Gli incontri efficaci aggiungono valore reale alle aziende. Producono idee, danno direzione, rafforzano i legami e rinnovano il vigore. Allo stesso tempo, le imprese non possono dedicare risorse infinite. La chiave è assicurarsi che le persone essenziali siano invitate - al momento opportuno e nello spazio appropriato. Interazioni dirette verso uno scopo comune e conclusione con un chiaro piano d'azione.
Scopo chiaro
Tutti gli incontri efficaci hanno uno scopo chiaro. Questo si traduce in un'agenda. Se provi a coprire troppi articoli contemporaneamente, la tua riunione è eccessiva. Se sul tavolo sono presenti pochi argomenti, le e-mail, le discussioni da persona a persona o altre forme di comunicazione sono più pratiche. La tua agenda dovrebbe delineare elementi specifici da discutere nell'ordine corretto. Scrivere in anticipo le cose aiuta a chiarire l'attenzione della riunione. Garantisce inoltre che i partecipanti abbiano un "buy-in", che arrivino con idee preziose e rimangano in carreggiata mentre la discussione si svolge.
$config[code] not foundBen organizzato
La logistica è essenziale per un incontro efficace. Un aspetto è quello di invitare il gruppo giusto di persone che svolgono i compiti da discutere, prendere decisioni su quel lavoro o altrimenti influenzare l'influenza. Scegli un orario che non è solo gratuito per tutti i partecipanti, ma non è in concorrenza con altre priorità di lavoro o livelli di energia. Anche la lunghezza della tua riunione è importante.Nella maggior parte dei casi, due ore sono un massimo salutare. Aiuta anche a stimare i tempi per ciascun oggetto dell'ordine del giorno e rispettare i limiti. La tua posizione dovrebbe far sentire le persone a proprio agio e essere pratiche. In alcuni casi, ciò significa una posizione privata, una chiamata in conferenza o una riunione fuori sede.
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Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingScambi dinamici
Gli incontri efficaci richiedono una comunicazione efficace. Aiuta a stabilire regole di base come "Parte del nostro obiettivo è sviluppare un budget per il prossimo anno fiscale che aumenti il nostro reddito netto del 15%. Se stai proponendo nuove categorie di spesa per il tuo dipartimento, preparati a effettuare riduzioni in altre aree o fai una buona argomentazione su come le spese aggiuntive aumenteranno le entrate. "I modi per creare sinergie includono un" sondaggio problematico "in cui i partecipanti possono chiamare aree di interesse o di brainstorming per generare collettivamente idee. Un moderatore è la tua arma segreta per incoraggiare il dialogo di gruppo e costruire sugli interessi di ogni persona, mantenendo la riunione generale sulla giusta strada.
Risultati significativi
Entro la fine della riunione dovrebbero esserci risultati chiari e attuabili. Un modo per incoraggiare questo è elencare i "prossimi passi" come argomento finale nella tua agenda. Assegna 10 a 15 minuti per legare tutte le estremità sciolte. Riassumi i problemi risolti dai partecipanti. Indica tutti gli elementi che non sono stati risolti e indica chi è responsabile dell'indirizzamento, da quando. Farlo pubblicamente, e non offline, rafforza la responsabilità. Inoltre, pianifica di distribuire minuti o un sommario generale della discussione e dei suoi risultati. In alcuni casi, i passaggi successivi includono la pianificazione di un'altra riunione. Effettuare il check-in con i colleghi responsabili delle attività di follow-up prima della riunione successiva per garantire il progresso continuo.
