Una comunicazione scritta efficace potrebbe significare la differenza quando stai cercando di far atterrare il lavoro dei tuoi sogni; impedire la tua promozione dopo aver atterrato il lavoro; o proibisci il tuo successo nel mondo accademico. Per abbattere le barriere nella comunicazione scritta, non affrettatevi quando scrivete perché scrivere troppo velocemente porta spesso ad errori che causano malintesi. Evita incomprensioni controllando la tua scrittura prima di inviarla. La chiara comunicazione scritta è un aspetto importante in qualsiasi corrispondenza commerciale o accademica.
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Errori grammaticali o di ortografia non corretti possono sembrare un dettaglio insignificante nella corrispondenza come un'e-mail, ma la scrittura pigra può distrarre il lettore dal punto che stai cercando di fare. Mentre è inevitabile fare un errore in alcuni casi, quando il testo è pieno di essi, possono verificarsi conseguenze negative come la perdita del lavoro o l'insuccesso del corso. Errori minori possono indicare che non sei istruito o negligente. Ad esempio, evitare errori di ortografia comuni, incluso usare "a" invece di "too" e "loose" invece di "perdere" quando ci si riferisce a qualcosa che è stato perso. Sapere quando usare "loro", "lì" e "loro sono", per esempio. Ricorda sempre di eseguire il controllo ortografico del tuo lavoro e, se possibile, trova qualcuno che modifichi il tuo lavoro prima di inviarlo.
Argomento della corrispondenza
Gli scrittori spesso includono informazioni inutili invece di concentrarsi sull'obiettivo, ma il messaggio viene comunicato più facilmente conducendo con l'argomento della discussione. Segui il testo con i dettagli sull'argomento. Puoi comunicare chiaramente qualsiasi informazione aggiuntiva usando la parola "anche" o la frase "dovrei anche notare". Separa la tua scrittura in paragrafi quando scrivi argomenti secondari. Rompendo il tuo testo in blocchi, il lettore può seguire più facilmente il flusso della tua discussione.
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Un malinteso può verificarsi quando il destinatario del messaggio interpreta erroneamente l'intenzione dello scrittore. Le parole significano cose diverse per persone diverse in vari contesti.Un esempio di Flat World Knowledge cita un manager giapponese di inventario presso una piccola azienda che ha scritto al suo dipendente che voleva una spedizione di oltre 25 pacchi consegnati al suo negozio in Giappone. La persona sul lato ricevente pensava che se ci fossero stati 28 pacchi spediti, il manager voleva che glieli spedissero tutti e 28 in Giappone. In realtà il manager voleva solo i pacchi in eccesso spediti a lui, che comprendevano solo tre pacchetti.
Formato
La formattazione corretta della corrispondenza è importante per una comunicazione efficace. Senza un argomento, il tuo nome e le specifiche su ciò che stai facendo riferimento, puoi riempire il testo con barriere di comunicazione. Ad esempio, una e-mail a un professore di uno studente che non ha un nome in esso può rappresentare un problema per il professore per affrontare un problema che lo studente ha. Nella sua e-mail, lo studente si è lamentato di non poter completare l'incarico entro la scadenza. Il professore non aveva idea di cosa dire perché lo studente non identificava la classe o se stesso.
