Assumere un dipendente è una delle cose più importanti che farà il proprietario di una piccola impresa, ma pochi hanno esperienza nel farlo.
Di seguito è riportato un elenco per aiutarti a ottenere risultati migliori in modo coerente. Se sei nuovo all'assunzione di dipendenti o hai avuto solo dipendenti di famiglia, inizia da qui:
Ottieni un numero di identificazione federale
Prima di assumere un dipendente, puoi chiedere a un CPA o ad un avvocato di registrarti presso l'IRS. Ma farlo da solo è abbastanza semplice. L'IRS consente un'applicazione online (fare clic qui per l'applicazione IRS online). È una delle cose più semplici che l'IRS ha impostato. Avrai bisogno di conoscere le informazioni sulla tua società, LLC, o partnership tra cui il mese e lo stato è stato formato.
$config[code] not foundInoltre, almeno un individuo deve inserire il proprio numero di previdenza sociale come parte responsabile.
Infine, dovrai sapere come viene tassata la tua entità (ad esempio S-Corp.). Se non sei sicuro, controlla con il tuo preparatore fiscale. Riceverai un EIN (Numero di identificazione del datore di lavoro) sotto forma di lettera immediatamente online dopo che l'applicazione è stata completata. È anche disponibile un'applicazione cartacea, se lo preferisci (modulo SS-4).
Considerare un account di controllo separato
Ci sono due ragioni principali per cui vuoi farlo prima di assumere un dipendente. Uno è la protezione dalle frodi. Invariabilmente, i tuoi dipendenti otterranno questo numero e la limitazione dell'importo nell'account limita il potenziale danno. La frode bancaria, la frode elettronica e il controllo sono in aumento. Il costo di un conto separato è un'assicurazione economica.
Il secondo motivo è quello di separare le tasse sui salari. Mantenere aggiornate le tasse sui salari è la prima cosa che si può fare per aumentare le probabilità di successo aziendale. L'IRS e lo stato non giocano bene quando si raccolgono queste tasse. Le loro sanzioni sono confiscatorie e tenteranno di ritirarle personalmente. È più facile separare le imposte sui salari con ogni busta paga in un conto separato.
Conoscere i requisiti di archiviazione del libro paga
È possibile visualizzare i requisiti IRS in dettaglio qui, ma la maggior parte dei titolari di aziende rientrano nella categoria di file trimestrali a pagamento mensile. L'IRS raccoglie anche la tassa federale di disoccupazione (FUTA), che è generalmente dovuta trimestralmente e riportata annualmente.
Infine, i moduli W2 devono essere consegnati ai dipendenti entro il 31 gennaio dell'anno successivo e depositati presso la Social Security Administration entro la fine di febbraio. È una buona idea riconciliare le informazioni che hai inviato all'IRS per tutto l'anno con i W2 inviati all'SSA, perché l'IRS lo farà. Di solito non vanno in giro per un anno, quindi risparmia la brutta sorpresa.
Tutti i pagamenti federali devono essere effettuati tramite il sistema elettronico di pagamento delle imposte federali (EFTPS), e devi registrarti, quindi non aspettare che il pagamento sia dovuto. Gli Stati hanno generalmente una propria ritenuta d'imposta sul reddito e una tassa di disoccupazione. Inoltre, alcune città raccolgono le imposte sul reddito. Assicurati di controllare tutti i tuoi requisiti statali e locali. Ecco un buon punto di partenza.
Tutto questo sembra un po 'travolgente? Sono d'accordo. Ecco perché circa il 60% dei proprietari di piccole imprese esternalizza l'elaborazione delle buste paga. È molto più economico che pagare pene in ritardo.
Risarcimento del lavoratore
Questo varia a seconda dello stato, ma è sicuro presumere che tu abbia dipendenti esistenti (inclusi i familiari) o che assumano un dipendente, quindi hai bisogno di un risarcimento per il lavoratore. I sistemi di indennizzo dei lavoratori sono istituiti per pagare le spese mediche e i danni per i lavoratori feriti durante il lavoro. Anche in questo caso varia a seconda dello stato, ma se non si paga il risarcimento del lavoratore si è soggetti a una sanzione da parte dello Stato anche se nessuno è stato ferito. Ecco una lista del sito web di ogni stato per il risarcimento dei lavoratori.
