Ci sono ora più di 11.000 giurisdizioni sulle vendite in tutti gli Stati Uniti.
Conformarsi a questa complessa matrice giurisdizionale, ciascuna con il proprio insieme di tariffe, regolamenti e forme può essere nientemeno che un incubo per le piccole imprese di e-commerce.
Per rendere i rivenditori online consapevoli delle considerazioni più importanti, Small Business Trends ha condotto un'intervista esclusiva, condotta telefonicamente, con Chris Livingston, Direttore delle operazioni e gestione dei prodotti presso VertexSMB, una società che fornisce software di automazione fiscale delle vendite e dell'utilizzo per piccole e medie imprese dimensioni aziendali.
$config[code] not foundLivingston ha delineato le seguenti nove considerazioni in questa checklist di conformità alle vendite:
Lista di controllo di conformità fiscale delle vendite
1. Conosci il tuo Nexus
Il fattore di conformità più importante viene nel conoscere il tuo "nexus".
Definito Nexus
Nexus - noto anche come "presenza fisica sufficiente" - è il termine usato per determinare se un'azienda che vende prodotti in un altro stato è responsabile per la riscossione delle vendite o l'uso della tassa in tale stato.
Nexus è necessario prima che una giurisdizione possa imporre tasse a un'entità. Pertanto, è fondamentale che le aziende di e-commerce conoscano gli stati in cui hanno sufficiente presenza fisica.
Determinare dove esiste il nesso può essere complicato, ma la non conformità può essere costosa, sotto forma di audit, sanzioni e interessi.
Che cosa costituisce la "presenza fisica"
La presenza fisica necessaria per Nexus può includere cose come avere spazio per uffici, dipendenti, un magazzino, affiliati, inventario o consegna di consegna da un fornitore di terze parti in un altro stato. In alcune giurisdizioni, anche il fatto di avere un cartellone accanto all'autostrada potrebbe costituire un nesso, ha detto Livingston.
"Nei giorni precedenti all'e-commerce, conoscere il tuo nesso era semplice e diretto", ha affermato. "Sei proprietario di un negozio di mattoni e malta locale in cui i clienti hanno acquistato prodotti e pagato l'imposta sulle vendite. Ora, devi considerare dove sono i tuoi cartelloni pubblicitari, gli stati in cui vivono i tuoi venditori e dove hai l'inventario. "
Click-through e Nexus di affiliazione
Con l'inizio dell'ecommerce, molti stati hanno approvato la legislazione "click-through nexus" e "affiliate nexus" per imporre tasse sulle vendite fatte dai rivenditori online.
Secondo un articolo sul sito Web dell'Istituto delle imposte di vendita, la legislazione di click-through nexus richiede in genere che un venditore remoto "soddisfi una soglia minima di vendita nello stato in questione derivante dalle attività di un agente di riferimento nello stato." Il venditore deve essere " rendere i pagamenti delle commissioni al residente dello stato per gli ordini che si verificano in seguito al rinvio click-through dal sito web del residente. "
Normalmente la legislazione nexus di affiliazione richiede che un rivenditore remoto detenga un "sostanziale interesse o sia di proprietà di un rivenditore statale e il rivenditore venda la stessa o una linea sostanzialmente simile di prodotti con lo stesso nome o una ragione sociale simile", articolo ha detto.
2. Ottenere l'imposta sulle vendite e le licenze commerciali
Una volta che i venditori stabiliscono il nesso, devono ottenere l'imposta sulle vendite e le licenze commerciali.
"Quasi ogni stato richiede ai rivenditori di registrarsi o essere autorizzati a riscuotere l'imposta sulle vendite", ha detto Livingston. "Una volta che i venditori decidono che il loro negozio ha nesso in un dato stato, dovranno registrarsi per riscuotere l'imposta sulle vendite per tale stato."
Secondo Livingston, ogni giurisdizione ha il proprio metodo per ottenere le licenze.
"I commercianti dovranno compilare moduli diversi con le varie giurisdizioni", ha detto. "Alcuni richiedono il rilevamento delle impronte digitali, mentre altri utilizzeranno il numero di previdenza sociale del venditore, ad esempio. Inoltre, poiché alcune licenze sono rinnovabili, i commercianti dovranno rimanere al di sopra del periodo di rinnovo. "
3. Conoscere le aliquote fiscali
Per evitare di incassare o meno le imposte sulle vendite, le aziende di e-commerce devono conoscere le aliquote fiscali corrette negli stati e nelle giurisdizioni in cui hanno nesso.
Alcuni stati diventano così granulari che il tasso cambia quasi a livello stradale, ha detto Livingston.
Ha citato un esempio di attività che aveva banchine di carico su due strade separate su lati diversi dell'edificio, ognuna con un'aliquota diversa.
"L'azienda doveva stare costantemente attenta a quale merce del porto venisse scaricata", ha detto.
4. Comprendere le regole di tassabilità del prodotto
La maggior parte degli articoli venduti sono considerati proprietà personali tangibili (TPP) e sono tassati all'aliquota IVA standard. Questo non è sempre il caso, tuttavia, ha detto Livingston.
