Rimanere organizzati è fondamentale per assicurarsi che l'ufficio funzioni senza intoppi. Come assistente esecutivo, sei spesso cercato di mantenere l'ufficio efficiente e se non sei pronto, le cose possono diventare frenetiche. Ti viene chiesto di eseguire attività su base giornaliera, settimanale e mensile. Senza organizzazione, è facile confondersi e dimenticare scadenze importanti.
To Do Area
Designare una parte della scrivania come area "da fare" invece di avere foglietti e foglietti adesivi ovunque. Metti gli oggetti in una scatola o una cartella sulla tua scrivania e controllali periodicamente durante il giorno. Una volta completate le attività, rimuovere gli elementi dalla scrivania in una "cartella fatta" o in una casella per l'archiviazione. All'inizio di ogni giornata, crea un elenco completo di attività per il giorno e inseriscilo nella cartella "Da fare". Compilare le attività man mano che vengono completate. Aggiungi compiti man mano che arrivano a te e alla fine della giornata assicurati che tutto sia completato.
$config[code] not foundImposta giorni
Designa i giorni per le attività settimanali. "Puoi organizzare la tua settimana così saprai, in una certa misura, cosa farai", dice Victoria Moran di OfficePRO Magazine. Ad esempio, scegli mercoledì come giorno di brandelli e mantieni documenti che richiedono triturazione in una scatola fino al momento. Oppure, conteggio di piccoli contanti il venerdì. Questo può anche funzionare con le attività quotidiane. Moran suggerisce di restituire la voce e l'email in determinati orari al giorno. (REF1) In questo modo non dovrai interrompere di frequente ciò che stai facendo durante il giorno.
Video del giorno
Portato a voi da Sapling Portato a voi da SaplingCodificazione del colore
L'uso della codifica a colori può aiutarti a organizzare ciò che deve essere fatto e quando. "Pensa sempre a quali compiti esegui e quanto spesso li esegui", dice Judith Allen di Admin Secrets. (REF2) Codice settimanale tasking un colore come il rosso; dare compiti quotidiani blu, attività mensili di colore giallo e così via. Posiziona le attività nelle cartelle di codici, quindi prendi il tuo calendario e segna ciò che deve essere fatto con un quadrato colorato dietro di esso. Nei calendari elettronici, digita le parole nei colori dell'attività se non riesci a creare una scatola.
Condividi la responsabilità
La condivisione delle responsabilità è una parte essenziale per rimanere organizzati. Può sembrare difficile dal momento che tu sei la persona alla quale viene delegata la maggior parte delle attività, ma è possibile farlo. A volte, la tempestività del tuo compito dipende dalle azioni dei tuoi supervisori e collaboratori. Se sei responsabile del libro di bilanciamento, dai ai tuoi collaboratori una scadenza per trasformare i loro mozziconi. Inoltre, fai firmare loro ogni assegno che prendono dal libro. Se il tuo capo sta andando in gita, fallo scrivere o dare una lista di ciò che deve essere fatto. Poi dagli una copia della lista per assicurarti di essere sulla stessa pagina. Inoltre, dai alle cartelle speciali dei colleghi di lavoro tutte le piccole ricevute di cassa in un'unica cartella. In questo modo non dovrai andare a dare la caccia a nessuno quando è il momento di riconciliare il cassetto.
