Gli eventi memorabili non si verificano solo. Organizzare e organizzare un evento richiede una pianificazione. Che si tratti di una conferenza, di un seminario o di un giorno di apprezzamento del cliente, e che tu abbia tre settimane per pianificare o un intero anno, il successo del tuo evento è nei dettagli. Abbiamo raccolto 42 consigli per la pianificazione degli eventi per le piccole imprese da parte degli esperti, inclusi alcuni degli organizzatori degli annuali premi Small Business Influencer.
$config[code] not foundPianificazione degli eventi per piccole imprese: cosa fare prima
1. Decidi il tuo pubblico di riferimento prima di ogni altra cosa. Il primo passo, prima di fare qualsiasi altra cosa, dovrebbe essere definire chiaramente chi è il tuo target di riferimento. Da questo prenderanno tutte le altre decisioni in termini di formato, contenuto, prezzi, ubicazione, ecc. Questo approccio strutturato ti aiuterà anche a rimanere concentrato sul raggiungimento di obiettivi specifici e non permettendo che l'ambito diventi troppo ampio o annacquato.
2. Fai un elenco di dettagli - tutto compreso l'illuminazione e il trasporto pubblico, al contenuto e ai rinfreschi. Quando decidi di organizzare un evento, tutto conta. Dal contenuto del programma, dall'illuminazione al trasporto e al parcheggio: tutto conta. E il tuo pubblico attribuirà tutto a te e … al tuo marchio. Fare una lista ti assicurerà di non trascurare le cose.
3. Avere uno scopo commerciale chiaro per tenere l'evento. Prima di iniziare a pianificare un evento di successo, chiarisci perché lo stai facendo in primo luogo, perché ogni decisione successiva dovrebbe supportare il tuo obiettivo principale. È lead generation? È per creare consapevolezza della tua azienda o di un particolare prodotto? È sviluppare la fedeltà dei clienti? O vuoi semplicemente fare soldi (che va bene anche)? E assicurati che il team sia consapevole dello scopo, in modo da non avere "scope crawly".
4. Prestare attenzione ad altri eventi del settore durante la pianificazione. Controlla il calendario. Assicurati di non programmare il tuo evento o troppo vicino alle vacanze o ai periodi di vacanza più popolari. È altrettanto importante verificare la presenza di altri eventi che i partecipanti di destinazione potrebbero visitare.
5. Sii flessibile con i cambiamenti di dimensioni, posizione e altri dettagli. Quando entri nel processo di pianificazione degli eventi, potresti scoprire che il tuo evento cambia in dimensioni, posizione e molti altri modi rispetto a quanto inizialmente previsto. Questo è naturale e perfetto fino a quando non perdi di vista la ragione per cui stai facendo tutto questo lavoro in primo luogo. È necessaria una certa flessibilità.
6. Conosci i tuoi limiti. Sappiamo tutti che l'obiettivo è quello di lanciare un grande evento dal vivo. A tal fine, dobbiamo anche essere consapevoli di ciò che possiamo o non possiamo realisticamente fare - sia esso budget … o tempo-saggio. Se decidi di organizzare un evento dal vivo tra una settimana, pianifica una relazione più intima. Se è un grande evento, preparati diversi mesi prima. Se il budget è basso, potresti dover controbilanciare la creatività e un sacco di lavoro fai-da-te.
7. Creare obiettivi SMART. Inizia sempre con la strategia. Proprio come costruire qualsiasi attività, i grandi eventi iniziano con una strategia forte, ponderata e misurabile. Gli eventi live sono un modo straordinario per condividere il tuo marchio, connettersi con il tuo mercato di riferimento, ottenere feedback sul tuo prodotto (e molto altro!), Ma devi sapere cosa stai cercando di ottenere. Attenersi agli obiettivi SMART e delineare ciò a cui si mira. Quindi assicurati di procedere in linea con il raggiungimento di questi obiettivi.
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Budget: come pagare per il tuo evento
8. Sviluppa un "piano di finanziamento" per il tuo evento e valuta i numeri. Scopri come pagherai per l'evento. La maggior parte degli eventi è finanziata da sponsorizzazioni, vendite di biglietti, budget interni di marketing o una combinazione di tutti e tre. Quando crei il tuo budget per l'evento, dovrai stimare quanti soldi puoi realisticamente aumentare da ciascuna area. Prima di prenotare la tua sede o firmare qualsiasi contratto, è una buona idea iniziare a firmare sponsor prima, o vendere biglietti in anticipo per assicurarsi che ci sia abbastanza interesse nella tua idea per finanziarlo.
