Le riunioni sono il cardine del business: promuovono decisioni e azioni. Gli incontri più produttivi gestiscono gli elementi di azione senza prendere tempo lontano da altri importanti argomenti dell'agenda. Se le azioni non vengono gestite correttamente, è possibile sprecare tempo prezioso discutendo le attività che non vengono completate, non raggiungere gli obiettivi previsti o non apportare alcun valore all'organizzazione. La gestione efficace degli elementi di azione fino alla chiusura inizia con l'acquisizione accurata dei verbali della riunione.
$config[code] not foundDefinizione
Definisci chiaramente i compiti, senza lasciare spazio a interpretazioni errate. Ristabilisci l'azione mentre viene documentata per assicurarti che i partecipanti alla riunione siano d'accordo e capiscano cosa è previsto. Assegnare l'azione a qualcuno che è presente alla riunione e convincere quella persona a riconoscere verbalmente la responsabilità. Una voce di azione dichiarata male assegnata a qualcuno che non era presente quando il problema è stato sollevato potrebbe rimanere aperta a tempo indeterminato.
Registrazione
Utilizzare un formato standardizzato per la registrazione delle riunioni, con una sezione appositamente studiata per un elenco di elementi di azione. Mantenere il formato coerente aiuta a garantire che i problemi vengano catturati correttamente per consentire un follow-up efficiente. Registra ciò che deve essere fatto, chi è responsabile di assicurarsi che ciò accada, la data in cui è stato sollevato il problema o l'azione è stata assegnata e la data in cui è prevista l'azione da completare. Per ogni attività, sono assegnati un proprietario principale e una persona di backup: il backup può fungere da collaboratore per il proprietario principale e supportare l'attività se richiesto.
Video del giorno
Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingDistribuzione
Non aspettare troppo a lungo per distribuire i minuti di riunione. Se qualcuno prende appunti elettronici durante la riunione, i minuti possono essere pronti per la distribuzione non appena la riunione si chiude o poco dopo. Ritardi prolungati possono far perdere ai partecipanti il senso di immediatezza. Assegnazioni di azioni più recenti possono quindi assumere una priorità maggiore rispetto a quelle emesse durante la riunione.
puntamento
Utilizzare l'elenco delle voci di azione per tenere traccia dei compiti in base alle date di scadenza identificate. Se la riunione faceva parte di una serie pianificata regolarmente, avviare la riunione successiva con una revisione delle azioni aperte. Informare i partecipanti in anticipo in modo che possano preparare i materiali di presentazione necessari per segnalare i progressi. Se la riunione è stata una sessione unica o autonoma, follow-up con i proprietari delle azioni individualmente o in una nuova riunione incentrata esclusivamente sulle azioni di tracciamento da chiudere.
Visibilità
Se mancano le scadenze o le azioni segnalate non soddisfano le aspettative, rendi questi fatti visibili ai membri del team. Ridistribuire l'elenco delle azioni, inclusi i commenti scritti che spiegano chiaramente cosa ha causato il ritardo, perché l'azione è stata considerata insufficiente e cosa deve essere fatto per tornare in pista. Se è necessaria assistenza di gestione per rimuovere i blocchi stradali, pianificare il tempo con i membri appropriati del team di gestione per fornire un riepilogo sintetico del problema e della soluzione consigliata dal team.
Chiusura
Quando un'azione è completata, aggiorna l'elenco degli elementi di azione identificando la data in cui il problema è stato chiuso. Ridistribuire l'elenco ai membri del team in modo che possano vedere quali azioni sono state chiuse e quando. Dopo che tutti hanno visto gli oggetti chiusi, rimuovili dall'elenco. Gli oggetti chiusi possono essere archiviati o cancellati, a seconda delle esigenze della squadra o delle aspettative della direzione.
