Perché il libro paga è una funzione che si dovrebbe esternalizzare

"… una società ha una sola persona che esegue tutte le funzioni di elaborazione delle buste paga. L'azienda sta ora esternalizzando le funzioni come risultato del futuro. Hanno scelto di esternalizzare le funzioni per ridurre il rischio che la busta paga non venisse elaborata, per gestire la crescita anticipando le maggiori responsabilità relative ai salari che saranno necessarie man mano che l'azienda cresce e assume più dipendenti e per tenere il passo con la tecnologia, come le carte di pagamento e deposito diretto. "

Idealmente, l'outsourcing raggiunge tre obiettivi principali:

• Libera tempo e risorse per concentrarsi maggiormente sul proprio core business.
• Ti dà accesso a più tecnologia e competenze per eseguire bene i salari.
• Riduce costi e rischi.

Esaminiamo ciascuno di questi benefici in modo più dettagliato e cosa significano.

1. Concentrati meglio sul tuo core business

Il libro paga è una di quelle funzioni critiche che potrebbero non aumentare direttamente le vendite. Ma eseguito male, può mettere il tuo business in un mondo di dolore.

E soprattutto, può ridurre il tempo e l'attenzione interni dalle attività principali.

Le aziende devono rispettare una vasta gamma di leggi quando si tratta di dipendenti - da federale, a stato e locale. Ci vuole molto tempo e attenzione ai dettagli per affrontarli.

Ci sono gli ovvi requisiti legali, come la dichiarazione dei redditi e la rimessa. Esistono requisiti in merito alla ritenuta d'acconto dalla retribuzione del dipendente e anche il calcolo della parte di tasse del datore di lavoro. In alcuni casi ci sono requisiti di archiviazione elettronica. Devi anche sapere quando presentare i documenti: a livello federale, statale e locale.

Le tasse, tuttavia, sono solo l'inizio.

"Come datore di lavoro, devi anche comprendere le leggi sui salari e sulle ore. Ad esempio, è necessario sapere quando è necessario pagare gli straordinari ", ha affermato Andy Childs, vice presidente di Paychex, in una recente intervista con Small Business Trends. Paychex è uno dei maggiori servizi di gestione stipendi della nazione e serve circa 600.000 piccole e medie imprese. Le regole del salario e dell'ora, ha detto Childs, possono essere altamente tecniche.

Quindi ci possono essere nuovi requisiti di rendicontazione per il noleggio e requisiti statali in materia di indennità di disoccupazione e assicurazione per la compensazione dei lavoratori.

Childs ha sottolineato che un problema ancora più grande è il inaspettato obblighi di tempo.

"Potresti aver messo da parte una certa quantità di tempo ogni settimana per gestire i salari. Poi si ottiene una sorpresa inaspettata sotto forma di un avviso dall'IRS. Ma non è solo che l'IRS ti sta informando che devi una multa. Ora devi passare attraverso i tuoi registri e investigare per determinare se hai effettivamente commesso l'infrazione. All'improvviso sei coinvolto in una risoluzione delle controversie ", ha detto Childs.

E non succede mai in un momento conveniente per un piccolo imprenditore, ha aggiunto.

2. Ottieni accesso a competenze e tecnologia

Un altro motivo per esternalizzare è ottenere l'accesso alle competenze e alla tecnologia.

I datori di lavoro hanno a che fare con quasi 10.000 giurisdizioni federali, statali e locali in tutti gli Stati Uniti. Mentre la maggior parte delle piccole imprese non dovrà conformarsi a ciascuna di tali giurisdizioni, continua a sottolineare la complessità delle leggi. E ogni anno vengono promulgate centinaia di nuove leggi e regolamenti.

Per le piccole imprese dalla parte più ampia (50 impiegati a tempo pieno e superiori), l'Affordable Care Act da solo impone requisiti di reporting e conformità considerevoli. Quando è stato chiesto un esempio, Childs ha indicato i moduli IRS 1094-C e 1095-C. Queste forme richiedono ai datori di lavoro di certificare se hanno offerto ai dipendenti a tempo pieno la possibilità di iscriversi a un'assicurazione che fornisce una copertura minima essenziale.

"Questi non saranno moduli semplici da completare", ha aggiunto Childs. (Paychex ha istituito un centro risorse online per gli obblighi di riforma sanitaria a causa della complessità della legge.)

Altrettanto importante delle competenze è la nuova tecnologia. I datori di lavoro oggi si affidano alla tecnologia per operare in modo più efficiente. Man mano che l'azienda cresce, i datori di lavoro hanno più documenti per i dipendenti da mantenere e necessitano anche di più rapporti. La mancanza di tecnologia diventa un ostacolo al ridimensionamento per la crescita del business.

I dipendenti si aspettano anche la tecnologia. I dipendenti oggi desiderano opzioni come il deposito diretto e l'accesso self-service alle proprie informazioni sui salari online. I datori di lavoro che non sono in grado di fornire tali opzioni potrebbero trovarsi in una situazione di svantaggio competitivo.

