Pronunciare un reclamo a un collega o anche a un supervisore è un modo semplice per un dipendente di esprimere dispiacere in determinate condizioni di lavoro, sia che si tratti di domande di valutazione delle prestazioni, di vantaggi o di conflitto con un supervisore. Ma quando un dipendente si prende il tempo di scrivere una lettera di reclamo, l'aspettativa è che la compagnia, almeno, leggerà attentamente e investirà il tempo necessario per rispondere al reclamo.
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I leader delle risorse umane si rendono conto che molti dipendenti non accreditano le risorse umane come difensore del personale. In effetti, alcuni dipendenti dicono che andare al dipartimento risorse umane è come andare all'ufficio del preside della scuola, e lo evitano a tutti i costi, dicendo che la HR diventa cieca nei confronti delle preoccupazioni dei dipendenti.I doveri amministrativi per i quali i dipartimenti del personale dell'era degli anni '80 erano responsabili si estendevano a malapena oltre la distribuzione di buste paga e la sottoscrizione di dipendenti per benefici sanitari di gruppo. Oggi, tuttavia, i dipartimenti delle risorse umane si sono evoluti in partner commerciali strategici, concentrandosi sul miglioramento del rapporto datore di lavoro-dipendente attraverso l'attenzione personale alle preoccupazioni dei dipendenti.
Rapporto datore di lavoro-dipendente
Migliorare la relazione tra datore di lavoro e dipendente non significa assegnare premi o pagare salari più alti del tuo concorrente. Nel suo libro, "Sette ragioni nascoste per cui i dipendenti lasciano", Leigh Branham ha esaminato circa 20.000 interviste di uscita fornite dal The Saratoga Institute. La ricerca di Branham ha rivelato che i dipendenti hanno maggiori probabilità di andarsene perché si sentono svalutati. Partono anche a causa della leadership inefficace. Con il giusto approccio, queste sono le questioni che le risorse umane possono risolvere. Uno di questi è quello di prendere sul serio i reclami dei dipendenti e rispondere immediatamente alle questioni che riguardano la soddisfazione sul lavoro.
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Dirigere i dipendenti a esprimere le loro preoccupazioni per iscritto al reparto risorse umane e assegnare uno staff delle risorse umane per riconoscere il reclamo. Se del caso e quando il reclamo non è suscettibile di comportare un'azione legale contro la società, dar seguito a una risposta scritta al dipendente, delineando ciò che l'azienda farà per risolvere i problemi sui quali il dipendente si è lamentato. Se la risposta scritta non è in grado di delineare i passaggi precisi per risolvere il reclamo - come i reclami relativi alle molestie sul posto di lavoro - assicurati al dipendente che le risponderesti in modo confidenziale, nella misura del possibile.
Incontro
In alcuni casi, è necessaria una riunione individuale per esprimere il sincero interesse della società a risolvere i problemi del posto di lavoro. Esamina la lettera di reclamo del dipendente insieme al dipendente per assicurarti di essere chiaro su ciò che è alla base dell'insoddisfazione del dipendente. Una riunione privata assicura ai dipendenti che prendi sul serio le loro preoccupazioni. Siate pronti quando rispondete alle domande su cosa l'azienda può fare per ottenere una risoluzione e prendere nota dei suggerimenti che il dipendente ha per risolvere il suo reclamo. Ma evitate di promettere soluzioni a problemi complessi o reclami che potrebbero potenzialmente diventare problemi legali.
Risposta
A seconda delle circostanze, potrebbe essere inutile o addirittura ingiustificato rispondere al reclamo del dipendente per iscritto. Ad esempio, i reclami che comportano molestie sul posto di lavoro o trattamenti discriminatori dovrebbero essere esaminati e documentati. Ma il dipendente non ottiene una copia delle note investigative come risposta alla sua denuncia. Solo i consulenti legali della tua azienda dovrebbero ricevere note investigative e rapporti interni sui reclami dei dipendenti che potrebbero sollevare domande sulla responsabilità, quali molestie, discriminazione, problemi di sicurezza sul luogo di lavoro e simili. D'altra parte, se il dipendente si lamenta di qualcosa di benigno come bagni puliti o problemi di accesso alla Intranet dell'azienda da remoto, sono questioni che è possibile risolvere rapidamente. Inoltre, fornire al dipendente una risposta scritta che documenti ciò che hai fatto per risolvere i reclami come questi.
