I proprietari di piccole imprese sono jacks di tutti i tipi, il che è un grande attributo, ma può essere schiacciante se non c'è abbastanza aiuto e il business sta crescendo più rapidamente del previsto. Tuttavia, la tecnologia digitale ha introdotto molte soluzioni che hanno permesso di gestire un'azienda da sola senza tirar fuori i capelli. L'ultimo strumento per dare una mano è Microsoft (NASDAQ: MSFT) Bookings, un'applicazione che rimuove efficacemente il back and forth della pianificazione degli appuntamenti, che è diventata un compito in sé a causa dei numerosi touch point disponibili oggi.
$config[code] not foundLa strada tradizionale
Per le piccole imprese che forniscono servizi, tenere il passo con la pianificazione degli appuntamenti è fondamentale per portare nuovi affari è un processo che richiede tempo che coinvolge avanti e indietro le comunicazioni, sia sul telefono, e-mail o SMS.
Assumere una persona è, ovviamente, un'opzione, ma la stragrande maggioranza delle piccole imprese sono operatori solisti che aggiungono lentamente personale man mano che aumentano le loro entrate. Dover interrompere ciò che stai facendo e staccarti dal tuo core business - fornire il miglior servizio possibile per i tuoi clienti esistenti - è costoso e inefficiente. Ma gestire la pianificazione di nuovi clienti o appuntamenti aggiuntivi per i clienti esistenti è ciò che fa andare avanti la tua attività.
La rotta delle prenotazioni Microsoft
Microsoft Bookings offre alla tua azienda una pagina Web unica che contiene tutte le informazioni necessarie ai tuoi clienti per pianificare i propri appuntamenti, anche se non ci sei.
La pagina è stata progettata per essere utile tanto se i tuoi clienti sono su un personal computer o su un dispositivo mobile, spiega un post sul blog ufficiale di Microsoft Office. In base alla disponibilità che pubblichi per te o per il tuo staff, il cliente seleziona il servizio che desidera, il giorno e l'ora. Quindi inseriscono le loro informazioni di contatto e prenotano l'appuntamento.
Scopri di più su come funziona Bookings in questo video di Microsoft:
Conferme e promemoria
Una volta che l'appuntamento è stato programmato dal cliente, Microsoft Bookings invia immediatamente un'email di conferma. Inoltre, offre al cliente la possibilità di aggiungere l'appuntamento al proprio calendario come promemoria aggiunto.
Inoltre, Bookings ti consente di impostare e-mail di promemoria prima dell'appuntamento. Le e-mail vengono inviate in base alla quantità di preavviso che si desidera dare ai propri clienti.
La funzione di promemoria si estende anche al tuo staff. Se utilizzano il calendario di Outlook in Office 365, Outlook.com o il calendario di Google, gli appuntamenti dei clienti nuovi o aggiornati vengono automaticamente aggiunti al proprio account.
Ripianificazione o annullamento delle prenotazioni da parte dei clienti
Ci sono una miriade di motivi per cui un cliente potrebbe dover annullare un appuntamento, con Microsoft Bookings, possono farlo con una modifica self-service che non richiede di portare avanti una conversazione con nessuno. Tutto quello che devono fare è cliccare sul link nell'e-mail di conferma o nell'appuntamento nel loro calendario. Il collegamento li porta alla pagina di pianificazione in cui possono annullare l'appuntamento corrente e scegliere un orario più conveniente per loro.
Un'altra grande caratteristica di questa applicazione è il controllo che consente alla tua azienda di evitare cancellazioni dell'ultimo minuto. È possibile impostare diversi parametri per quanto tempo i clienti devono dare notifiche avanzate per annullare i loro appuntamenti. Che si tratti di ore, giorni o anche di una settimana, sarai in grado di gestire in modo più efficace le cancellazioni in modo da poter prenotare subito nuovi appuntamenti.
Gestire i tuoi appuntamenti
Con Bookings puoi gestire il tuo appuntamento sia che tu sia nel tuo ufficio o fuori. L'app ti consente di visualizzare tutte le prenotazioni sulla tua pagina in un calendario di prenotazioni centralizzato, permettendoti di cambiare gli appuntamenti per accogliere i tuoi clienti.
Ti consente anche di fissare un appuntamento per un cliente se stai parlando con loro al telefono. Utilizzando la funzione di visualizzazione divisa, puoi accedere rapidamente alla pagina per vedere chi è disponibile nella tua azienda in un dato momento per prendere accordi.
Viene inoltre generato un elenco clienti con le informazioni di contatto ogni volta che i clienti prenotano un appuntamento utilizzando la pagina. È possibile utilizzare queste informazioni per rimanere in contatto con loro, fornire un servizio clienti migliore o offrire promozioni speciali.
Microsoft afferma che un'app complementare verrà rilasciata nelle prossime settimane per Bookings che consentirà agli utenti autorizzati con un abbonamento a Office 365 di gestire e visualizzare tutti gli appuntamenti insieme alle informazioni sul cliente.
Crescente con le prenotazioni
Poiché Bookings viene distribuito tramite Microsoft Cloud, verrà scalato e cresciuto insieme a te, indipendentemente da quanto grande sarà il tuo business. Non costa di più creare più pagine di prenotazione o aggiungere più membri dello staff, perché richiede solo gli abbonamenti di Office 365.
Registrazione per le prenotazioni
Microsoft Bookings verrà implementato immediatamente per tutti gli abbonati di Office 365 Business Premium nel programma First Release. Tutti gli altri clienti Office 365 Business Premium in tutto il mondo avranno la nuova funzione nei prossimi mesi.
Se sei idoneo, tutto ciò che devi fare è accedere a Office 365, aprire Bookings dal launcher dell'app e fare clic sul pulsante "Get It Now". Questo ti chiederà di compilare le informazioni necessarie sulla tua azienda, dopo di che la salverai e la pubblicherai. Una volta completato questo processo, i clienti possono iniziare a prenotare gli appuntamenti immediatamente.
Prenotando un appuntamento e seguendo attraverso può prendere tempo lontano da uno dei altro attività più importanti nel tuo business, dimostrando un ottimo servizio o i tuoi clienti. E questo è particolarmente vero se sei un imprenditore che indossa molti cappelli nella tua azienda. Per i clienti e le imprese allo stesso modo, è un inconveniente che dovrebbe essere evitato quando possibile. Con Microsoft's Bookings, le piccole imprese saranno in grado di automatizzare il processo di comunicazione e conferma degli appuntamenti in modo che tutti siano sulla stessa pagina.
Immagini: Microsoft
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