9. Creare un budget di spesa e risparmiare denaro attraverso donazioni di sponsor "in natura". Gli eventi tendono a costare più del pensiero medio del piccolo imprenditore - principalmente per quanto riguarda la sede e il cibo e le bevande. Ricordati di valutare tutti i permessi e le licenze di cui avrai bisogno. (È qui che un organizzatore di eventi può aiutarti a evitare grattacapi.) Fai un elenco completo di tutte le spese e poi evidenzia le aree in cui ritieni che gli sponsor possano svolgere un ruolo offrendo qualcosa di "in natura". Più lavori con altri marchi e partner per ospitare i tuoi eventi, più puoi risparmiare.
10. Considera il crowdfunding come una nuova opzione per raccogliere fondi per un evento. Se questa è la tua prima esecuzione di eventi, usa le piattaforme di crowdfunding per ridurre il rischio. Pubblicando i tuoi eventi su queste piattaforme i partecipanti dovranno impegnarsi per i biglietti per l'evento. Se il numero minimo di partecipanti richiesto non è soddisfatto, l'evento non ha luogo.
Marketing: far partecipare le persone
11. Avrai bisogno di un piano di marketing DETTAGLIATO. Creare un piano di marketing per l'evento. Più sei organizzato, più professionale sarà il tuo evento.
12. Sii instancabile nei tuoi sforzi o il tuo evento fallirà. Se non vuoi essere al tuo evento da solo … poi mercato, mercato, mercato, mercato … e mercato ancora.
13. Definisci le buone ragioni per cui le persone devono presentarsi. Qual è il sorteggio per i partecipanti? È necessario definire COSA si sta facendo all'evento che porterà i partecipanti target alla porta. Per un prodotto di consumo potrebbe essere una festa con intrattenimento e demo di prodotti e omaggi. Per un pubblico di lavoro potrebbe essere un contenuto educativo o un eccitante e noto relatore esperto. Qualunque cosa sia, non perdere la connessione con il motivo per cui vuoi che questo particolare pubblico chieda a gran voce di entrare.
14. Esporre per iscritto il motivo per cui il proprio mercato di riferimento dovrebbe partecipare - non assumere che i benefici siano ovvi. Quando promuovi un evento assicurati di dire al tuo target di mercato cosa impareranno, chi incontreranno e perché dovrebbero essere lì. Non dare per scontato che i tuoi amici lo diranno ai loro amici. Se si utilizzano altoparlanti, fornire loro una copia pubblicitaria in modo che possano promuovere l'evento al proprio pubblico.
15. Impara come parlare con i media. I giornalisti sono molto impegnati e sempre in scadenza … non hanno il tempo di sentire un tono di vendita. Fai sapere loro che l'informazione esiste e, per le storie future, che sei un esperto in quel campo. Includere tali informazioni quando si raggiunge.
16. Usa gli hashtag di Twitter. Twitter è formidabile per promuovere eventi e creare un senso di comunità online attorno a un evento. Crea subito un hashtag unico. Cerca su Twitter prima di assicurarti che non sia già in uso. Inserisci l'hashtag direttamente nel sito Web dell'evento e, se utilizzi il pulsante Tweet per la condivisione sul sito, attiva l'hashtag direttamente nella verbosità premeditata. Quando qualcuno tweetta, promuove automaticamente l'evento su Twitter.
$config[code] not found17. Utilizzare pre-eventi sociali online per promuovere l'evento principale. Per aumentare l'interesse per il tuo evento, prova a tenere un Hangout di Google o una chat di Twitter poche settimane prima dell'evento principale. Invita alcuni dei tuoi oratori a partecipare all'evento sociale online. Fornisci un'anteprima di ciò che accadrà nell'evento principale, facendo alcune discussioni su ciò che i relatori copriranno o evidenziando le attività. Genera anticipazione.
18. Compra pubblicità sui social network. L'acquisto di pubblicità sui social network è spesso trascurato da piccoli eventi. Le piattaforme di social advertising (Facebook, LinkedIn e Twitter soprattutto) offrono opzioni di targeting approfondite che possono aiutare in modo significativo a raggiungere il nostro target di riferimento nella nostra posizione geografica. La buona notizia è che non sono necessari budget elevati e la vendita dei biglietti può essere facilmente misurata.