"Le cose possono cambiare quando si entra in tassabilità del prodotto", ha detto. "Potrebbero esserci delle regole speciali intorno alle macchine pesanti, per esempio. È considerato TPP in alcune giurisdizioni ma, a seconda del suo utilizzo, potrebbe essere esente in altri o tassato a un tasso diverso. "
Livingston ha anche sottolineato che "Software as a Service" (SaaS) è in realtà considerato un servizio ai fini fiscali e, a seconda della posizione in cui si svolgono i servizi, potrebbe avere conseguenze fiscali diverse.
5. Riconoscere la differenza tra l'origine vs. Destinazione
Quando si tratta di transazioni intrastate (quelle che si verificano nello stesso stato), esistono due tipi di giurisdizioni: l'origine e la destinazione.
Alcuni stati fiscali in base a dove il prodotto ha avuto origine mentre altri tassano in base alla sua destinazione, secondo Livingston.
"Stati come la Pennsylvania, l'Arizona e il New Mexico applicano un'imposta basata sull'origine", ha affermato. "Ad esempio, una vendita che ha origine in Tempe (AZ) per un prodotto inviato a Scottsdale, sarà tassata utilizzando l'aliquota fiscale Tempe. Altri stati, come il New Jersey e la Louisiana, determinano l'aliquota d'imposta in base alla destinazione della fattura. Non è sinonimo in generale. ”
6. Mantenere i certificati di esenzione
I venditori possono rilasciare certificati di esenzione a un acquirente per vari motivi, tra cui la rivendita, lo stato 501c3, i prodotti utilizzati nel processo di produzione o utilizzati in agricoltura.
"Il venditore deve richiedere e conservare quel certificato su file per dimostrare il motivo per non tassare una transazione", ha detto. "Esistono diverse regole giurisdizionali intorno a ciò. Gli acquirenti devono archiviare e mantenere il certificato nel caso in cui vengano mai verificati. "
Livingston ha anche menzionato un'altra area in cui esistono esenzioni fiscali: le zone delle imprese.
"Una zona imprenditoriale è un'area geografica designata come un'esenzione speciale per il progresso economico, come la costruzione di un nuovo centro commerciale", ha detto Livingston. "In tal caso, le esenzioni servono come incentivi per far entrare le imprese."
7. Caricare il tipo di imposta corretto
L'imposta sulle vendite (transazioni intrastate) e l'imposta sull'utilizzo del venditore (transazioni interstatali) possono essere diverse, quindi è importante conoscere il tipo di imposta applicata.
"Transazioni diverse richiedono tipi di imposta diversi, sia l'imposta sulle vendite che l'imposta sull'utilizzo del venditore", ha affermato Livingston. "L'imposta sulle vendite si riferisce a transazioni intrastate e potrebbe avere un tasso mentre la tassa sull'utilizzo del venditore, che si riferisce a transazioni interstatali, potrebbe avere un altro".
In base al tipo di imposta, i commercianti devono addebitare la tariffa corretta e compilare il modulo corretto quando è il momento di emettere la tassa.
"I commercianti possono a volte utilizzare lo stesso modulo per entrambi i tipi di imposta, ma potrebbero dover utilizzare forme diverse, a seconda della giurisdizione", ha detto Livingston. "È importante che vengano archiviati correttamente, per evitare sanzioni e interessi".
8. Conoscere il rischio sui ritorni
"Esistono rendimenti specifici per le vendite, rendimenti specifici per l'uso del venditore e rendimenti specifici per le imposte sull'utilizzo dei consumatori", ha affermato Livingston. "Trovare, utilizzare e inoltrare correttamente questi moduli è un compito arduo e arduo pieno di potenziali errori e rischi. Archiviazione elettronica e pagamenti elettronici aggiungono solo più rischi e lavoro al processo ".
Livingston ha anche sottolineato che un cliente che ha acquistato qualcosa da un rivenditore online che non aveva nesso e ha omesso di addebitare l'imposta può essere tenuto a pagare l'imposta sull'utilizzo del consumatore per l'acquisto.
9. Capire i trigger di audit
L'ultimo elemento nell'elenco ha a che fare con i controlli, cosa che nessun commerciante di ecommerce vuole ma, secondo Livingston, dovrà subire a un certo punto. In quanto tale, i rivenditori devono capire che tipo di azioni attivano un controllo.
"Una percentuale significativa di vendite esenti, grandi cambiamenti (aumento o diminuzione) delle imposte sulle vendite e archiviazione in ritardo possono tutti innescare un controllo", ha detto Livingston."Non è questione di essere auditati ma quando. L'uomo delle tasse viene. "
Livingston ha consigliato alle piccole imprese di e-commerce di collaborare con un consulente fiscale fidato, un esperto di imposte sulle vendite o CPA, per ottenere una migliore comprensione del processo di conformità.
"La conformità alle imposte sulle vendite è un problema molto complesso che richiede l'aiuto di qualcuno con un know-how", ha affermato. "I commercianti sarebbero saggi per ottenere consigli da un consulente di fiducia."
Stampa questo elenco di controllo della conformità alle vendite per mantenere le considerazioni più importanti al primo posto:
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