Quasi due terzi, o il 64 percento, delle piccole imprese non riescono a tenere traccia di quanto costano i loro dispositivi di stampa, né riescono a tenere traccia del loro utilizzo. E se non sei in grado di tracciare queste statistiche di base nella tua attività, non saprai quanto viene sprecato.
Come ottimizzare il budget IT con un report di gestione documenti (PDF) più intelligente e il sondaggio sullo stato della gestione documentale SMB di Xerox (NYSE: XRX) forniscono preziose informazioni e soluzioni per la stampa in un mondo digitale.
$config[code] not foundVantaggi del monitoraggio della stampante
Il sondaggio
L'indagine è stata condotta negli Stati Uniti, in Francia, Germania e Regno Unito, con la partecipazione di oltre 1.000 piccole e medie imprese. L'obiettivo era scoprire come queste società gestivano la stampa e i documenti. La ripartizione dell'uso della stampante rappresenta ciò che sta avvenendo nelle piccole imprese. Tra le aziende intervistate, il 56% ha dichiarato fatturazione e fatture come processo cartaceo nell'organizzazione, il 53% ha dichiarato che la reportistica aziendale e finanziaria era simile alla carta e il 51% ha detto che i moduli delle risorse umane e i file degli impiegati stavano volando fuori dalle loro stampanti in numeri enormi.
I dipendenti che si sono lamentati del 78% hanno inviato e-mail a una parte considerevole dell'utilizzo della stampante, e la stessa percentuale ha richiesto che le firme legali rappresentassero un grosso problema per l'utilizzo di carta e stampanti. Poco più del 40% delle aziende ha riferito di approvazioni di acquisto, materiali di marketing e quotazioni dei clienti che hanno assorbito una buona quantità di risorse cartacee e di stampa.
Per le piccole ditte mediche, giuridiche, architettoniche e di design, l'output di stampa può essere molto più alto del sondaggio mostrato. E il più delle volte, queste aziende non hanno un fornitore di servizi di stampa gestiti che si prende cura di questo compito laborioso.
Un'altra statistica lampante del sondaggio è stata la quantità di tempo sprecato con i processi coinvolti nella stampa? In attesa di lavori alla stampante, esaurimento delle forniture o andare in negozi di stampanti per raccogliere i documenti aggiungere fino a un notevole lasso di tempo. Il costo, ovviamente, potrebbe non essere visibile, ma è lì.
Xerox dice che negli Stati Uniti il tempo di attesa per un documento in un'azienda con una stampante centrale condivisa è di circa tre minuti per ogni dipendente. Questo esce a 13 ore all'anno per dipendente. Quindi anche una piccola impresa con 10 dipendenti può vivere 130 ore di tempo perso.
Il rapporto
Il rapporto "Come ottimizzare il budget IT con una gestione documentale più intelligente" presenta soluzioni che possono essere implementate dalle piccole imprese per evitare i problemi evidenziati dall'indagine.
Il primo consiste nel trovare un partner dei servizi di stampa gestiti per aiutarli a gestire l'utilizzo della stampante in modo più efficiente. In un post sul blog ufficiale di Xerox, Lisa Graham, Marketing Manager di Xerox Channel, scrive della necessità per le aziende di essere più proattive nel valutare l'uso della stampante. "Le valutazioni di stampa possono identificare rapidamente risparmi sui costi e miglioramenti dell'efficienza", spiega Graham.
Tutto, dai documenti abbandonati sui vassoi della stampante all'acquisto di materiali di consumo, la stampa a colori inutilmente e altre inefficienze ti stanno costando caro.
Con la digitalizzazione che trasforma quasi ogni aspetto della tua attività, un Managed Print Services o un altro partner fidato può incorporare digitalizzazione, flusso di documenti, stampa mobile, tecnologia cloud e sicurezza.
Come un problema separato ma correlato, il rapporto indica che il 90% delle aziende è stato violato a causa della stampa non protetta.
Conclusione
Alla fine del rapporto, Xerox consiglia alle aziende di tutte le dimensioni di trovare il partner di Managed Print Services adatto, ma questo potrebbe non essere possibile per le piccole imprese. Il rapporto fornisce informazioni preziose per coloro che non possono permettersi di assumere tali servizi.
Scegliendo le stampanti più recenti con soluzioni di monitoraggio e monitoraggio, implementando le best practice con una buona governance e istruendo la forza lavoro, è possibile gestire efficacemente i problemi associati all'uso non regolato della stampante. Alcune soluzioni includono la standardizzazione delle impostazioni in modo che tutte le copie siano in bianco e nero, integrandosi con i flussi di lavoro cloud e mobili, automatizzando i flussi di lavoro e coordinando l'acquisto di materiali di consumo.
Immagine: Xerox
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