19. Usa YouTube per promuovere il tuo evento. YouTube è il secondo motore di ricerca mondiale dopo Google. Il caricamento di video dai nostri precedenti eventi o interviste con i nostri relatori / artisti è un ottimo modo per convincere i potenziali partecipanti a fare clic su Acquista. Il video fornisce spunti visivi significativi che influiscono notevolmente sul nostro processo decisionale. Con gli eventi sentiamo sempre il rischio di non sapere cosa accadrà, il video allevia questa tensione.
20. Crea un fantastico video promozionale a basso budget. Un po 'di creatività con alcuni poster, una clip di musica royalty-free e una buona videocamera per smartphone creerà un video divertente per far conoscere ciò che verrà. Ecco un buon esempio di video, che ha fatto proprio questo con un budget ridotto, per promuovere un piccolo evento aziendale.
21. Coinvolgi i blogger locali. Sii furbo con i blogger. Coinvolgere i blogger locali per partecipare all'evento è di solito una grande strategia per ottenere pubblico prima, durante e dopo l'evento. I blogger di solito contano su una vasta portata e di solito non seguono le regole dei media tradizionali.
22. Sfrutta le piattaforme di registrazione degli eventi come Meetup. Usa le piattaforme esistenti. Se questo è il tuo primo tentativo di gestire un evento e non hai le competenze per promuoverlo, dai un'occhiata a Meetup.com. Oltre a offrire una suite per gestire eventi online, Meetup è un ottimo referente per il pubblico pertinente nella tua zona. Dispone anche di funzionalità di gestione di registrazione e RSVP che sono particolarmente utili se sei inesperto.
23. Utilizzare la registrazione online. Il modo più semplice per allontanare le persone è di avere la registrazione analogica (fax, assegno circolare o solo alla porta). Offri la registrazione online per garantire il maggior numero di partecipanti il prima possibile, che ti aiuterà a prevedere i numeri ea rilasciare il budget a breve.
24. Ottenere elencati sui siti di catering per il tuo gruppo. Una volta che sai chi vuoi partecipare, il passo successivo è mettersi di fronte a loro. Ci sono siti web specializzati nell'inserire gli eventi a livello nazionale (ad es. Meetup, Lanyrd) e localmente, quindi inizia da lì e fai delle ricerche che sono le più appropriate per essere elencate.
25. Offrire incentivi ai partner locali per promuoverti. I comunicati stampa inviati agli organi di informazione pertinenti contribuiranno a generare notizie e si potrebbe cercare di ottenere media (online e offline) coinvolti come partner. Ricevono esposizione al tuo evento in cambio di pubblicizzarlo. Se non vogliono essere coinvolti a quel livello, affrontali con l'idea di organizzare un concorso per i loro lettori per vincere i biglietti.
26. Rendi più facile l'oratore ai tuoi follower. Se si dispone di esperti / relatori, incoraggiali a pubblicizzare la loro presenza ai loro follower di social media / abbonati alla posta elettronica.
27. Offri incentivi per gli early bird. I biglietti early bird ad un prezzo più economico sono un ottimo modo per ottenere iscrizioni anticipate dando alle persone un incentivo per agire ora piuttosto che aspettare e dimenticare.
Squadra: chi sta per aiutare?
28. Delega delle responsabilità. Indipendentemente dalle dimensioni della tua attività, cerca sempre di delegare le responsabilità. Avere una persona responsabile di ogni dettaglio in genere non funziona bene. Quando possibile, lascia che le persone prendano il controllo delle aree che più amano. Ad esempio, lascia che i buongustai della tua azienda gestiscano i dettagli della ristorazione. Più qualcuno gode delle proprie responsabilità, più è probabile che le eseguirà con successo.
29. Follow-up e follow-up. Effettua il check-in presto e spesso. Anche se nessuno vuole essere microgestito, assicurarsi che dipendenti e venditori siano in linea con i loro doveri. Finché le persone sanno che ti aspetti aggiornamenti di tanto in tanto, è meno probabile che diventino frustrati quando chiami o invii un'email per uno.
30. Gli sponsor sono royalty - assicurati che ne abbiano voglia. Se hai degli sponsor - trattali come dei re. Finanziano il tuo evento e ti permettono di farlo (se questo è il tuo modello di business). Sii molto chiaro prima dell'evento cosa otterranno come sponsor.
31. Sottovalutare sempre l'affluenza, per gli sponsor. Se pensi di poter ricevere 100 partecipanti, basa il tuo pitch di sponsorizzazione su una stima più bassa - soprattutto se questo è il tuo primo evento. È meglio dare agli sponsor una piacevole sorpresa piuttosto che deludente.
