Lavorando con i responsabili degli acquisti, gli assistenti all'acquisto coordinano le attività di approvvigionamento, garantendo l'acquisizione efficiente delle merci a prezzi equi.Consigliano i manager sui prodotti da acquistare, mantengono le comunicazioni con i fornitori, tengono traccia degli ordini e mantengono accurati record di acquisto. Gli assistenti agli acquisti, che in genere hanno bisogno di un diploma di scuola superiore e di qualche esperienza di supporto amministrativo o clericale da assumere, possono lavorare per aziende, autorità locali, agenzie governative e organizzazioni non profit. Secondo Simply Hired, un sito di risorse professionali, gli assistenti di acquisto hanno guadagnato un salario medio annuo di $ 42.000 a febbraio 2014.
$config[code] not foundFornire consigli
Per garantire che un'organizzazione acquisti prodotti di qualità, gli assistenti all'acquisto forniscono informazioni sui vari marchi di prodotti disponibili sul mercato. In un'università, ad esempio, l'assistente può utilizzare la sua conoscenza dei prodotti di cancelleria per consigliare i membri della facoltà sui migliori prodotti da utilizzare. Quando i dipartimenti dell'istituzione collocano le richieste d'acquisto, le esamina per completezza e accuratezza. Se una richiesta è inesatta - forse un dipartimento ordina un numero insolitamente alto di carta per fotocopiatrici - è compito del collaboratore indagare sul problema prima di contattare i fornitori.
Organizzazione dei contratti
Dopo aver ricevuto gli ordini di acquisto, l'assistente degli acquisti coordina l'acquisto e la successiva consegna della merce. Se l'organizzazione vuole stipulare un contratto con un fornitore, l'assistente richiede ai fornitori di fare offerte, completi di listini prezzi dei prodotti ordinati. Potrà quindi collaborare con il responsabile degli acquisti per esaminare le offerte e scegliere un fornitore affidabile con i migliori prezzi. L'assistente contatta il fornitore selezionato e pianifica una riunione in cui possono negoziare le condizioni di fornitura e firmare il contratto di approvvigionamento.
Video del giorno
Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingMonitorare le prestazioni del contraente
Gli assistenti acquisti monitorano le prestazioni dei fornitori contrattati. Ad esempio, quando un fornitore consegna articoli di cancelleria all'università, l'assistente controlla la qualità della carta per fotocopiatrici, i file primaverili, gli strumenti di scrittura e altri articoli per assicurarsi che soddisfino le specifiche dell'istituto. Se alcuni prodotti non sono della qualità richiesta, l'assistente incarica il fornitore di consegnare i ricambi. Gli assistenti agli acquisti mantengono aggiornati i manager sulle prestazioni di vari fornitori, spesso raccomandando azioni appropriate - come la risoluzione dei contratti - contro i fornitori meno performanti.
Mantenimento dei record di acquisto
È compito dell'acquisto di assistenti mantenere registrazioni aggiornate dei documenti di approvvigionamento come ordini di acquisto, proposte di offerta e revisioni dei venditori. Per fare ciò, devono sviluppare e implementare un adeguato sistema di archiviazione. Se questi assistenti scelgono un archivio di acciaio anziché un sistema di archiviazione elettronico, ad esempio, possono inserire documenti simili o usati regolarmente nello stesso cassetto, in modo che se i responsabili degli acquisti richiedono proposte di offerta presentate da determinati fornitori, gli assistenti sono in grado di recuperali facilmente.
Utilizzando le competenze pertinenti
Per essere efficaci, gli assistenti all'acquisto devono essere persone organizzate con un occhio attento per piccoli dettagli e forti capacità matematiche. Ad esempio, utilizzano le capacità organizzative per lavorare in modo efficiente con diversi documenti di acquisto e le abilità matematiche per effettuare calcoli precisi dei costi totali degli articoli degli ordini. Anche le capacità di comunicazione verbale sono importanti, poiché gli assistenti sono spesso in frequenti comunicazioni con fornitori e venditori.