Crea un nuovo pacchetto di noleggio
Sebbene tu possa assumere solo uno o due impiegati l'anno, avere i documenti in un posto farà in modo di non perdere nulla quando lo fai.
Per ciascun dipendente, è necessario disporre di un modulo IRS W-4 e di un modulo UCIS I-9. Gli articoli facoltativi che variano a seconda del datore di lavoro comprendono: Domanda di lavoro (vedi sotto), Lettera di offerta (vedi sotto), Release di controllo in background (vedi sotto), Drug Testing Release (vedi sotto), Employee Handbook Riconoscimento, Benefits Enrollment Forms (es. Assicurazione, 401k), Modulo di autorizzazione per deposito diretto, Contratto per attrezzature aziendali.
La tua azienda ha già dipendenti? Quindi ti consigliamo di dare un'occhiata a questi suggerimenti utili:
Quando assumere
La maggior parte dei proprietari di piccole imprese con cui ho avuto a che fare non stanno assumendo un dipendente con un piano.
Proprio come hai un piano di marketing o un piano finanziario, il proprietario di un'azienda dovrebbe avere almeno un piano di assunzione o di assunzione di personale di base. Inizia con un organigramma di base per il tuo team esistente (anche se si tratta solo di quattro persone). Identifica dove dovrai aggiungere persone nei prossimi due anni in base al tuo piano aziendale generale e aggiungili al tuo organigramma come "in sospeso". Collega questi assunti in attesa a un trigger, come ad esempio il numero di clienti o di entrate. Ciò rende la decisione razionale rispetto al solo reazionario agli eventi temporanei.
A chi assumere
Sono un grande sostenitore del libro "Who" di Geoff Smart e Randy Street. Prima di prendere in considerazione l'assunzione di un dipendente, è necessario effettivamente decidere chi è necessario.
Smart e Street suggeriscono di scrivere una Scorecard per la posizione, che dettaglia la missione del dipendente, i suoi risultati e le competenze necessarie per raggiungere. Questo è un passaggio fondamentale che non dovrebbe essere saltato. Assumere la persona sbagliata è peggio che non assumere affatto. Smart e Street delineano anche un superbo processo di intervista che ti darà risultati sempre migliori.
Richiesta d'assunzione
Utilizzare un'applicazione per tutti. Ciò include anche i dipendenti attuali che potrebbero candidarsi. La documentazione coerente ti terrà lontano dai problemi con i casi di discriminazione.
Idealmente, l'applicazione incorporerà le versioni per effettuare ricerche in background, ma le società di controllo di terze parti richiedono spesso moduli propri. Ci sono alcune domande che non puoi chiedere, quindi è meglio usare un modulo che è stato esaminato da qualcuno con esperienza nelle risorse umane nel tuo stato. Clicca qui per i moduli di esempio. Se il tuo settore o la tua situazione sono insoliti, complicati o se vuoi maggiore sicurezza, contatta un avvocato locale.
Controlli sullo sfondo
Le piccole imprese in genere non eseguono controlli di background sui propri dipendenti a meno che non debbano, come un'azienda di trasporti. Gli assegni di fondo sono un'assicurazione economica, però.
Abbiamo fatto domanda per un criminale condannato e accettato un lavoro in attesa di un controllo in background. Ha smesso prima che i risultati tornassero. Non avevo idea di cosa le stesse passando per la testa, ma ci ha fatto risparmiare un sacco di dolore.
Non è una cattiva idea rendere la tua politica di fare controlli di background su base periodica, come ogni anno per tutti i dipendenti.
Riferimenti
Se li chiedi sull'applicazione quando assumi un dipendente, controllali. Molti proprietari danno per scontato che un candidato non faccia un cattivo riferimento, e generalmente hanno ragione. Ma a volte lo fanno, e ti permette di confermare se hanno le abilità che hai identificato nello sviluppo della Scorecard.