32. Chiedi alle persone cosa pensano e sii pronto per un feedback buono o cattivo. Richiedi critiche. Se hai fatto un lavoro decente, avrai molti complimenti. Di 'grazie, ma poi chiedi la CRITICA e sii pronto per questo.
33. Avere un team di esperti di social media per coprire il tuo evento. Non dimenticare un team di social media. Sebbene non sia un imperativo per ogni evento o settore, sempre più eventi si concentrano sull'impiego della forza virale del loro pubblico. Se il tuo pubblico sta twittando, facendo Facebook e scattando foto su Instagram - dovresti fare lo stesso e avrai bisogno di un team addestrato per l'esecuzione.
34. Cerca i venditori che servono la tua nicchia e sono disposti a essere coinvolti. I migliori fornitori con cui puoi lavorare sono quelli che hanno familiarità con la cultura delle piccole imprese. Cerca fornitori che lavorano frequentemente con le piccole imprese o che verrebbero coinvolti a un livello più grande del loro ruolo.
Event Day: Tirando fuori
35. Stabilisci attentamente le aspettative - quindi consegna. Assicurati che il pubblico abbia una GRANDE (non buona) esperienza; e che tu dai loro ciò che si aspettavano da loro.
36. L'atteggiamento è contagioso. I tuoi ospiti in gran parte giocheranno sulla tua attitudine e dinamica durante l'evento. Guida con l'esempio e divertiti.
37. Lascia che la reazione della folla sia il tuo barometro. Leggi il pubblico durante l'evento. Chiedi alle persone come stanno. Se le cose stanno andando alla grande, e se non lo sono, lo saprai.
38. Chiediti sempre: come è rilevante per i partecipanti? Assicurati di offrire contenuti pertinenti per oltre l'80% del pubblico. Il pubblico deve andare via con tattiche tangibili per migliorare il proprio business e la propria carriera … e deve sentire l'energia del relatore. Parlando della tua attività e di quello che fai - senza offrire al pubblico ciò di cui hanno bisogno - è uno spreco di tempo e denaro per tutti.
39. Come maestro di cerimonie o oratore - pratica. Conosci la tua attività, ma non dare per scontato che tu sappia come mettere su una presentazione. Esercitati a dare la tua presentazione, rispondere alle domande e gestire i membri difficili e conflittuali del pubblico. Più preparato sei e meglio è.
$config[code] not found40. Guarda il tuo meglio. Guarda la parte … sii comoda ma guarda avanti. Anche se sei un commercialista o un avvocato, scegli il tuo abito o cravatta più distintivo. Le persone ricordano quanto sei comodo nella tua pelle.
Piano di emergenza: cosa fare quando le cose vanno male
41. Immagina l'evento, passo dopo passo, e crea un elenco di 2 colonne: cosa potrebbe andare storto in una colonna e il tuo piano di emergenza nel secondo. Sii preparato per l'inaspettato. Forse il sistema audio non funziona. Forse il tuo presentatore di keynote balla. Puoi farcela e andare avanti?
42. Siate pronti a dare una mano per colmare eventuali lacune. Sebbene pianificare in anticipo sia una grande formula per il successo, non è mai abbastanza. Viene sempre in mente qualcosa di inaspettato. Quindi, vale la pena di aggiungere un po 'di olio di gomito in più per circostanze attenuanti. Questo vale per gli accordi di catering, i requisiti di stampa, gli alloggi degli ospiti, le previsioni meteorologiche, l'intrattenimento e altro ancora.
Un grande ringraziamento agli esperti che hanno contribuito ai summenzionati suggerimenti sulla pianificazione degli eventi per le piccole imprese:
- Matt Telfer, Marketing Manager per Heart Internet e blogger presso Marketing Nerd Suggerimenti 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, Managing Director, Doubet Consulting Suggerimenti 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, Event Planner e Owner, L2 Event Production Suggerimenti 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, Internet Marketing e Manager del programma di affiliazione, stampa Day 2 Day Suggerimenti 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, CEO, Chief Event Specialist, Liz King Events Suggerimenti 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, speaker del settore eventi ed editore di Event Manager Blog Suggerimenti 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, Evangelista della tecnologia e redattore di Small Biz Technology Suggerimenti 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, fondatrice e CEO di Small Business Trends Suggerimenti 16, 17, 20
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