Gli assistenti amministrativi esecutivi supportano professionisti di livello dirigenziale come amministratori delegati, chief financial officer, vicepresidenti e direttori. Oltre a compiti di base come la pianificazione di riunioni e viaggi, un assistente amministrativo esecutivo può anche condurre ricerche, preparare bilanci e analizzare rapporti. Un assistente amministrativo esecutivo dovrebbe essere in grado di pensare in modo strategico e offrire soluzioni piuttosto che eseguire semplicemente le richieste.
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L'assistente amministrativo esecutivo fornisce supporto clericale di base, come rispondere e dirigere telefonate, salutare i visitatori, aprire e distribuire la corrispondenza, pianificare riunioni, archiviare e ordinare forniture per ufficio. Le mansioni di livello più elevato includono la contabilità, la scrittura e la distribuzione di promemoria e la creazione di materiali di marketing come le presentazioni.
L'assistente amministrativo esecutivo può anche essere chiamato a svolgere compiti alla pari con mansioni di gestione inferiori. Queste attività comprendono la lettura, l'analisi e la stesura di rapporti, la conduzione di ricerche di mercato, l'acquisto o il leasing di attrezzature per ufficio e la gestione delle forniture. Potrebbe anche essere responsabile dell'addestramento e della supervisione del personale d'ufficio di livello inferiore.
Abilità
Il multitasking e la gestione del tempo sono competenze chiave per un assistente amministrativo esecutivo, in quanto può essere chiamata a svolgere diverse mansioni nello stesso arco di tempo. Un assistente amministrativo esecutivo dovrebbe avere esperienza di ufficio e conoscenza delle procedure amministrative come la gestione delle risorse umane e il coordinamento delle risorse. Altre competenze includono il servizio clienti, comprensione e comunicazione efficaci nella lettura e scrittura e risoluzione dei problemi.
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Le competenze informatiche sono essenziali per un assistente amministrativo esecutivo. Dovrebbe essere a suo agio con la piattaforma informatica necessaria per il lavoro. Se è esperto nel PC ma la posizione richiede lavoro su un Macintosh, dovrebbe prendere in considerazione la formazione. Dovrebbe avere una vasta gamma di conoscenze sul software applicativo. Le applicazioni utilizzate dagli assistenti amministrativi esecutivi includono foglio elettronico, presentazione, elaborazione di testi, posta elettronica, contabilità e software di database. Potrebbe anche essere richiesto di utilizzare uno scanner ed eseguire la manutenzione di base su stampanti e fotocopiatrici.
Educazione ed esperienza
L'assistente amministrativo esecutivo non è una posizione di primo livello e di solito è richiesto un certo livello di istruzione e di esperienza lavorativa. È richiesta un'istruzione di scuola superiore e alcuni college possono essere preferiti. Un grado di socio potrebbe essere desiderabile. Alcuni datori di lavoro possono preferire una laurea. I datori di lavoro possono anche preferire un background formativo e una precedente esperienza nel settore della loro azienda.