Le referenze potrebbero anche rivelare cose non rilevate nell'intervista del candidato.
Test antidroga
Molti proprietari hanno una politica di test antidroga per i candidati e gli impiegati attuali per motivi di sicurezza. Ma non è una cattiva politica avere, in generale.
Di nuovo, la chiave è di applicare coerentemente la politica. In genere, è meglio includere tutti per evitare richieste di discriminazione. Anche se può sembrare ovvio, devi rispettare la tua politica. Nessuna eccezione!
Alcuni proprietari di aziende non amano avere politiche, affermando che "questa è una piccola impresa e le politiche non sono necessarie". Alla fine ti metterai in una brutta situazione. Avere una politica rende la decisione semplice.
Test delle abilità
Hai identificato le abilità necessarie attraverso la Scorecard. Hai intervistato il candidato e i loro riferimenti. Sembra che il richiedente abbia le cose giuste.
Prendi le congetture dall'equazione: prova le abilità che puoi. Ci sono molte fonti online per valutare in modo economico le competenze di un candidato, dal software alle capacità telefoniche e al servizio clienti. Se si tratta di una competenza tecnica, prendere in considerazione una certificazione di terze parti. Molte organizzazioni offrono ai propri membri certificazioni (contabilità, assistente amministrativo) o controllo presso la scuola professionale locale.
Se si è iscritti a un candidato ma non hanno la certificazione, assumerli per un periodo di prova per concederli in tempo per ottenerlo.
Lettera di offerta
Di solito questa è una cosa semplice, ma può farti venire il mal di testa lungo la strada. Una lettera di offerta adeguata dovrebbe fare riferimento o includere la descrizione del lavoro, la data di inizio, la percentuale di paga, i benefici e il loro stato lavorativo. Includi se un dipendente è considerato "a proprio piacimento" se tali leggi si applicano nel tuo stato.
Non è necessario elencare tutti i benefici per i dipendenti, piuttosto fare riferimento al manuale del dipendente (e assicurarsi di firmare un riconoscimento separato che hanno ricevuto e letto). Generalmente la maggior parte dei proprietari di piccole imprese hanno dipendenti "a volontà" e non hanno un periodo di occupazione garantito.
Richiedere al dipendente di firmare la lettera di offerta accettando positivamente i termini nella lettera. Infine, se non si è sicuri di ciò che si desidera includere nella lettera di offerta, consultare un avvocato locale che abbia esperienza in materia di lavoro.
Cultura
Spesso trascurato dai proprietari di piccole imprese è se un candidato si adatta alla cultura della tua azienda.
Ho visto molti dipendenti che hanno soddisfatto tutte le competenze e l'esperienza necessarie su una Scorecard che non ha funzionato perché non potevano funzionare con il team esistente. Uno degli strumenti migliori che ho trovato è l'indice Kolbe. Questo misura il pensiero conativo di una persona (vale a dire la tua reazione istintiva).
Personalmente, l'ho trovato inestimabile nel determinare se qualcuno è adatto per una posizione e nell'aiutare tutti a comunicare e collaborare meglio. Fai la valutazione da solo e vedi se non rivela qualcosa di interessante.
Nuova segnalazione di noleggio
Tutti i datori di lavoro sono tenuti a segnalare i nuovi assunti al loro stato entro e non oltre 20 giorni dall'assunzione di un dipendente.
La segnalazione facoltativa include la convalida del numero di sicurezza sociale con l'Amministrazione della sicurezza sociale. In genere, se l'SSA non può corrispondere al numero di previdenza sociale al nome, ti invierà una lettera che ti chiede di verificare. Non c'è penalità per il datore di lavoro per questo. È solo una seccatura.
Un altro programma facoltativo consiste nel verificare elettronicamente le informazioni raccolte sul modulo I-9 con i clienti statunitensi e l'immigrazione. Questo programma, chiamato e-Verify, è volontario dal 2015.
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