Ogni giorno è una battaglia per la produttività quando sei un piccolo imprenditore o consulente. E, se siamo onesti, la produttività può essere particolarmente difficile da mantenere durante questi caldi mesi estivi, quando i barbecue e i sogni ad occhi aperti sulla spiaggia devastano i nostri giorni.
Se ti sei mai rilassato e ti sei chiesto cosa è successo tra 9 e 5, un nuovo sondaggio dei creatori di OfficeTime potrebbe interessarti. Qui, il sito di monitoraggio del tempo ha interrogato i rispondenti per rispondere alla domanda "dove va il nostro tempo" e ha identificato alcuni dei maggiori responsabili della produttività sul posto di lavoro.
All'inizio di quest'anno OfficeTime ha annunciato i 5 migliori killer a tempo e l'Email formalmente outted (47%), Procrastination (42%), Social Networking (36%), Meetings (34%) e Surfing Internet (30%) come i migliori vizi rubare ore dai nostri giorni. Questa volta, OfficeTime ha fatto il back-up per vedere esattamente quanto tempo abbiamo trascorso in queste cinque aree a rischio.
Attenzione, i risultati potrebbero spaventarti:
- Il 64 percento spende fino a 1 ora sui siti di social network ogni giorno
- Il 59 percento spende fino a 1 ora ogni giorno navigando in Internet
- Il 49 percento spende fino a 1 ora al giorno nelle riunioni
- Il 40 percento impiega in media 1-3 ore per gestire la posta elettronica
- Il 34 percento passa da 30 minuti a 1 ora "procrastinando"
Sommate la fascia alta di quei numeri ed è abbastanza facile capire perché alcuni di noi lasciano l'ufficio chiedendosi cosa esattamente abbiamo realizzato in primo luogo.
Se ritieni di non allungare i tuoi giorni il più lontano possibile, di seguito sono riportati alcuni suggerimenti rapidi sulla produttività per aiutarti a evitare alcune trappole temporali sopra elencate.
1. Crea un piano
Ogni domenica mi siedo al computer, capisco di cosa ho bisogno per finire la settimana prossima e creo una mappa per i prossimi 5-6 giorni su come / quando ogni attività verrà realizzata. Certo, è inevitabile che altre cose saltino fuori e che dovrò spostare il mio piano, ma andare in settimana con una struttura di serie mi aiuta a concentrarmi sul lavoro che è veramente importante. Altrimenti, è facile lasciare la settimana nello stesso modo in cui sei entrato - con una pila di lavoro ancora sul tavolo perché hai "tracciato di lato" in altre aree. Sai cosa devi fare nel tuo giorno e nella tua settimana, e ti ritengono responsabile di ciò.
2. Pianificare l'email
Non sorprende che l'e-mail sia elencata di volta in volta come il più grande colpevole per la produttività. Nel sondaggio sopra riportato, il 40% degli intervistati ha dichiarato di trascorrere da 1 a 3 ore un giorno rispondere alle e-mail, e scommetto che hai avuto giorni in cui hai speso molto più di quello. Prova a pianificare orari prestabiliti in cui rispondi alle e-mail in modo che non trascorrerai l'intera giornata a ballare dentro e fuori. Forse gestisci l'email per un'ora al mattino e poi fai il check-in per 20 minuti prima di pranzo e prima di uscire per la sera. Scegli quello che funziona per te, ma arriva al punto in cui gestisci la tua email, non viceversa. E, se possibile, evita di rispondere alle e-mail non appena entri in ufficio. Scoprirai che essere in grado di buttare giù alcune cose dal tuo piatto contribuirà a dare slancio per il resto della giornata.
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3. Trova gli strumenti di responsabilità
Non so voi, ma il mio più grande ostacolo alla produttività consiste nel mantenermi responsabile. Quando lavori per te stesso, non hai nessun altro lì per rompere la frusta e tenerti impegnato. Forse sei disciplinato e non ne hai bisogno o forse sei come me e ti affidi agli strumenti per mantenerti il più responsabile e produttivo possibile.
Strumenti di tracciamento del tempo online come Harvest, Toggl e OfficeTime (i creatori del sondaggio) possono essere incredibilmente utili per un individuo o una squadra per aiutare a tracciare accuratamente il tempo e analizzare come sono stati spesi. Se addebiti l'ora, questi strumenti possono anche aiutare a tenere traccia dei budget dei clienti e mostrare loro come stai spendendo i loro dollari.
Se non sei un fan dei tracker di tracciatori di linee, allora forse un fidato vecchio timer per uova è il tuo modo preferito di rimanere in pista. Tengo un timer per le uova sulla mia scrivania e lo uso religiosamente quando scrivo contenuti. Qualunque strumento tu usi non deve essere appariscente, solo qualcosa a cui sarai responsabile.
4. Identità e limiti di distrazione
Alcune distrazioni di cui siamo ben consapevoli - è la luce lampeggiante sul nostro smartphone, è Twitter, o è il nostro blog preferito che non ha nulla a che fare con il lavoro. Essendo stati identificati, è abbastanza facile frenarli quando vogliamo. Uccidi internet se non ti serve al momento, getta il telefono in un cassetto dove non puoi vederlo, ecc.
Ma ci sono altre distrazioni che compaiono nei nostri giorni e che forse non realizziamo.
Come il tuo sistema di messaggistica dell'ufficio (Skype, forse) che è pieno di più conversazioni sulle opzioni per il pranzo che sul lavoro, o su quella persona che ama chiamare le riunioni quando un'e-mail sarebbe stata più efficiente. Uno dei vantaggi di utilizzare uno strumento di monitoraggio del tempo online è che può aiutarti a individuare il tempo che fa schifo che potresti non aver notato. Se non ne hai già usato uno, forse provalo per alcune settimane semplicemente per aiutarti ad analizzare come trascorri la giornata. Forse scoprirai che trascorri un terzo della giornata in riunione o hai un amico che ti invia messaggi ogni ora. Una volta che lo sai, ritaglia il rumore. Saresti sorpreso di come le correzioni facili possano aggiungere ore alla tua giornata.
Quali sono alcuni dei maggiori responsabili della produttività sul posto di lavoro? Cadono sulla lista o hai altri vizi segreti?
Aggiornamento della foto sui social media tramite Shutterstock
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