servizio clienti fornito da HR. Continuare con la politica attuale comporterà perdite di tempo e risorse. Per ulteriori informazioni sulle frustrazioni relative all'attuale politica, l'Assistente Risorse umane e io siamo disponibili a incontrarci dopo il primo dell'anno. Siamo disponibili a fornire dettagli specifici a sostegno di questo cambiamento in una riunione con il direttore delle risorse umane. Questo nuovo processo può essere implementato nel corso di sei mesi, consentendo all'azienda di beneficiare di questo anno solare (2011) e mettendo rapidamente in evidenza la strategia di concentrarsi sulle persone ottimizzando le politiche. Ti contatterò entro una settimana dal primo dell'anno per discutere ulteriormente di questa opportunità. Se hai domande nel frattempo, ti prego di contattarmi al mio interno nell'intestazione del promemoria. Cordiali saluti, XXXX
Commenti finali Ricorda questo: anche dedicare alcuni secondi all'organizzazione dei tuoi pensieri utilizzando questa procedura in cinque passaggi può migliorare il tuo lavoro, indipendentemente dal contenuto. Seguendo ogni passo reciprocamente inclusivo puoi permetterti, lo scrittore aziendale, di facilitare una comunicazione forte che abbia risultati positivi per la tua azienda.