Inoltre, l'esplosione dell'uso dei dispositivi mobili sta introducendo un nuovo livello di aspettativa tecnologica. L'uso di dispositivi mobili è ancora in fase embrionale quando si tratta di buste paga, ma "sta crescendo rapidamente a Paychex", ha affermato Childs.

I datori di lavoro utilizzano i dispositivi mobili per esaminare determinati rapporti e cercare informazioni, come ad esempio quanti soldi hanno bisogno di avere in banca sulle date del libro paga, ha osservato. Anche i dipendenti iniziano a utilizzare app mobili per verificare i propri record.

Childs si aspetta che l'utilizzo mobile delle buste paga continui a crescere, perché libera i proprietari e i dirigenti dell'azienda a lasciare l'ufficio.

"Con le app payroll mobili di Paychex, puoi fare quasi tutto dalla spiaggia, se lo desideri", ha aggiunto Childs.

3. Riduci costi e rischi

Il libro paga in outsourcing può anche aiutare a ridurre i costi e limitare i rischi. In media, secondo Childs, le aziende stanno pagando i dipendenti in eccesso di circa il 4% a causa delle differenze tra il tempo del dipendente e una registrazione accurata del tempo.

"Avere una soluzione più precisa per la registrazione e la registrazione delle presenze può far risparmiare denaro", ha aggiunto. (Paychex ha un calcolatore di risparmio dei costi qui.)

Quindi hai le potenziali sanzioni per la violazione dei rapporti e altri requisiti. Secondo i dati dell'IRS, il 40 per cento delle piccole imprese paga una sanzione media di 845 dollari all'anno per la presentazione tardiva o errata, osserva Childs.

Oggi esistono soluzioni esternalizzate per aziende piccole come un dipendente, sottolinea Childs. Le soluzioni sono convenienti, a partire da meno di $ 50 al mese per le piccole imprese, a seconda delle esigenze.

Un buon fornitore di libri paga offre capacità che vanno al di là di ciò che puoi fare da solo. Se non hai mai considerato una soluzione in outsourcing, rendi quest'anno l'anno in cui cambi. Garantirà tranquillità per te come proprietario e libererà tempo nella tua azienda.

Suggerimenti per la scelta di un fornitore di servizi pagati in outsourcing

Se stai pensando di esternalizzare il libro paga, è un dato di fatto che dovresti dare un'occhiata al tipici tre punti guardi quando scegli qualsiasi tipo di fornitore:

• prezzo
• servizio
• reputazione

Ma quando si tratta di buste paga, ci sono anche altri punti da considerare:

Sicurezza e affidabilità del provider

Stai fornendo al tuo fornitore di libri paga i nomi, gli indirizzi, i numeri di previdenza sociale e il numero di conto bancario dei tuoi dipendenti. Stai fornendo una procura per fare depositi a tuo nome.

Vai con un fornitore che è finanziariamente forte con buoni controlli in atto.

Altrimenti, potresti trovare la tua azienda in un vicolo cieco, come alcune aziende della Carolina del Sud dopo che un piccolo fornitore di servizi pagati a conduzione familiare è stato accusato di aver rubato $ 11 milioni ai clienti.

Nel 2014, i clienti di Employee Services Net sono rimasti scioccati nello scoprire che il fornitore di libri paga aveva usato i propri soldi per finanziare stili di vita personali sontuosi, invece di rimetterlo alle autorità tributarie. Quei clienti - tutte le piccole imprese - si sono trovati ad affrontare l'azione dell'IRS. Perché? Perché in fin dei conti il ​​datore di lavoro è responsabile anche se il fornitore del libro paga ruba da loro. (L'IRS ha suggerimenti per proteggere la tua azienda se esternalizzi il libro paga).

Tieni traccia delle attività di vendita di dischi come te

Il fornitore di libri paga ha una solida esperienza nel servire le imprese della tua taglia? Il fornitore è esperto nel tuo settore?

Offerte di servizi complementari

Considera i servizi più ampi di cui potresti aver bisogno man mano che la tua attività cresce, come i benefici e i servizi HR. La società paghe sarà in grado di fornirle?

Capacità di conformità normativa

Il fornitore di libri paga ha le risorse per stare al passo con le nascenti leggi e regolamenti in materia di occupazione, assistenza sanitaria e tasse?

Tecnologia

Valuta la tecnologia dell'azienda paghe, inclusa la sua prontezza alla mobilità. L'azienda paghe investe in nuove tecnologie? Possono tenere il passo con la tecnologia, mentre la domanda per il datore di lavoro e il lato dei dipendenti cresce?

Accountant Interfaces

Il tuo contabile può accedere facilmente al tuo libro paga e ai documenti correlati ai fini delle riconciliazioni e dei documenti fiscali?

Immagine del libro paga tramite Shutterstock